淺談大型供水工程科技檔案管理模式

賀 杰

(遼寧省大伙房水庫輸水工程建設局，沈陽 110006)

1 工程概況

遼寧省大伙房水庫輸水(二期)工程(以下簡稱二期工程)是從大伙房水庫向下游撫順、沈陽、遼陽、鞍山、營口、盤錦、大連7城市供水的一項大型全封閉、長距離水利工程，工程軸線長度261km，其中輸水隧洞長29km，輸水管線232km，沿線主要建筑物有1座取水塔、6座配水站、1座加壓站、8座穩壓塔，沿途穿越鐵路7處、高速公路7處、國省干道20處、河流22處。設計年供水11.66億m3，于2005年開始實施，2010年開始向沈陽、營口供水。

二期工程主要參建單位有29家，其中監理單位4家，輸水隧洞施工單位4家，輸水管線安裝單位9家，PCCP管采購承包單位4家，玻璃鋼管采購承包單位2家，鋼管采購承包單位3家，頂管工程施工單位3家，配水站、加壓站工程施工單位2家。另外包括穿越鐵路工程、啟閉機及閥門機電設備采購等59家。參建單位數量多、行業雜，是工程檔案收集整理的難點。

2 二期工程的科技檔案管理模式

2.1 科技檔案收集范圍及整理執行的標準

二期工程檔案收集范圍包括工程立項、可行性研究、初步設計、施工圖設計、施工、監理、竣工驗收、運行等過程所形成的資料，同時，也包括工程涉及的水文、地質、地震、力學、建筑、氣象、水土保持、環境影響等，以及與其相關的設計、勘測、施工、監理、檢測檢驗、鑒定、驗收等，還有農業、工業、交通、通信、電力、市政、生態環境等各個方面。由于檔案數量大、涉及面廣，受行業、專業限制，檔案整理標準不一，嚴重影響工程科技檔案實體整理規范化和標準化管理。為保證各行各業的施工和生產項目符合行業標準，不缺項、不漏檢，在不打亂檔案整理的標準與原則的基礎上，其執行行業的資料整理標準。這既能有效保證檔案的原貌，又在整體上體現檔案的規范和統一。

在最終形成工程檔案時，對所有檔案按水利工程有關規定進行了統一。二期工程所有的參建單位的科技檔案收集與整理執行的標準都參照:《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822—2008)、《電子檔案歸檔與管理規范》(GB/T 18894—2002)、《水利工程建設項目檔案管理規定》(水辦〔2005〕480號)、《大伙房水庫輸水工程科技檔案管理辦法》、《大伙房輸水工程科技檔案分類辦法》、《大伙房水庫輸水工程檔案立卷及整編操作規程》等。

2.2 大型水利工程建設檔案管理調整

二期工程從2004年開始前期準備工作，到2010年11月14日正式通水，工程歷經6年多，工程資料的起止時間歷時較長，經過的公歷年多。《水利水電工程施工質量檢驗與評定規程》(SL 176—2007)水利行業標準出臺后，二期工程從2008年1月1日以后新開工的單位工程實行新的施工質量檢驗與評定規程標準。二期工程科技檔案資料管理也隨著水利行業的發展及國家新標準與規范的頒布(《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822—2008))及時進行了跟進。

2.3 工程管理與工程科技檔案管理融為一體

根據工程的長距離、線型特點，結合工程管理的現場化、一體化，二期工程科技檔案管理機構設在業主單位工程部，工程部按照工作職能、工程類別、標段及施工范圍設立4個現場指揮部和1個信息室。現場指揮部主要職能是對其所轄區域的工程現場施工進行工程管理，包括現場施工安全、施工質量、施工進度的控制，施工技術方案的初審，工程計量的審核，現場問題的協調等;信息室的主要職能是對二期工程所形成的工程技術文件、檔案進行收集、發放、整理和存檔。由工程部統一負責工程管理和科技檔案工作，有利于前后方及時溝通情況，掌握檔案資料的來龍去脈，避免工作脫節造成檔案資料遺漏，使科技檔案管理與工程建設同步進行。另外，技術文件在現場形成后通過信息室流轉審閱，信息室在技術文件傳遞中就能及時、準確、完整地對原始資料進行收集，為科技檔案日后的組卷、驗收奠定了堅實的基礎。

3 長距離供水工程科技檔案管理的一些做法

3.1 吸納有經驗工程技術人員組織科技檔案管理工作

二期工程科技檔案管理工作由有工程技術經驗的副總工程師組織，這些人員有從事大中型水利工程(如:南水北調工程、遼寧省大伙房水庫輸水一期工程、黃河萬家寨水利樞紐工程等)建設的經歷，對技術文件的編制、歸檔資料的整理形式與范圍、科技檔案驗收程序等具有一定的經驗，這些經歷與經驗對工程與檔案更好地融合是至關重要的。

3.2 創建異地會簽辦公系統

二期工程由于工程點多、線長，監理、施工單位都分布在沿線的各個城市，能否及時對工程施工過程中形成的文件資料進行處理與傳遞就顯得尤為重要。為此，業主及時推出了異地會簽辦公系統。系統開發采用B/S(即瀏覽器/服務器模式)結構，客戶端只要安裝了瀏覽器即可使用該程序，不同用戶分別設置了不同的使用權限，系統內有文件上傳、文件處理、文件發布、文件查詢、消息管理等功能，技術文件可在網上進行上傳、簽發等操作。該系統不但保證了信息系統暢通，使異地之間工程管理更加方便快捷，也為檔案的收集整理創造了條件。

3.3 加強參建單位檔案管理人員培訓

二期工程的參建單位多達80多家，即使每家只配備1個檔案整理人員，最少也是80多人，這些人來自四面八方、各行各業，在進行資料整理時，對歸檔文件整理執行的標準就會有不同的理解方式和方法。要想實現實體檔案的規范化、標準化，組織檔案培訓是非常必要的。首先在理論上統一所有檔案管理人員，同時及時進行現場檢查與指導，發現問題及時進行修正，以確保執行標準的統一性。

3.4 建立統一管理、分級負責制度

二期工程的檔案管理由業主負責，工程部統一管理，各監理單位、承包單位都指定專人負責歸檔文件材料的積累、收集、整理與歸檔。統一管理需執行一個標準，使參建單位有據可依，避免資料混亂，確保了二期工程科技檔案的標準化和規范化;層層分級負責，明確了責任和義務，使各項工作得到落實。

3.5 科技檔案工作與工程建設同步管理

二期工程科技檔案工作與施工進度、工程驗收同步，在整個工程建設過程中進行工程資料的收集、整理工作，避免應歸檔的文件資料不全，施工圖編制不規范等問題。檔案與工程同步最重要的是，發現問題時能夠及時進行補全與修改。

3.6 電子文件的收集與整理

異地會簽系統很好地實現了文件的傳閱與審核，但是無法完成所有文件的檢索與應用，為保證科技檔案的充分利用，對二期工程形成的所有紙質文件的電子文件進行了重新收集與錄入，確保了電子文件的完整性。

4 結語

實踐證明，大型供水工程在建設過程中必須始終堅持科技檔案工作與工程建設進程同步管理，建立統一管理與分級負責制度，創建符合自身特點的管理模式，才能建立一整套真實、完整、規范的檔案資料，避免走彎路和重復性勞動，為最終工程驗收和運行管理提供資料和依據。■