提高儀器設備技術標書編寫質量探討

劉彥強， 王益民， 閻 冰， 張小蒙， 孟慶楠

(天津中醫藥大學 資產設備處，天津 300193)

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提高儀器設備技術標書編寫質量探討

劉彥強， 王益民， 閻 冰， 張小蒙， 孟慶楠

(天津中醫藥大學 資產設備處，天津 300193)

介紹了儀器設備技術標書的內容及重要作用，分析了技術標書存在的專業知識不足、格式不規范、內容不全面、指標不合理和審核不到位等問題，并從標書格式、前期調研、標書培訓和監督審核四個方面，提出了應對措施，為進一步提升儀器設備采購工作的質量和進度奠定了基礎。

儀器設備； 技術標書； 編寫質量

0 引 言

技術標書是招標文件的核心內容，反映了設備申購人的實際需求，是評標專家評標的具體依據，是投標供應商報價的行為準則，是監督代理機構解決糾紛的基本標準[1]。技術標書內容是否完整準確，直接關系到投資經費的使用效率、專家評標的公平性以及采購過程的廉潔性，對儀器設備整個招標采購工作的質量和進度具有很大的決定作用[2]。

技術標書主要包括五個方面內容，分別為儀器設備應用范圍、技術參數、所需配件、售后服務以及其它特殊要求。應用范圍是指儀器設備的功能和用途。技術參數是指儀器設備所有組件的技術和精度要求。所需配件是指保證儀器設備正常運轉所需的配套軟件、硬件和耗材等。售后服務是指代理商或制造廠商的技術服務能力以及服務標準。其他特殊要求是指儀器設備安裝、調試、運行所需的特殊硬件和軟件條件。

在儀器設備招標采購過程中，經常發生由于技術標書質量問題而導致招標不理想，甚至流標的現象，這不但增加采購成本，降低采購效率，而且影響學校教學科研工作的正常開展[3]。因此，規范技術標書格式，提高技術標書編寫質量，對儀器設備招標采購工作具有重要的意義。

1 技術標書存在的主要問題

1.1 專業知識不足

設備申購人相關專業知識不足，對技術標書的概念、內容和作用等認識不清，是導致技術標書脫離實際需求的主要原因，同時也是當前高校存在的一個普遍現象，主要表現在技術標書編寫思路與方法不清晰、用語不規范和缺乏編寫技術標書的實踐經驗。

技術標書編寫思路與方法不清晰主要是設備申購人在編寫技術標書過程中，不是從學校自身需求角度考慮，而是從設備本身角度出發，去描述一臺儀器設備。這是導致技術標書脫離實際需求的主要因素。

用語不規范主要是技術標書中存在模糊性的詞語，例如國內外先進水平、知名品牌、性能穩定、滿足需求、經久耐用、易于維護、優質材料等，這些內容難以準確評判，不利于公平公正。

缺乏編寫技術標書的實踐經驗主要是部分設備申購人是初步接觸到技術標書的編寫，不知道該如何下手，與生產商缺乏溝通或溝通不足，往往是從網上直接復制，不知道那些指標是重點，那些是非重點，該不該以重點符號“*”表示等，而且在受到供應商質疑后，反復修改技術參數。

1.2 格式不規范

在評標過程中，格式書寫不規范是技術標書存在的一個突出問題，不僅各個學校之間技術標書格式存在差異，而且同一學校內部不同設備申購人之間也存在差異。①由于部分學校對儀器設備技術標書格式缺乏統一規劃管理，②由于設備申購人經常根據個人喜好進行書寫，在沒有進行充分調研的情況下，填寫技術標書比較倉促，往往采用某一個供應商提供的指標或網上直接下載，致使部分關鍵內容缺失、前后條款重復或主次不分等[4-5]。技術標書格式規范與否，很大程度上反映了學校及設備申購人的重視程度，往往重視程度越高的學校，技術標書格式也就越規范。

1.3 內容不全面

內容不全面是技術標書中存在的另一個突出問題，主要表現在技術指標粗略、配套附件不明確和售后服務過于簡單三個方面。

技術指標粗略主要是技術參數描述的不夠準確。以分光光度計為例，其技術指標包括波長范圍、波長精度、光譜精度、光吸收精度、光吸收準確度、檢測上下限、檢測時間、光源要求等十多項參數，任何一項參數描述的粗略，都有可能存在多種適合的產品。這容易使某些供應商利用技術參數漏洞，選擇報價低、檔次低和質量差的產品來投標[6]。

配套附件不明確往往發生在購買進口儀器設備，特別是大型儀器設備，其主要技術指標寫得比較詳細，但基本耗材、附屬或配套設備、原裝進口要求等容易被忽略，致使代理商在簽合同或交貨時，用國產或組裝產品替代，減少耗材供應，使購買單位蒙受損失[7]。

售后服務過于簡單主要是將保質期等同于售后服務，而忽略了具體內容。例如響應時間，即出現問題后多長時間到達學校；上門服務費，即保期內和過保質期后是否收取上門服務費，費用是否合理；供應商資質，即什么資質的供貨商才可以參與投標，其技術服務能力是否達標等。

1.4 指標不合理

指標不合理主要是指技術指標偏高或偏低，不能真實客觀的反映學校實際需求，致使購買的儀器設備不能發揮其應有效益。

技術指標偏高主要是由于部分設備申購人存在一些采購誤區，盲目追求高配置、新技術，缺乏考慮實際狀況，這不但容易造成經費流失，而且由于儀器設備過于先進，多個新功能難以充分利用或短期內根本用不到，長時間擱置后容易被市場淘汰。

技術指標偏低主要是部分設備申購人缺乏專業知識，致使很多廠家的產品都能基本滿足標書。這容易導致資質、信譽較差的供應商參與投標，但專家評標時又常從最低報價評起，最終中標的很可能是價格低、質量和服務差的產品[8]。

1.5 監督不到位

在編制技術標書過程中，設備管理部門在拿到使用部門提供的技術指標后，往往是完全粘貼，使審核流于形式。同時，設備管理部門對技術標書審核的把關能力不強、監督不到位，容易使技術標書中出現唯一性、歧視性等不合理條款[9]。

監督審核不到位對招標活動的影響很大，不僅容易使購置單位的項目周期或質量往往會受到影響，并且可能會重新招標，代理機構容易遇到供應商質疑和投訴，同時使許多潛在的投標供應商沒有興趣參加，即是參加也難以中標，降低了資質較好供應商參與投標的積極性[10]。

2 提高技術標書編寫質量的應對措施

2.1 規范技術標書格式，明確編寫注意事項

(1) 規范技術標書格式，細化標書內容。對儀器設備應用范圍、技術參數、所需配件等內容給予詳細解釋說明，如應用范圍指的是什么，主要應用于那些方面的項目，需要儀器設備具備什么樣的功能等，盡可能描述準確。通過規范與解釋技術標書內容，使設備申購人知道如何描述和編寫，使投標供應商對用戶需求的儀器設備做出準確判斷，使評標專家也能夠以此為依據公正客觀評標。同時，制定統一的技術標書編寫格式，要求學校所有設備申購人按此格式填寫，并要求所在部門領導審核與簽章，提高設備申購人的重視程度。

(2) 明確編寫注意事項，形成指導細則。注意事項的編寫可以從以下五個方面著手[11]：①符合法律法規和競爭性，要求儀器設備符合相關認證標準或質量標準，同時盡量保證有兩家以上的供應商參與投標，競爭越激烈，越有利于降低購置成本。②符合預算、保證質量，要求嚴格遵循前期預算，在保證質量的前提下，最大限度地降低購置成本。③統籌兼顧、長遠考慮，要求設備申購人必須考慮長遠，重視儀器設備使用壽命、運行狀況、售后服務以及維護維修費用等。④注重合理適用，要求充分結合學校人員素質、教學科研狀況等，一切從實際需要出發，做到適用、夠用，同時兼顧先進性。⑤重視操作培訓，要求制造廠商進行全面的崗前培訓，達到用戶熟練操作，對于大型儀器設備現場培訓，要求應更加細致和嚴格。

2.2 做好前期調研工作，增強技術參數合理性

(1) 做好前期調研工作。做好前期調研是寫好技術標書的前提條件，明確要求設備申購人根據儀器設備價值和功能特點，進行調研并形成完整的調研分析報告。調研的思路與方法主要包括：①選擇調研方法，即根據實際情況，從電話調研、網絡調研、實地考察、人員訪談和企業調研等方法中，確定合適的方法。②確定調研內容，充分了解市場上有多少制造廠商生產同類產品，不同廠商產品的種類、檔次、性能、售后以及主要優缺點。③結合項目實際需求狀況，充分考慮預期效益，確定與什么性能的設備最為接近，主要技術參數有哪些。④對于大型貴重儀器設備，可邀請生產廠商到校進行現場講解，充分了解各自的優缺點，對關鍵性指標加注“*”標記。⑤嚴把供應商資質關，根據歷史數據和調研情況，努力將售后服務差、誠信度低和技術支持能力較弱的供應商排除在外[12]。

(2) 標書盡可能描述完整準確。一般來說，一篇優秀的技術標書應至少有兩家及以上的產品基本滿足要求。因此在編寫技術標書時，必須重視技術參數的合理性，將用戶需求細化，將定性的軟性指標轉化為定量的硬性指標，避免模糊性語言，這樣才能保證購買單位權益。所以一旦需求定下來，就應該要盡量細化、量化，對于一些難以語言表達的指標，還可利用圖形、表格等其他形式表示。

2.3 定期開展標書培訓，提高編寫人知識水平

(1) 邀請設備專家進行標書培訓。鑒于設備申購人對技術標書的理解和編寫水平參差不齊，實踐經驗也存在差異，還有部分申購人是首次編寫技術標書，容易將儀器設備技術標書與科研項目申請標書混為一談。因此，設備管理部門應邀請標書評審專家進行培訓講解，對技術標書的編制方法和注意事項進行現場指導，避免一些最基本的錯誤，如主次不分、前后矛盾、指標重復等，從而加深對技術標書的認識。

(2) 定期組織開展經驗交流會和案例分析會。從學校內部挑出一些實踐經驗豐富的編寫人進行講解，對一些優秀標書和質量較差標書進行對比分析，使設備申購人熟悉編寫原則和注意事項，提高技術標書編寫質量，同時為其他人員編寫技術標書提供重要參考。在招標采購活動中，往往比較重視采購流程，而對內容上的要求則還非常不到位。因此，通過組織開展標書培訓，不但可以提高設備申購人的知識水平，而且可以從內容上避免常規錯誤。

2.4 完善監督審核機制，關鍵指標采用專家論證

完善技術標書的監督審核機制，需要從設備申購人、部門同事、設備管理部門和設備專家入手，形成“編寫-審核-修改”的循環體系。

(1) 加強設備申購人自我審核管理。在技術標書編制完成后，要求設備申購人反復閱讀，重點檢查技術標書內部不同條款之間或同一條款不同參數之間有無前后重復、相互矛盾、計量單位錯誤、關鍵指標缺少標注、錯別字等情況。

(2) 重視部門內部同事的審核作用。在技術標書格式中，添加所在部門審核人一欄，即在設備申購人編寫完成技術標書后，要求所在部門的同事或領導重新審核并簽字。這一方面提高設備申購人的重視程度，另一方面促進部門內部形成相互學習、相互監督、共同提高的氛圍，進而提高技術標書編寫質量。

(3) 發揮設備管理部門的審核作用。技術標書匯總時，設備管理部門人員應對技術標書進行形式審查、常見錯誤審核、傾向性審核等，對技術標書中存在的問題，及時反饋給設備申購人進行修改，經審核無誤的技術標書，方可進入上報發布程序。

(4) 重視儀器設備專家的審核作用。對于涉及投資經費較大、技術要求高和專業性強的大型儀器設備，可預先聘請行業專家對該儀器設備的關鍵技術參數進行審核論證，找出存在的問題，及時地予以修正[13]。

3 結 語

規范準確的技術標書能夠縮短招標過程，提高采購效率，是確保采購工作透明公正的必要條件[14]。在編寫技術標書前，設備申購人應充分了解目前市場狀況，并運用招標實踐中積累的經驗，盡可能地加強技術標書的實用性、合理性和嚴密性[15]。學校設備管理部門應加強技術標書編寫思路與方法的宣傳、指導、培訓、規范和審核，提高設備申購人的重視程度，從而提升學校儀器設備技術標書的整體編寫質量，充分發揮技術標書對整個招標活動的規范和指導作用。

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[3] 余成格，錢昌吉. 關于高校儀器設備政府采購技術指標的思考[J]. 實驗室研究與探索，2010，29(12)：177-180.

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The Improvement of the Quality of Equipment Technical Bidding Documents

LIUYan-qiang，WANGYi-min，YANBing，ZHANGXiao-meng，MENGQing-nan

(Asset and Equipment Department, Tianjin University of Traditional Chinese Medicine, Tianjin 300193, China)

The technical bidding documents play important roles in process of the equipment bidding. The main contents and important role of the equipment technical bidding documents are introduced. The main problems are analyzed, such as the professional knowledge is insufficient, the format is not standardized, the content is not comprehensive, the technical index is not reasonable, the surveillance audit is imperfect. The measures are put forward from the aspects of technical bidding documents format, preliminary investigation, training of technical bidding documents and surveillance audit mechanism. These build the foundation for further enhancing the quality and progress of equipment bidding and procurement.

equipment； technical bidding documents； quality of edition

2015-01-28

天津市普通高等學校本科教學質量與教學改革研究計劃項目(A07-1104)

劉彥強(1985-)，男，河南中牟人，碩士，實驗師，主要從事實驗室儀器設備管理與采購工作。

Tel.：022-59596158，13302152272；E-mail：lyq181@163.com

王益民(1962-)，男，天津人，博士后，教授，博士生導師，資產設備處處長。Tel.:022-59596155;wym@tjutcm.edu.cn

G 482

A

1006-7167(2015)11-0263-04