試論城建檔案信息資源建設創新

黃桂華

（南安市城建檔案室）

試論城建檔案信息資源建設創新

黃桂華

（南安市城建檔案室）

我國的檔案建設工作雖起步晚但發展速度比較快，城建檔案工作與城市建設、發展緊密相連，在城市建設飛速發展和城市現代化快速推進的背景下日益成為我國數據化城市建設的主體信息資源，伴隨著國家體制改革的不斷深入，信息技術的不斷變化更新，城市檔案信息資源建設也面臨著一些實際問題，這就要求我們不斷創新，讓城建檔案工作跟上信息時代的發展節奏。

城建檔案；數字化；建設；創新

城市建檔工作的主要是積累和收集檔案資料、開發和利用信息資源。隨著計算機互聯網技術和數據管理技術的發展，信息管理模式也面臨著轉變和機遇。城建檔案是貫穿城市發展、規劃、管理的全部過程，記錄著城市建設的每一個環節，包含了城市建設的方方面面的信息。本文通過對城建檔案信息資源建設創新進行思考，提出了一些具有借鑒意義的新思路，希望對城建檔案工作的發展起到積極作用。

1　關于城建檔案及其工作發展歷程

城建檔案在我國古時就有，與城市生活活動一起發源，記錄城市歷史面貌，在一定程度上影響城市建設的發展和走向。新中國成立后發展規模不大，文革期間幾乎處于停滯狀態，當時也沒有專門設立對城建檔案進行管理專門機構。城建工作在黨的十一屆三中全會之后檔案館、機關檔案、科技檔案等檔案管理工作相繼得到恢復整頓，城市的檔案工作也得到全面恢復和發展。1986年為配合改革開放初步化實現檔案規范化管理，全國各市級檔案館在不斷完善檔案管理標準化、規范化建設的同時，新建檔案館庫，城市管庫面積得到進一步擴大。《檔案法》的頒布使城市檔案工作在改革開放中得到重視。

根據最新修正的《城市建設檔案管理規定》，城建檔案的定義是：城建檔案是指在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料[1]。

2　城建檔案信息資源數字化的意義

2.1城建檔案工作的意義

城市檔案工作是城市規劃的參考依據，也是城市品位的一種體現。城建檔案信息資源是支持城市建設可持續發展戰略性指導資源，隨著信息技術不斷進步，信息資源也逐漸成為城市和社會發展的戰略性指導資源，城建檔案包含了豐富的、完整的城市信息記錄。

2.2城建檔案信息資源數字化

面對龐大而復雜的信息資源，建立城市檔案資源信息數據庫也是發展的必然趨勢。信息資源建設是數字化檔案館的體現。通過信息化轉換技術建立城建檔案信息資源數據庫，利用信息搜索技術和遠程傳遞技術提高城建檔案信息資源的搜索和共享，實現不同區域的信息存取和備份。

2.2.1提供海量的信息儲存空間

辦公自動化技術和網絡技術快速發展，運用數字化信息轉換技術在降低成本的同時也從實際上面大大縮小了檔案數據庫占用的物理空間，傳統的紙質檔案因存儲空間、維護成本、查閱方式等原因難以適應數字化的發展。錄音、錄像帶是聲像檔案的重要組成部分，也可將將錄音、錄像帶通過計算機技術轉化為數字化文件。有些學者提倡為一些珍貴檔案建立微縮膠片的信息化備份，避免傳統的檔案保存可能發生的檔案損失。

2.2.2提供更加科學、快捷的查閱和管理方式

傳統的獲取歷史城建檔案信息需要前往城建檔案館查閱圖紙，會出現檔案存儲點不確定而出現往返奔波的情況，而且還需要進行手工查閱影響整體效率。建立數據庫實現在一個部門可以查閱多個部門的信息，使得辦公和服務效率大大提高，進行數字化城建檔案管理是滿足是新形勢下發展的必然需求。

2.2.3豐富數據服務功能，提高資源利用率

城建檔案數字化提高城建歸檔的工作效率，檔案利用率也得到提升，使城建檔案信息資源不再受時間和地域限制，使城建檔案管理的工作效率進一步提高。城建檔案數字化能幫助準確建立檔案數據分析系統，有利于提高規劃管理和檔案管理的協作關系，節約資源避免重復建設。

3　城建檔案信息資源現目前存在的問題

3.1信息缺乏標準規范化收集

要做到信息化共享就要做到信息資源的標準規范化。在信息化建設過程中應建立相關的行政規范，技術標準和管理準則。管理標準規范也包括計算機網絡的安全，并對信息資源的合法性進行進一步確定。各個檔案部門沒有標準一致的軟硬件和文件格式。使檔案信息資源只能在本部門共享，不能跟別的部門和單位之間進行更大范圍的共享，要改變這樣的問題需要花費較大的人力、物力、財力。

3.2檔案信息難以收集全面

由于不同城市對于城建檔案的工作由具體哪個部門管理的引發問題和困惑。各個城市之間由于經濟發展水平以及城市規模的不同，行政管理范圍的劃分存在不同，城建檔案發展水平也存在差異。有少數城市城建檔案不在規劃口，連規劃報建檔案都難以收集，更不說一些專業性的資料收集了。同時隨著我國國家體制的改革，建設職能更加趨向細化，使得歸口于建設職能部門管理的城建檔案館出現資料難以收集的狀況。

3.3新技術帶來的挑戰

網絡技術不論是對企業還是個人而言是一種高效便捷的溝通方式，數據庫和信息處理技術同時也給我國的城建檔案建設和管理帶來新的問題。手工的檔案記錄和傳統紙質檔案保存被數字化、信息化的記錄和管理方式取代，似乎在資源共享的時代，城建檔案信息資源的收集和管理沒有了意義，檔案信息以何種方式進行送達？面對安全網絡問題，城建信息又應采取怎樣有效妥善的儲存方式？

4　城建檔案信息資源建設創新思考

4.1理論創新

我國檔案管理有著上千年的發展歷史，但城建檔案管理理論的發展時間卻很短。城建檔案工作是城市建設行政職能的有效手段，要適當改變現有的檔案管理體系，結合城建檔案管理工作的實際來創新城建檔案管理理論。城建工作要建立理論指導以滿足城建檔案管理需要的專業性。借鑒成熟的管理理論，從理論上保障其專業性。組建城建檔案信息資源建設的整體框架，理論框架可以從城建檔案形成、現有的城建檔案類別、信息化城建檔案的載體來進行理論創新。

4.2加強城建檔案信息資源的收集工作

城建檔案工作能進一步確保建設工程質量。要講方法和策略的進行信息資源收集工作，加強對重大建設項目的檔案工作，在實施前參與全過程的管理。做好館藏檔案信息資源的深層次挖掘工作。創新方式，根據任務要求對檔案提煉，提升信息的實際參考價值；積極挖掘檔案內在價值，可制作展品、展覽，或者做成紀錄片和多媒體演示系統，或者網頁提升館藏的質量和數量[2～3]。

4.3加強城建檔案信息資源建設，推進數字化城建檔案進程

城建檔案數字化進程是一個過程，需要認真完后現有的檔案管理工作，同時積極加快實體檔案錄入工作，從而加快檔案數字化進程[4]。

（1）進行資源有效整合。數字化檔案館不論是檔案查詢還是管理都達到秒級操作，這是數字化檔案管理的巨大優勢。這種優勢不僅體現在時間上的節約，還能表現在能建立一套立體化，多層次的檔案體系。

（2）建設電子文件歸檔。順應無紙化辦公，城建檔案數字化發展是一個逐步轉變的過程，開展基礎數據庫的建設，逐步建立并完善專題數據庫，便于今后的查閱、分享和管理。

（3）對數字化信息資源的優化創新[5]。針對檔案數字化要求，數字化錄入工作采用流水的工作方式。在掃描過程中，制訂掃描加工的各個工序以及相關崗位任務，并進行嚴格審查和監督，防止出現不合格或遺漏的存在，同時對安全風險進行評估，對風險要給予有效的防范。采用雙機錄入方式，由兩個人錄入，通過對兩人錄入的數據信息進行對比，以確保錄入準確、完整。

城建檔案數據結構設計應遵循搜索優先原則。通過數字化手段建立城建檔案數據庫，尤其是優先建立建設工程和房屋建設工程數據庫、地下綜合管線，市政工程檔案信息施工數據庫。建立統一格式的城建檔案數據，方便信息資源的相互交流和共享。

（4）網絡時代也是一個缺乏安全性的時代，技術創新的同時也要注意安全的管理。安全管理要求保證信息的不被破壞，不被竊取，不被丟失。同時也要加強人才隊伍建設，實現并靈活運用技術創新。

5　總結

城建檔案信息資源創新既是理論也是實踐，國家相關部門應對城建檔案信息資源建設進行指導，鼓勵各個城市進行探索和創新，給大家提供交流和合作的平臺。城建檔案記錄著城市的過去也關系著城市的未來，推進數字化的城建檔案信息資源建設，并對其進行優化才能使檔案信息資源更好的服務于城市建設，根據時代的發展，檔案信息建設也呈現動態的變化過程，因此城建檔案信息資源建設沒有終點，我們只能不斷的完善和創新才能讓它服務于城市，服務于社會。

[1]中華人民共和國建設部.城市建設檔案管理規定[S].建設部關于修改的決定，2001.

[2]李文華.論城建檔案信息資源建設創新[J].檔案學研究，2008（13）：21～ 24.

[3]張馨元.探究城建檔案信息資源建設創新[J].民營科技，2012（12）：247.

[4]洪靜.淺析城建檔案信息資源建設與創新[J].赤子，2014（7）：217.

[5]王金鳳.做好城建檔案信息資源建設-走走信息強檔之路[J].黑龍江科技信息，2012（35）：134.

F299.24

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1673-0038（2015）20-0180-02

2015-4-29