淺議我院外事信息工作的建設(shè)與管理

顧 曄

淺議我院外事信息工作的建設(shè)與管理

顧 曄①

隨著醫(yī)院外事交流活動的增多，醫(yī)院外事信息的收集和管理工作成為醫(yī)院相關(guān)部門的重點，該文就醫(yī)院外事信息工作的初步實踐和管理等方面進行分析和探討。

醫(yī)院 外事信息工作 建設(shè) 管理

醫(yī)院外事信息是指醫(yī)院與外國團體機構(gòu)或個人在學(xué)術(shù)研究、科技合作、人才交流、友好往來等活動中直接形成的具有一定保存價值的文字、圖表及聲像載體材料，可以為今后的醫(yī)院外事交流提供可靠的支撐、參考的信息材料。21世紀來，我院醫(yī)務(wù)工作者出國交流訪問的活動日益增多，但是外事信息管理部門還限于傳統(tǒng)的人工管理方式。傳統(tǒng)的管理方式存在著工作量大、程序繁瑣、人工處理易出錯、信息資料易丟失等問題。為了解決以上不足，我院借鑒并改進成一種簡易的外事信息系統(tǒng)，既方便了管理用戶進行外事信息的收集、管理、信息與文字的整合、內(nèi)容統(tǒng)計、報表生成等工作，又結(jié)合檔案管理方式，讓外事信息管理工作更上一層樓。

1 借鑒關(guān)鍵技術(shù)

1.1 MVC技術(shù) MVC(Model——模型；View——視圖；Controller——控制器)是一種軟件設(shè)計典范，其有助于開發(fā)復(fù)雜的應(yīng)用程序。MVC框架可以使數(shù)據(jù)層與表現(xiàn)層分離并通過調(diào)用控制邏輯來聯(lián)系數(shù)據(jù)層與表現(xiàn)層。通俗地講，MVC框架設(shè)計使得應(yīng)用程序的輸入、輸出和處理分開并通過控制邏輯結(jié)合起來，進而形成一個完整的Web應(yīng)用[1]。

2 外事信息系統(tǒng)設(shè)計的改進

2.1 系統(tǒng)需求分析 由于很多外事管理模式都是對外辦公、在線辦公，而我們只針對相關(guān)部門開展管理工作，涉及的范圍較小，因此結(jié)合實際，得出系統(tǒng)主要需求如下：(1)實現(xiàn)外事信息的系統(tǒng)管理，減輕外事信息管理人員的工作負擔。(2)實現(xiàn)外事信息的數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能，以便對外事項目進行分析、研究。(3)實現(xiàn)外事資料的管理。

2.2 系統(tǒng)功能模塊設(shè)計 通過對系統(tǒng)的業(yè)務(wù)需求分析我們可以將系統(tǒng)功能模塊分為：(1)人員派出模塊。主要包含醫(yī)務(wù)人員的短期公派出國、長期單位公派出國、短期國家公派出國、長期國家公派出國4個外事業(yè)務(wù)流程。(2)護照信息模塊。主要包含公派護照的號碼、種類、姓名、性別、出生年月、出生地點、簽發(fā)日期、有效日期、所屬單位、護照狀態(tài)、個人照片、護照掃描件等。(3)文件管理模塊。主要包含文件報表管理、公告信息管理、文件統(tǒng)計管理、人員信息管理等。

3 外事信息管理與檔案管理方式相結(jié)合

3.1 收集外事信息 立卷歸檔整理 我們將1項完整的外事信息錄入系統(tǒng)后，按照內(nèi)容包含擬派申請文件、上級部門的批復(fù)文件、外事的批件、派出人員的備案表、邀請函、單位派遣證明、單位營業(yè)執(zhí)照、派出人員身份證復(fù)印件、簽證表格、簽證費用憑證、保險單、住宿單、飛機出票單等立卷歸檔，并設(shè)立統(tǒng)計登記、安全保密制度、外事材料借閱制度，從而使外事信息管理工作逐步走上制度化、規(guī)范化的軌道，不斷推進管理水平的提高，為醫(yī)院各項工作提供更好、更全面的服務(wù)。

3.2 編寫系統(tǒng)存檔號 建立實物護照冊 外事信息管理除了收集信息，還包含各類護照的收集與存放。在傳統(tǒng)管理過程中，我們把護照統(tǒng)一放在文件盒里進行保管，若護照要外用，就找出給本人使用。但查找過程中暴露的問題越來越多，比如，有時要找1本護照就不得不將文件盒來個兜底翻；有時為查1個護照號碼，就要重新打開盒子，逐本查找；定期要統(tǒng)計護照使用的記錄時，還要逐條寫入文檔等。使用了管理系統(tǒng)后，方便了信息的查找，但實物的查找還較滯后，因此我們模仿檔案管理方式，找來與護照大小相仿的相冊，每本護照編寫1個存檔號，再按照類別(比如國際護照、港澳臺通行證等)入冊。這樣不僅能快速查找系統(tǒng)內(nèi)護照的相關(guān)信息(如護照號碼、有效簽發(fā)日期、證件種類、證件狀態(tài)等)，還能在第一時間找出實物存放的位置，同時也保護了護照的原件少受翻閱的損壞。

3.3 掃描圖片信息 發(fā)揮現(xiàn)實意義 建立歷史憑證作用。外事圖片信息是外事活動中直接形成的原始信息記錄，其本質(zhì)屬性即是原始記錄性。因而，我們通過掃描將副本保存系統(tǒng)，然后參照檔案保存的必要條件保證其原始性和真實性，使原始信息成為記錄醫(yī)院外事歷史發(fā)展的佐證。

發(fā)揮實時宣傳作用。外事圖片信息保存在系統(tǒng)后，單位可以從不同角度加以利用，這樣既能保護圖片原件，又能體現(xiàn)更廣泛的使用價值。醫(yī)院可以充分利用內(nèi)部的報刊、文化長廊、宣傳欄、講座、周會等方式作為交流和溝通的一個有效平臺，發(fā)布外事交流活動的相關(guān)信息，讓全院職工有所了解，激發(fā)職工對醫(yī)學(xué)的探索，起到溝通宣傳作用。

充實醫(yī)院文化沉淀。外事信息記載著醫(yī)院外事活動的內(nèi)容，是豐富文化內(nèi)涵的重要組成部分。加強外事信息建設(shè)可充實檔案部門、院史館、圖書館等，既便于查閱使用，又體現(xiàn)了醫(yī)院的文化積淀[2]。

4 提升外事信息工作人員的專業(yè)素質(zhì)

4.1 提高外事信息工作人員的信息收集和歸檔意識 辦理1項外事活動往往要經(jīng)過幾個月才能完成，所以產(chǎn)生的文件比較零散，工作人員除了及時收集和錄入系統(tǒng)外，還要注意文件產(chǎn)生的前后順序，并按照檔案的歸檔方式進行整理。平時醫(yī)院檔案部門會定期對外事工作人員進行檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)，與崗位工作知識相結(jié)合，能夠有效提高工作人員的相關(guān)管理意識。

4.2 鼓勵外事信息工作人員的創(chuàng)新精神 工作中只有不斷地創(chuàng)新，才能有所發(fā)展。外事信息工作的創(chuàng)新不僅體現(xiàn)在管理系統(tǒng)方面，也體現(xiàn)在工作人員的能力方面，他們能夠結(jié)合崗位專業(yè)知識、醫(yī)院實際等，在各方領(lǐng)導(dǎo)的支持下，突破傳統(tǒng)思維，開拓工作新領(lǐng)域。

5 結(jié)語

我們的外事信息工作還處于發(fā)展階段，存在許多不足。未來我們將持續(xù)努力的有：(1)外事信息系統(tǒng)的不斷改進；(2)外事管理體制的不斷完善；(3)擴大外事信息工作的隊伍，引進復(fù)合型人才，帶來管理新理念。為醫(yī)院各項事業(yè)走向國際舞臺發(fā)揮更大的作用。

1 李澤，李光軍，陳紅茜，等.基于MVC模式的高校外事信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J]. 電子技術(shù)與軟件工程，2014，7：225-226.

2 吳國英.淺談醫(yī)院照片檔案數(shù)字化管理[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2012，1：112-113.

·本文編校 朱 毅·

2014-08-08)

①無錫市第二人民醫(yī)院 無錫市 214002