物資管理制度設計問題探討

吳笑非++吳禮戶

一、外購物資管理制度設計依據

（一）采購內部控制要求

根據2008年6月28日，我國財政部、證監會、審計署、銀監會聯合發布了《企業內部控制基本控制規范》，其中規定了采購業務和存貨管理的內部控制要求。企業在設計物資管理制度時，應結合企業管理實際，落實采購業務和存貨管理內部控制要求[1]。

（二）采購與供應鏈管理要求

從供應鏈管理角度出發，在設計物資管理制度時，物資管理制度應與企業的銷售、生產管理有機銜接，采購的品種、數量、質量及時機應與滿足供應鏈節拍要求，不斷加強整個供應鏈的靈敏性，做到快速響應最終客戶需求，同時又能控制供應過程中的庫存處于合理水平[2]。

供應鏈是一條增值鏈，企業應從總供應鏈角度來考慮成本降低的機會。在設計物資管理制度時，以產品生命周期成本最低為目標，將企業成本管理要求分解到供應商管理、物料實際消耗、廢料回收利用以及產品質量功能配置、目標成本、物料標準化等方面

二、制度設計的原則、目標、內容組成

（一）制度設計原則

1、因地制宜原則

企業所處的外部環境，從事的行業及自身的發展階段、規模大小，決定沒有一種制度設計符合所有企業。每個企業應根據自身管理實際，設計一套適合企業發展的物資管理制度。比如不相容崗位分設，規模大的企業的采購申請、審批、執行可以是三個獨立的部門分別負責，也可以是申請和審批一個部門負責，執行是另一個部門負責；對于規模更小的企業，只需做到三個崗位分別負責即可。

2、成本效益原則

從成本角度看，控制措施越嚴密、控制點越多，需投入的控制成本比如人力成本、管理費用、效率的降低等就越多。從效益原則出發，企業是以利潤最大化為目標，物資管理需為企業的利潤目標服務，及時供應、降低成本、加快周轉、貢獻收益。兩相權衡，物資管理制度設計，力爭以最合理的成本投入取得最大的效益。避免控制點過大，內部手續復雜，不能滿足市場快速變化的需要，同時避免制度漏洞，防止舞弊行為給企業造成損失。

（二）制度設計的目標

對于企業來說，采購是獲取外部資源的途徑，是生產的準備階段。采購的質量、成本、速度直接影響企業后續的生產、銷售以及最終利潤。物資管理制度設計的目標應包括確保采購、入庫、保管、發放等物資管理行為規范，符合內控及其它法律法規等相關要求；確保企業能及時獲取外部資源，避免斷供或積壓；確保物資質量安全符合要求，價格合理，整個采購成本較低；確保物資管理在內、外部各環節運行通暢和高效，加快物資周轉，控制庫存水平；確保物資存貨帳、實相符，保管得當。不同規模、不同類型的企業制度設計的目標排序可能不同，對于同一企業在不同的發展階段，制度設計的目標排序也會不同。企業需根據各自的實際情況做出決策。管理合規、透明，防止舞弊應是制度設計關注的重點。

（三）制度組成

物資管理制度由一組或一系列的制度組成。從制度的層次來說，可分為頂層制度和底層制度。頂層制度是從企業宏觀層面對物資管理組織機構與職責的分配，主要規定每個部門的定位和主要負責的職責以及部門之間的配合協調關系；底層制度則是對專門業務管理的流程性規定或程序性要求。在底層制度下還可設計更具操作性的作業文件或指導書。從控制角度來說，還可將物資管理制度分為業務執行層面的制度和監督考核制度、滿意度評價制度。通過監督考核和滿意度評價，確保物資管理符合企業設定的目標要求。

三、制度設計建議

（一）提升物資管理部門在組織結構中的地位

企業應提升物資管理部門在組織結構中的地位。物資管理部門的匯報對象反應了其在企業組織結構中的地位[3]。采購物資的總價值、行業類型及其它因素決定了高層管理者對物資管理部門的重視程度。采購與企業戰略的關系越來緊密。采購活動要與企業戰略保持一致，將企業目標轉換為量化的采購目標。企業可以通過制度設計，將企業的戰略目標分解到物資管理部門，通過目標牽引和績效考核，促使物資管理圍繞企業戰略展開、為戰略實施提供資源支持，另一方面采購成本費用的降低為企業創造了利潤來源。

（二）關注低值易耗品和大宗物資的采購控制

根據80/20原則，低值易耗品采購數量占據了采購物資的80%以上，實際采購金額卻較占比較小，大宗物資的采購金額占據了采購物資的80%以上，實際項數卻較小。針對這兩類物資，企業應設計不同的管理制度。低值易耗品可實行按目錄采購、按總金額控制，減少流程和投入。大宗物資采購應重點關注其任務來源、價格、采購批量、時間節點等環節，減少庫存積壓風險，獲得合理價格，加快物資周轉。

參考文獻：

[1]企業內部控制基本規范及配套指引.企業內部控制編審委員會.立信會計出版社

[2]采購管理.梁軍，王金云.電子工業出版社

[3]采購與供應鏈管理.王旭東，劉旭敏，熊哲 譯.電子工業出版社