談如何做好水利工程檔案的質(zhì)量控制

趙金玲（德州市水利勘察設(shè)計研究院，山東 德州 253014）

談如何做好水利工程檔案的質(zhì)量控制

趙金玲
（德州市水利勘察設(shè)計研究院，山東 德州 253014）

【摘要】針對水利工程建設(shè)特點(diǎn)，闡述了檔案資料收集、整理的意義，就如何對水利工程檔案質(zhì)量進(jìn)行控制、加快檔案信息化管理、提高檔案人員素質(zhì)、實現(xiàn)高效率、高質(zhì)量的檔案管理提出了建議。【關(guān)鍵詞】水利工程；檔案管理；質(zhì)量控制

水利工程檔案是在水利工程建設(shè)活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、聲像、圖表、數(shù)據(jù)等各種歷史資料的記載，而水利工程的工期長、技術(shù)復(fù)雜、內(nèi)容多樣等各種特點(diǎn)導(dǎo)致了檔案收集難，歸檔難。而很多水利建筑的主體是建在水下或地下，是無法直接看到的，只能通過檔案進(jìn)行全面了解。水利工程檔案也是水利工程開展規(guī)劃、勘測、設(shè)計、施工、管理、運(yùn)行、維護(hù)、科研、抗災(zāi)等不同工作的重要依據(jù)，因此控制好水利工程檔案質(zhì)量非常必要。

1　規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理水利工程檔案

建立水利工程檔案法律化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理體系，加強(qiáng)對檔案工程集中統(tǒng)一管理是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。這就要求：一是領(lǐng)導(dǎo)重視水利工程檔案管理，除了配備檔案櫥、架等檔案工具以外，還要配有專職的檔案管理人員。二是嚴(yán)格管理依法治檔，建立健全嚴(yán)格的檔案管理制度，在整個檔案管理中做到有章可循、有法必依。三是建立科學(xué)的歸檔制度，建立檔案借閱、收集、移交等各種檔案手續(xù)，明確各級檔案管理責(zé)任。

2　及時收集，為檔案管理提供有力保障

2.1采取適宜的收集方法

為了保證檔案資料收集齊全、完整，檔案管理人員要了解水利工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及各階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料。對不同的水利工程建設(shè)分別采用追逐收集和分段收集兩種方式。追逐收集用于工程周期短形成檔案資料快的工程。分段收集適用于建設(shè)周期長的工程，收集過程中要跟蹤管理加強(qiáng)催收，避免檔案材料的失散，保證工程檔案的連續(xù)性，完整性。

2.2選擇收集正確有效的資料

水利工程檔案資料技術(shù)復(fù)雜，內(nèi)容較多，包括建設(shè)項目的可行性研究、初步設(shè)計、設(shè)計計算書、設(shè)計說明書、設(shè)計預(yù)算、設(shè)計施工圖等。如一套完整的河道治理施工圖設(shè)計就包括改建橋梁、新建橋梁、改建涵閘、維修涵閘、新建涵閘等多項工程項目的設(shè)計，收集時就要保證材料的有效性。有些工程的初步設(shè)計由于各種原因，修改多次，版本較多，要對照上級紅頭文件，查看投資是否相同，以及概預(yù)算是否匹配。避免該歸檔的資料出現(xiàn)失效、錯誤、殘缺不全、或該歸檔不歸檔等情況，只有正確有效的材料才能形成高質(zhì)量的檔案，才能發(fā)揮檔案應(yīng)有的最大作用。

2.3注重收集工程原始資料

水利工程檔案的收集，不單只接收工程項目設(shè)計工作形成的文字以及附圖，還要收集水利工程設(shè)計檔案中來往函件的簽字、蓋章，工程設(shè)計初期的評審記錄、合同的修改補(bǔ)充，當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等等。工程資料形成的過程中記錄了眾多單位、部門人員的簽名，以及對工程的評價，施工活動的第一手資料，能如實反映施工情況，是檔案收集不可或缺的部分，也是檔案管理中的寶貴資料。原始的、完整的水利工程檔案，可以為水利工作提供準(zhǔn)確、可靠的法律憑證。

3　高質(zhì)量整理檔案，夯實檔案工作基礎(chǔ)

檔案整理在整個水利工程檔案管理工作中占有重要的地位，它既是檔案進(jìn)入保管狀態(tài)的標(biāo)志，又是對水利工程檔案實行科學(xué)管理的基礎(chǔ)。只有高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求的檔案整理，才能提高檔案管理質(zhì)量，在以后的工作中充分發(fā)揮檔案的價值。

3.1科學(xué)分類水利工程資料

科學(xué)分類是管理檔案的必要手段，是區(qū)分簡單資料保管和科學(xué)檔案管理的標(biāo)志。根據(jù)單位水利工程檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn)，按照工程項目分類法，建立檔案分類方案，把檔案劃分成不同的類別層次，并充分了解檔案類目的內(nèi)涵和外延，保證歸類的一致性，避免與其它類目之間的交叉或重疊。如：一個水利設(shè)計項目按照從其經(jīng)歷的過程分類，有可行性研究、初步設(shè)計、和施工圖設(shè)計等多個設(shè)計階段的材料以及其他與其有關(guān)內(nèi)容的文件分為一類，如此類推。應(yīng)遵循檔案的分類規(guī)則，在科學(xué)的前提下，進(jìn)行靈活的水利工程檔案分類，增加實用性，滿足檔案科學(xué)管理的需求。

3.2組卷標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理質(zhì)量

組織案卷是檔案管理的核心工作，管理人員要足夠細(xì)致和耐心，鑒別材料的完整性和準(zhǔn)確性，正確判斷材料的屬性，既要區(qū)分類別，又要把相關(guān)的材料組合成卷。既要保證材料準(zhǔn)確分別組卷，又不破壞材料之間的關(guān)聯(lián)。在檔案整理工作中，針對復(fù)雜的工程設(shè)計技術(shù)所造成的工程檔案內(nèi)容繁雜、設(shè)計多變的特性，必須分清檔案的內(nèi)容，同一內(nèi)容的相關(guān)材料歸為一卷。如：一項工程的初步設(shè)計包括設(shè)計計算書、設(shè)計說明書、設(shè)計預(yù)算等，此類材料應(yīng)歸為一卷。有的水利工程施工圖設(shè)計包括許多分項設(shè)計、多變稿、變更稿等多種設(shè)計稿，這些表現(xiàn)了工程的擴(kuò)大、加項、變更等一系列的設(shè)計變化，應(yīng)把它們同其相應(yīng)的工程設(shè)計歸為一卷。檔案組卷是檔案管理工作的跟本，也是檔案歸檔的成果，案卷的質(zhì)量直接關(guān)系檔案管理工作的質(zhì)量，也影響著以后檔案的利用，所以應(yīng)做到高質(zhì)量的組卷，建立高質(zhì)量的檔案管理體系。

3.3規(guī)范的案卷編目，便于檔案的利用

案卷編目是檔案整理過程中的一項主要工作，規(guī)范的編目工作正確反映案卷系統(tǒng)整理成果，揭示出案卷內(nèi)檔案材料的內(nèi)容與成分，固定案卷內(nèi)檔案資料的排列順序和位置，內(nèi)容包括：編頁號、填制卷內(nèi)文件目錄、填寫備考表、填制案卷封面及案卷脊背編制等，這些工作看似簡單卻最能反映檔案管理的水平和質(zhì)量。規(guī)范準(zhǔn)確的案卷編目，便于監(jiān)督水利工程檔案的完整與安全，其成果也是檢索檔案的基本工具，可以迅速、準(zhǔn)確地查找工程檔案，更好的為水利工程建設(shè)提供利用。

4　加快水利檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理進(jìn)程

隨著辦公自動化程度越來越高，水利工程電子材料所占比例也越來越大。電子檔案是社會發(fā)展進(jìn)步的表現(xiàn)方式，這就需要將紙質(zhì)檔案電子化，以適應(yīng)飛速發(fā)展的辦公現(xiàn)代化要求。首先，檔案部門要添置計算機(jī)軟硬件設(shè)備，通過計算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行著錄、編目，逐步建立局域網(wǎng)，實現(xiàn)工程檔案的信息共享。其次，檔案目錄及全文的數(shù)字化，加快了檔案信息技術(shù)的廣泛采用，推進(jìn)了檔案電子政務(wù)進(jìn)程，使檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變。最后，實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也會大大加快檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。

5　提高檔案管理者的綜合素質(zhì)

單位研究領(lǐng)域的拓寬，內(nèi)容的豐富，載體形式的變化，對水利工程檔案管理者的整體素質(zhì)提出了更高的要求。做好水利工程檔案管理工作，一要優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，主動學(xué)習(xí)，拓寬水利專業(yè)和檔案專業(yè)知識面。二要強(qiáng)化專業(yè)技能，提升水利工程檔案管理業(yè)務(wù)能力，發(fā)揮好主觀能動性。三要增強(qiáng)服務(wù)意識，樹立事業(yè)心和責(zé)任感，確保水利工程檔案的可靠性，安全性，完整性。檔案管理人員要加強(qiáng)自身綜合素質(zhì)修養(yǎng)，做好水利工程檔案管理，更好的服務(wù)于水利現(xiàn)代化建設(shè)。

（責(zé)任編輯趙其芬）

【中圖分類號】G27

【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】B

【文章編號】1009-6159（2015）-09-0020-02

收稿日期：2015-05-10

作者簡介：趙金玲（1973—），女，館員