基于Access的新生錄取報到系統的設計與開發

嚴巍　王艷紅　胡春霞

摘 要：隨著信息技術的普及應用，高校迎新管理工作的數字化、信息化要求日趨迫切。鄭州澍青醫學高等專科學校獨立開發了基于Access的新生錄取報到系統，文章在調研了鄭州澍青醫學高等專科學校數字迎新系統開發的基礎上，對民辦高校數字迎新設計理念、技術依托、及該校基于Access的新生錄取報到系統的設計與開發及實施效果進行了詳細闡述，該校在節約成本的基礎上實現了新生報到管理工作的便捷、高效，提高了工作效率，提升了管理與服務水平。數字迎新在高校數字化校園建設中占有重要地位，通過文章的論述以期對民辦高校的數字迎新建設工作有所啟發。

關鍵詞：數字迎新；設計理念；技術依托；access數據庫；設計開發；實施效果

“數字迎新”這一概念，最早是由清華大學提出的，該校于2002年投入使用其自主開發的“清華大學迎新系統”，獲得了學生、家長和社會的一致好評。“從新生入校開始建立電子身份實現全校學生數據格式的統一管理和集中共享”，“利用信息化手段改進迎新工作通過將參加迎新工作各部門的相關新生信息進行有效的集成與共享研發迎新信息服務系統，規范新生報到程序，實現新生一站式報到。”[1]

自清華大學推出“數字迎新”之后，國內很多高校陸續自主開發適應本校工作的迎新系統，如復旦大學、浙江大學、西北工業大學等高校。這屬于自主研發式，還有一些高校經濟條件較好，直接向相關公司購買數字迎新系統即自主訂購式，還有一類高校與相應的軟件公司簽署相關合作協議，合作開發適合本學校的迎新系統。

在3種模式中，由于購買成本較高，加之民辦高校有其自身的特點，所以民辦高校的數字迎新系統開發需要具有本土性。鄭州澍青醫學高等專科學校創建于1984年，2002年經教育部審批晉升為普通專科，是河南省唯一的全日制醫學類民辦普通高等專科學校。建校29年，在省、市政府及各級教育、衛生主管部門的大力支持下，學校遵循醫學教育規律，注重內涵建設，堅持科學發展，不斷提升教育教學質量，作為民辦醫學院校在數字迎新系統開發過程中具有自己的設計理念、發展過程和本土化的數字迎新系統。

1 高校數字迎新設計理念

鄭州澍青醫學高等專科學校由于辦學成本原因，最初新生報到工作還采用傳統的人工工作模式。傳統方式下的迎新工作主要依靠手工查對表格、文檔、記錄、統計數據，加上高校迎新工作時間相對集中于2-3天內完成，繁瑣的手工操作程序和高強度的工作頻率，使得迎新工作變得異常復雜，主要表現在：

第一，新生基本資料不完整，流程繁瑣，難以管理；第二，新生錄取信息檢索、驗證、記錄、注冊、統計及專業調整工作量大、效率低，傳統的手工迎新方法已不能適應迎新工作的開展。尤其是隨著教育信息化的進程，以及民辦學校為增強自身競爭力，鄭州澍青醫學高等專科學校在辦學理念上有很大轉變。為了提升民辦學校的服務水平及管理水平，提高服務效率，增強學校辦學實力，在各項工作中體現“以學生為本”的教育理念。這種“以人為本”的教育理念促使學校迎新工作的改革與創新。為了高效、快捷并節約人力，體現“以人為本”的服務與管理水平，學校提出了要開發自己的迎新系統。

該系統要實現以下3個目標：第一，提高迎新工作效率，規范工作流程，實現各相關職能部門信息共享。第二，提升服務水平與管理水平，讓學生感受到在學校生活的便捷。第三，充分發揮本校人力、物力資源優勢，自主研發，降低系統開發成本，提高資源共享率和利用率，推行“節約型”校園建設。

2 高校數字迎新技術依托

學校多年來堅持了以教學為中心，以德育為基礎的辦學方針，近兩年又加強了現代化網絡建設。在育人為本的教育理念指導下，學校確立了建設“學習型校園、文化型校園和數字化校園”3個校園概念。

近年來，該校為適應信息化發展要求，學校堅持育人為本，以教育理念創新為先導，提出了建設以信息為依托的數字化校園，這一理念將傳統的信息化建設和現代的網絡技術結合，以信息化學習環境和優質教育資源建設為基礎，以教學信息化和管理信息化應用為重點，推動了學校信息化建設。正是依托在學校信息化建設的軟硬件條件基礎之上，開發適合本校的數字迎新系統。

學校有線網園區范圍內全覆蓋，主干網帶寬1000M，互聯網出口帶寬210M，網絡信息點1590余個，管理信息系統數據總量13.76G。數字迎新系統基于先進的網絡技術和數據共享理念，明確迎新工作中職能部門的責任和業務管理范圍，達到迎新現場各業務中數據的共享，其中主要涉及招生就業辦公室、教務處、學生處、財務處、后勤處等相關職能部門，主要業務為新生入學報到注冊、班級分配、宿舍分配、繳納費用、信息統計與查詢。為節約成本并達到迎新工作的高校與便捷，本校利用Microsoft Office Access數據庫開發工具，將系統分為信息查詢模塊、數據統計模塊、系統維護模塊三大模塊，完成了數據共享與實時查詢與統計功能，大大提高了工作效率。

3 基于Access的新生錄取報到系統的設計與開發

鄭州澍青醫學高等專科學校《信息化技術在該校新生入學管理方面的應用研究》課題的內容包含了新生入學的身份驗證、報到、繳費、學籍注冊、分專業班級名單、新生報到率統計等多個環節。

基于此，經過充分的校內調研和深入的需求分析后，并對迎新工作的驗證、報道、繳費、注冊、統計等方面做了規范化調整后，通過對該校迎新工作信息類別結構特點進行分析研究，基于Microsoft Office Access數據庫，我們設計開發了適應該校迎新工作的新生錄取報到系統，可以使該校新生入學管理更加科學、高效，也能為服務對象提供及時、全面地服務，且能節約成本，避免因推諉、重復勞動等帶來的人、財、物的浪費。

3.1 報到系統的功能設計

新生入學管理涉及招生就業辦公室、學生處、教務處、后勤處、綜合檔案室等多個部門協同工作，如果沒有信息化程度比較高的迎新管理系統，工作、統計起來非常麻煩，而且耗時。本系統從迎新工作需求出發，基于迎新管理的需要，設計了由數據的查詢、統計和系統維護三大模塊構成的一個完整的信息管理系統架構如圖1所示。

各功能模塊簡要說明如下：

⑴信息查詢模塊：為迎新過程中不同部門提供即時的新生信息查詢功能，如查詢新生基本信息、報道流程完成進度查詢、圖像信息核對等。

⑵數據統計模塊：輸出各類數據統計報表、統計圖例等信息，用以統計迎新過程中報到率、學籍異動、重點復查人員等信息。

⑶系統維護模塊：設置系統運行的參數，減少數據循環冗余。實現信息記錄的增加修改刪除功能、備份修復系統數據功能及數據導出導入等功能。

3.2 報到系統的設計思路

本系統的設計主要基于Microsoft Office Access數據庫開發工具，主要利用其平臺應用廣泛、操作容易、界面友好，設計方便、所見即所得等優點，開發設計過程中只需要使用少量的VBA編程技術即可進行數據管理系統的設計與開發，系統開發過程如圖2所示。

本系統重點選擇了迎新過程中的驗證、報到、繳費、注冊等環節的主要信息，在數據分類統計、分析的基礎上，設計了班級報到花名冊、學籍異動學生統計表、重點復查對象統計表，同時根據系統功能需要，設計了系統登錄、查詢、統計界面。

3.3 系統的應用與實踐

基于迎新工作的實際需要，本系統已經在鄭州澍青醫學高等專科學校等單位得到了初步應用。如圖3所示，給出了相應的“新生錄取報到驗證系統”的用戶界面設計。實際應用表明：基于Microsoft Office Access數據庫環境，設計開發的新生錄取報到驗證系統，具有數據即時更新、統計方便、快捷、開發成本低、易用性強等特點，可顯著提高高校迎新工作的效率和水平。

4 基于Access的新生錄取報到系統的實施效果

鄭州澍青醫學高等專科學校的報到迎新系統自實施以來，受到學生、家長的一致好評，并根據學校實際情況進行不斷的優化與升級，提升了學校的管理與服務水平。

⑴方便快捷。基于Microsoft Office Access數據庫環境，設計開發的新生錄取報到驗證系統，具有數據即時更新、統計方便、快捷的功能，大大提高了工作效率。

⑵準確掌握信息，提升服務水平。基于Microsoft Office Access數據庫環境，設計開發的新生錄取報到驗證系統，實現了學校各相關職能部門的數據共享與流程規范，實現了數據查詢、統計與系統維護三大功能，并對學籍異動以及重點復查對象進行了統計，為新生復查工作創造了很好的信息平臺。

⑶開發成本低，易用性強。基于Microsoft Office Access數據庫環境，設計開發的新生錄取報到驗證系統，開發成本低，實用性強，它只需使用少量的VBA編程技術即可進行數據管理系統的設計與開發，這對民辦學校來說既適應了學校本身的需求，又可以節約辦學成本，達到提高工作效率和服務水平，可謂是一舉多得。

隨著計算機技術的不斷革新與發展，學校將適時對系統進行優化與升級，進一步做成網絡版的數字迎新報到系統，充分利用“報到前”這個環節，將學生信息的審核、班級分配、宿舍分配甚至是繳費等流程在“報到前”就已完成，這樣減少了報到現場的工作流程，節約人力、物力、更加提高報到時的工作效率。

高校數字迎新系統建設已經成為數字化校園建設中的重要組成部分，其作用已經不僅僅局限于為新生報到時提供各類服務，隨著各種新理念新技術的引人，它扮演的角色將會越來越重要。相信在不久的將來，通過各高校的不懈努力和相關軟件公司的深人研究，高校數字迎新系統必將沿著“服務理念上更加人性化、技術運用上更加智能化、流程設計上更加科學化”這一發展方向不斷向前，更好地服務于學生的學習和生活。[2]

[參考文獻]

[1]郭斌，盛艷.高校“數字迎新”的發展概述[J].科技視界，2012（6）18：47.

[2]楊春蓉，趙小勇，楊萬琴.高校數字迎新現狀研究[J].電腦知識與技術.2012（12）：87-95.

[3]陳翼，王明潔，張計龍.復旦大學迎新服務的創新與實踐[J].中山大學學報：自然科學版，2009（3）：19-21.

[4]葉得學.高校數字迎新系統應用研究[J].科技資訊，2014（5）：22.