檔案管理信息化建設中存在的問題和對策

馬玉鐲

摘 要：隨著我國的社會發展和穩步的前進，許多的地方都需要大量的人才來進行管理和信息的整理。而計算機技術的發展也使信息化檔案管理代替了傳統的檔案管理。檔案信息化管理的同時，也存在著許多的問題，下面對存在的問題進行了探究與分析。

關鍵詞：信息化；問題；對策

1 事業單位檔案管理中存在的問題

1.1 工作人員的能力不足

目前在檔案管理工作人員有大學以上文憑的不到20 %，這種現象嚴重導致了工作人員素質低下，相關專業知識不足，能力缺乏。對單位的檔案管理產生了嚴重的影響。因此要對檔案管理工作有足夠的重視，需要優秀的工作人員，充實檔案管理工作隊伍。由于工作人員能力不足，從而導致檔案管理工作效率低下，不能應用現代技術技術進行檢索，依然依靠手工進行檢索，這是我國目前的檔案管理工作現狀。

1.2 新型管理技術的缺乏

在目前的我國檔案管理中，無論是從檢索方法還是從檔案管理工作人員來講，都缺乏相關的新型技術。大多數檔案在保存后北當做歷史存留起來，甚至密閉，不考慮到再次的使用與翻閱。在管理技術中，目前許多地方仍然以保留紙質文檔為主，而沒有建立數字化的現代信息庫。在國外，電子信息檔案已經得到普遍應用許多年，已經走向成熟化。但是在目前的國內，有人人員與技術的缺乏，檔案管理信息化工作，仍是處在起步的階段。事業單位的檔案管理技術應該及時得到更新，運用先進的科學技術與手段，提高檔案管理的工作質量與工作效率。

1.3 投入資金的不足

檔案管理信息化的推進過程中需要更新相關的技術，建立高科技的檔案管理手段，需要相關的硬件設施，如計算機、數據庫等。檔案管理信息化的運行與維持也需要大量資金的投入。而面對我國龐大的事業單位群體，建立信息化檔案管理資金已經嚴重匱乏。相關的資金缺乏，從而導致檔案管理信息化工作難以有效推行，檔案管理信息化停留在理論層面，檔案管理與保密工作效率極其低下。事業單位檔案信息資源是能否做好檔案事業單位信息化的重要保障，因而加強相關的資金投入顯得十分必要。資金的不足會導致信息管理設備長時間得不到更新，技術落后，管理效率低下等問題。缺乏現代管理理念，傳統管理方法和管理理念已經不適應現代社會的發展了。不引進先進管理技術手段，檔案管理效率低下運轉資金不足等問題已經嚴重影響了現代化檔案管理信息化工作。

2 對出現問題的探究及解決對策

2.1 加強工作人員的工作能力

我國目前的檔案管理工作人員素質與管理水平急需提高。應該大力培養檔案管理專業的人才，提高檔案管理工作人員的文化水平。定期組織培訓，提高管理人員的保密意識，使其認識到檔案管理工作的重要性。提高檔案管理工作人員的業務能力、政治能力、職業道德修養。建立有效的考核與約束機制，加強監督工作，提高檔案管理工作人員的積極性。從而促進檔案管理的高效率與有效性。檔案管理工作人員應該有較高的自我管理與約束能力，加強對檔案管理工作知識的學習。掌握新技術，學習心的理論。在現代化的檔案管理中，技術更新速度快。工作人員應該及時將提高自己的歸納信息，整合信息能力，強化技能培訓。在檔案管理中確保檔案的保密性與安全性。檔案管理工作人員的素質高低關系到事業單位檔案管理工作的績效。事業單位在招聘與選拔人才時，細心選拔高素質人才，盡量選擇有工作經驗的高文化人才。定期對檔案管理工作人員進行培訓，學習新方法，新技術和應用新的軟件，提高檔案管理的有效性。

2.2 合理的發明和引入先進技術

為了解決當前事業單位檔案管理工作中的檔案管理制度不健全，設備落后等問題，提高管理的科技水平，促進檔案管理工作的持續進行，應該持續引進與開發新技術，提高檢索效率。打破原來的思想與管理方式，創新管理理念，通過信息化建設提高檔案管理信息化的水平，提高現代科學技術的利用效率。利用互聯網進行信息的歸納與匯總。運用計算機，數據庫等幫助進行檔案的管理與歸納。加強事業單位檔案管理工作的科技水平，將檔案管理與現代科技融合，注重檔案管理信息化建設，實施檔案管理人員網絡，防止檔案的遺失與外漏，尤其是在檔案管理工作人員進行交接的時候，加強信息的轉移，防止職責空白。還需不斷加強對檔案的科學化管理，優化檔案保管，有建立起檔案的多媒體以及全文數據庫，在事業單位內部可以通過計算機來接收電子版檔案。

2.3 政府給予大力支持

檔案管理的信息化是檔案管理工作未來發展的必然趨勢，事業單位要清醒深刻的認識到這一點，加強檔案管理現代化和信息化建設，首先要加大資金投入，加大資金支持力度。從今檔案管理技術設備能夠得到及時有效的更新。事業單位的檔案管理運轉資金主要來自政府。因此政府的大力支持是現代事業單位信息化數據庫能夠有效運轉的關鍵所在。相關的資金缺乏會嚴重導致設備落后，檔案管理效率十分的低下，檔案的保密性沒有保障，檔案的管理與檢索困難，嚴重影響事業單位的工作的有效進行。因此在當今的條件下，加大資金投入，加快設備更新速度，對于提高檔案管理工作的有效性，減少資金浪費，降低運轉成本，具有十分重要的意義。當前條件下，事業單位也應該逐步探索提高效率的方法，資金充裕的事業單位可以逐步申報建立現代化的檔案管理信息庫。不及時制定現代管理理念，傳統管理方法和管理理念將會很難適應現代社會的發展了。沒有引進先進管理技術手段，檔案管理效率低下，嚴重影響了單位的工作開展。這進一步要求政府加大資金與扶持力度。■endprint