外貿跟單員業務能力提升的策略分析——以寧波雨美世紀進出口有限公司為例

石丹靜，曾 虹

（嘉興職業技術學院，浙江 嘉興 314000）

1 外貿跟單員工作內容與職責

（1）外貿跟單員的工作內容。外貿跟單員是指出口貿易業務環節，在外貿業務員簽訂貿易合同后，承擔各類單據流轉，銜接備貨、訂艙、報檢、保險、報關等環節，協助外貿業務員按貿易合同規定交貨的業務助理，是代表公司選擇生產加工企業，指導、監督其完成生產進度以確保合同如期完成的人員。外貿訂單簽訂后從備貨到出貨直至結匯，這一外貿流程中的所有環節都需要外貿跟單員去安排和處理。

（2）外貿跟單員的工作職責。作為一名跟單員，最重要的使命是使訂單順利地完成，而做到這個就需要履行下列工作職責。①了解客戶對產品的要求。在不了解產品的情況下跟單是一件很危險的事情，自己都不了解產品就無法向供應商解釋產品的細節問題，使供應商了解公司對產品的要求，所以積極與業務員聯系，了解客戶對產品的要求是跟單員開展后續工作的前提。接到訂單后，需要仔細閱讀訂單，了解產品的包裝、交貨期等要求。②選擇合適的供應商。對于跟單員來說選擇一個好的供應商對于后期跟單業務開展是非常有利的。首先供應商的價格要合適，在價格合適的基礎上選擇配合程度高的工廠，后期工作開展就會比較順利。比如：在交貨期緊張的情況下，配合程度高的工廠會將公司的產品提前生產，這對于公司趕上交貨期交貨是很關鍵的。一般來說長期合作的廠家在配合程度上較好。然而在競爭日益加劇的情況下，還是需要不斷開發新的供應商，新的廠家為了尋求長遠合作，在合適的區域內，會給出一個最優惠的價格。③跟進產品生產進展。無論是前期的打樣還是后面的大貨，作為跟單員，與供應商的聯系是必不可少的，尤其是打樣階段，一般客戶的對樣品交期的要求是比較短的，大概十天左右，而工廠的打樣時間需要一個星期左右，快遞到國外差不多要3天，所以免不了要催促供應商盡早安排打樣，以留有充足的快遞時間。等到后期，在大貨生產完成后還要安排驗貨，要和供應商商量好驗貨日期，不能等到第二天要進倉了，才安排QC驗貨，一旦出現大的問題，需要整批貨重新包裝或者更改的話，勢必無法進倉，錯過船期。所以做好一名跟單員除了要時刻跟進產品的生產進展，還要安排好打樣、驗貨的日期。④處理好各單據。除了與供應商做好溝通，跟進貨物的生產情況，處理好各種單據也是跟單員的工作內容之一。一項產品的出口要經歷訂艙、報檢、報關等眾多環節，涉及大量的外貿單據，如：報關單、報檢單、C/O、PL等。公司單證員負責制單，跟單員需要做好單據收集、保管工作，在適當的時候交給業務員，由業務員寄給客戶或者交給相關部門辦理相關手續。合同、商業發票、裝箱單、采購單等，需要跟單員備份，并且按順序整理好，這樣如果后期客戶返單，就可以很方便地找到之前的數據，更加快速地處理好單據。

2 跟單員工作開展乏力的原因

（1）對產品的熟悉度不夠。無論從事什么工作，都要對工作內容有一個充分的了解。對于跟單員而言，充分了解所跟進的產品是至關重要的，然而很多跟單員對這一點并不是特別重視。就寧波雨美公司而言，主營箱包類產品，作為跟單員就不能僅局限于對產品的材質、包裝方式、用途等表面的了解，還需了解產品logo的印刷方式，面料是否需要上漿或者涂層，輔料是不是常用的尺寸，是否需要開版。這些產品相關參數跟單員必須了然于心，否則很可能會陷入一種“人云亦云”的狀態，供應商說什么就是什么，自己無法對產品有一個預估。而在公司很多跟單員都沒有意識到這一點，一心只是想快點完成工作，可以跟進下一個訂單，這樣會導致后期的結果與的預期不一樣，最終造成客戶對產品的質量不滿意，需要重新打樣，嚴重的話需要重新生產大貨。所以對產品的了解還包括對產品面料的了解，對產品工藝的了解，對各種印刷方式的了解，這些對于跟單員跟進好一個訂單是非常重要的。

（2）與其他部門業務銜接不暢。跟單員的工作因為涉及的部門和環節多，而整個合同必須在有限的時間內完成，所以需要若干項工作同時開展，而不是一個工作結束了再處理下一個，習慣了按部就班工作的新晉跟單員往往難以適應。在寧波雨美公司，跟單員要和多個部門打交道，如：業務部、財務部，還要和單證員溝通，在這種的情況下，一個環節出錯就會導致其他部門的工作無法順利開展。就打樣來說，跟單員既要去工廠拿樣品還要預約國際快遞，還需要拍樣品照片給業務員，無論哪一項沒有處理好都會影響到業務員后續工作的開展。

（3）工作的使命感不強。朝九晚五的上班時間除外，對于跟單員而言，休息時間也會需要處理訂單。工廠基本是全年無休的，那么作為和工廠聯系的跟單員也需要時刻“在線”，有時工廠有問題要詢問，無論是不是周末都要處理好；有時打樣的樣品來不及快遞，周末就要自己去工廠拿；也可能工廠趕不上交貨期，就需要提早和業務員溝通好，以便業務員可以和客戶反饋。對于很多跟單員而言，占用周末休息時間是難以接受的，總覺得一個星期的工作已經很累了，周末應該是用來輕松娛樂的，周末加班是不合常理的。因此會出現“臭著臉”去加班或者故意不去工廠取樣品的情況，這對于一筆訂單的完成是有很大的阻礙的，延遲寄送樣品，就會使產品完工推遲，就無法在交貨期內完成訂單。其實這些都是因為工作使命感不強，作為一名跟單員就要有一種精神，心中時刻有訂單，讓自己時刻保持最佳狀態，以一種輕松的心情投入工作。

（4）人際關系的處理能力不強。跟單員的工作需要與業務部、供應商、貨代等多個部門的工作人員打交道，就需要具備要有良好的人際關系處理能力，這會使跟單員工作開展得更輕松，更方便。在企業中，不會處理人際關系也是一個很嚴重的情況。常?？梢娺@樣的情況，身處職場，有些人可以在談笑風生中和其他部門的人打好關系，做好訂單，而有的跟單員遇到一點工作上的不順就要和別人爭得面紅耳赤。善于溝通的跟單員，能夠與各個部門銜接自如，把訂單處理得如魚得水。相反，有些業務員缺乏良好的人際溝通技巧，在訂單跟進過程中處處受阻，這種情況會打擊跟單員的自信心，也會影響到訂單的完成。

3 外貿跟單員能力提升策略

（1）增加對產品的熟悉程度。跟單員是外貿業務員與供應商之間聯系的橋梁，只有熟悉了產品，才可以在雙方之間起到溝通作用。針對跟單員對產品的熟悉度不夠的問題，應該讓跟單員多去樣品室熟悉產品；另外也應該創造更多的機會讓新晉的跟單員在到工廠車間參觀產品生產，了解每一個生產的步驟，熟悉生產產品的細節，這樣有利于跟單員了解生產工藝，對以后跟進類似產品的訂單也有很大的幫助。

（2）實時更新工作流程表格。古語說得好“好記性不如爛筆頭”，跟單員的工作比較繁雜，事情多了會記不住，跟單員應該根據工作流程建立一個表格，每做好一項就記錄一下完成時間，完成情況，每天都可以打開文件確認一下，這樣就不易出錯，能更好地安排好自己的工作。對于一些較細的工作，應該記錄在隨身攜帶的筆記本里，按不同訂單或者供應商做好分類匯總，這樣可以更好地完成每一筆訂單。

（3）增強員工的工作使命感?，F如今各個公司都很重視企業文化的建設，力圖讓員工對企業有歸屬感，更加努力地工作。長期周末時間加班，會讓員工比較反感，員工不僅無法好好休息，也不會愉悅地開展工作。針對這一點，可以用加班工資和福利吸引員工，多勞多得，這樣就可以調動員工的積極性，不會讓跟單員不情不愿，也可以增強員工的向心力，以更加飽滿的熱情投入工作。

（4）跟單員的自我提升。以上的三點都是從企業層面提出對策以期提高跟單員的工作能力，而跟單員的自我提升也是非常重要的。作為一名跟單員首先要有不斷提升自我的想法，否則外界所做的努力都無法真正起到作用。另外，在有了想要自我提升的想法之后，還需要積極地采取行動，多總結經驗，反思自我，找出工作中的不足之處，加以改進。遇到工作上的難處，應虛心向前輩請教，也可多瀏覽外貿類論壇，學習其他外貿跟單員的工作經驗。處處做有心之人，不斷在工作中歷練，長久的積累之后必將鍛煉為一名優秀的外貿跟單員。