關于桂林若干連鎖超市如何加強采購內(nèi)部控制的探討

黃志媛

一、內(nèi)部控制對連鎖超市采購環(huán)節(jié)的重要性

連鎖超市采購具有規(guī)模大、品種豐富、供應商類型繁多、價格控制嚴等特點，對連鎖超市而言，采購環(huán)節(jié)是連鎖超市獲取其商品的重要經(jīng)營環(huán)節(jié)，采購環(huán)節(jié)若是控制不當將會給連鎖超市企業(yè)帶來諸如成本增加、商品質(zhì)量下降、資金流失等不良后果。因此，連鎖超市內(nèi)部控制在建設過程中要特別重視采購過程的控制，采購環(huán)節(jié)將影響采購成本和經(jīng)營績效，對連鎖超市的可持續(xù)發(fā)展至關重要。

二、桂林若干連鎖超市采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制主要問題

（一）采購需求制定不準確

采購需求制定不合理，造成存貨短缺或積壓是大部分連鎖超市面臨的問題，連鎖超市雖會制定門店請購計劃，但是在具體執(zhí)行采購任務時，往往是根據(jù)以往經(jīng)驗來制定采購計劃，沒有考慮最佳購貨時間和購貨批量的問題。由于缺乏合理的預算方法，超市的存貨周轉(zhuǎn)率不能達到最佳水平，造成部分存貨積壓，占用了企業(yè)資金。

（二）采購環(huán)節(jié)監(jiān)管不嚴

一個健全而獨立的內(nèi)部控制組織結(jié)構(gòu)是公司是企業(yè)內(nèi)部控制有效運行的重要保障。桂林連鎖超市基本都沒有設置獨立的內(nèi)部控制組織結(jié)構(gòu)，缺乏嚴格的監(jiān)管體系，在監(jiān)督方面顯得較為薄弱。雖然采購業(yè)務會經(jīng)過相關部門審批，但是沒有對采購業(yè)務進行內(nèi)部審計控制，無法預防潛在的風險。

（三）采購供應商資質(zhì)管理不善

連鎖超市在選擇供應商時，雖然會憑供應商提供的紙質(zhì)文件經(jīng)行評價，但是不會自行搜索與供應商有關的資料，也不會執(zhí)行競標和招標來選擇供應商，采購人員在確定供應商時缺乏貨比三家的環(huán)節(jié)，確定供應商后沒有進行持續(xù)跟蹤和考查。

三、改善連鎖超市采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的措施

（一）合理確定訂貨量

合理訂貨是連鎖超市經(jīng)營過程的重要環(huán)節(jié)，在訂貨的時間和數(shù)量上不應依靠人為主觀判斷。對于有利用系統(tǒng)管理庫存的經(jīng)銷情況的連鎖超市可依靠自助訂貨系統(tǒng)來完成。系統(tǒng)計算訂貨量一般依據(jù)如下公式：

訂貨量=訂貨周期*日平均銷售數(shù)量*（1+送貨期/訂貨周期+安全庫存天數(shù)/訂貨周期）-期末庫存

該公式綜合了銷售、庫存、送貨期等因素，可以合理確定超市訂貨量。

（二）完善采購規(guī)章制定

采購規(guī)章制度在制定內(nèi)容上要全方位的涵蓋采購各個環(huán)節(jié)，具體內(nèi)部控制要點如下：1.建立采購崗位責任制，明確采購權責，并與付款崗位相分離;2.建立嚴格的采購授權審批制度，保證審批人在授權范圍內(nèi)審批;3.大額采購執(zhí)行集體討論，領導審批制度;4.制定科學采購計劃，限量采購;5.付款審批控制，檢查采購發(fā)票、驗收單、采購合同等單據(jù)的真實性和合理性。6.制定驗收制度，確定驗收人員崗位職責，設置專門的驗貨崗位，避免采購人員進行驗收，驗貨單至少應該有兩名驗貨員簽字。

（三）加強供應商管理

采購是一個繁雜的過程，既要考慮商品的質(zhì)量，還要考慮商品的價格。因此供應商選擇正確與否會影響到超市的聲譽和盈利能力。在選擇供應商時，連鎖超市應該綜合考查供應商的情況，可以通過其他客戶評價、多家比對、組成評審委員會進行公開評審等手段選擇合格供應商，防止個別采購人員利用職務便利從中謀取收益，避免采購腐敗風氣的產(chǎn)生，防范采購過程中可能產(chǎn)生的風險。此外連鎖超市也可以制定考查期，及時考評供應商情況，對于不合格供應商及時取消合作。

四、提高全員內(nèi)部控制意識

員工內(nèi)部控制意識淡薄將導致內(nèi)部控制執(zhí)行效率低下，甚至形同虛設，因此加強連鎖超市全體員工的內(nèi)部控制意識顯得尤其重要。通過定期培訓、定期審查、違規(guī)處罰、適度獎勵等策略，加強內(nèi)部控制執(zhí)行效果，營造良好的內(nèi)控環(huán)境，降低企業(yè)運行成本。（作者單位：桂林理工大學博文管理學院）

本文為2018年度廣西高校中青年教師基礎能力提升項目的階段性成果，項目名稱：基于全面風險管理的桂林若干典型連鎖超市內(nèi)部控制研究，項目編號：2018KY0843