檔案管理工作存在的問(wèn)題與對(duì)策

于群

摘 要：本文主要討論檔案的管理中存在的問(wèn)題和解決措施。為今后在單位更好的開(kāi)展檔案管理工作提供可行性指導(dǎo)方案和意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

1 檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1 管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠

管理人員經(jīng)常發(fā)生變動(dòng)，員工素質(zhì)高低不等。加上現(xiàn)在的一部分單位不關(guān)注檔案管理工作，投入的財(cái)力人力都很少，或是根本不設(shè)專門的檔案管理部門，管理工作由兼職人員或其他崗位人員來(lái)?yè)?dān)任。而臨時(shí)人員對(duì)檔案的歸檔整理、存檔要求不夠熟悉，受專業(yè)水平限制，工作能力不強(qiáng)，不能適應(yīng)新時(shí)代下對(duì)檔案管理的新要求。作為檔案管理人員他們的檔案管理工作并不是唯一的職責(zé)，出現(xiàn)了他們不能把足夠多的精力放到檔案管理上。有些人員是從其他部門臨時(shí)借調(diào)的，這也決定了檔案管理人員素質(zhì)能力不夠和理論知識(shí)匱乏的落后局面。

1.2 檔案制度存在弊端

檔案管理制度落后，沒(méi)有現(xiàn)代管理手段做支撐。有些單位的管理制度雖然設(shè)置但并不執(zhí)行或者落實(shí)的不到位，如有些單位在上級(jí)檢查和評(píng)審時(shí)，隨便找國(guó)家的檔案管理規(guī)章或者其他機(jī)構(gòu)的檔案管理制度應(yīng)付檢查，帶來(lái)的效果可想而知，國(guó)家的制度只是個(gè)框架可操作性并不強(qiáng)，而其他機(jī)構(gòu)的制度則會(huì)出現(xiàn)針對(duì)性不強(qiáng)的情況。隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，電子檔案出現(xiàn)并與紙質(zhì)檔案共存存在于檔案管理工作中。但是卻有絕大部分的檔案管理人員對(duì)電子檔案的管理和信息安全并沒(méi)有實(shí)際操作的能力，對(duì)計(jì)算機(jī)的病毒入侵的預(yù)防更是無(wú)從下手。

1.3 管理人員對(duì)待工作的態(tài)度

一個(gè)單位運(yùn)營(yíng)的效果，不僅依靠管理層的指揮決策，更有賴于工作人員對(duì)工作的態(tài)度和辦事的能力效率，檔案管理工作發(fā)展的好壞也離不開(kāi)工作人員的工作態(tài)度。工作人員本身不能對(duì)工作的重要性程度引起重視，那么做工作時(shí)就難免存在偷懶和投機(jī)取巧的情況。認(rèn)為工作對(duì)單位的效益并無(wú)太大影響對(duì)待工作懈怠應(yīng)付，不能及時(shí)的將檔案歸檔保存，缺乏責(zé)任心，也不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的問(wèn)題，這樣的工作態(tài)度對(duì)事業(yè)單位的良好發(fā)展會(huì)有很大負(fù)面影響的。

2 解決檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)人員的檔案管理技能

單位應(yīng)當(dāng)給檔案管理人員在新人入職前進(jìn)行相關(guān)工作培訓(xùn)，并定期開(kāi)展培訓(xùn)，加強(qiáng)他們的專業(yè)技能，提高工作人員對(duì)工作的重要性的認(rèn)識(shí)，端正正確的工作態(tài)度。進(jìn)入二十世紀(jì)末以后，我國(guó)的發(fā)展步伐逐漸加快，因此快節(jié)奏的發(fā)展對(duì)信息的需求量就越大，所以檔案管理的工作人員必須要跟上發(fā)展的步伐，單位也應(yīng)該加以重視檔案管理工作，任用專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理工作。建立高素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)理論知識(shí)的普及。首先，在人員的任用上要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化。最好聘用專職人員擔(dān)任檔案管理工作，降低檔案管理人員的流動(dòng)性。檔案管理人員從臨時(shí)兼職轉(zhuǎn)變成專職人員，來(lái)提高檔案管理人員的工作效率。對(duì)已入職的職員開(kāi)展專業(yè)化培訓(xùn)，提高人員的工作能力、計(jì)算機(jī)技術(shù)水平和獨(dú)立處理檔案保管工作的能力，不斷提高其檔案管理的方法和手段，確保檔案信息保存的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和有效性；同時(shí)也要積極引入高水平的檔案管理系統(tǒng)和相關(guān)技術(shù)的專業(yè)人才，給單位的管理提供支持，促進(jìn)檔案管理工作的系統(tǒng)化、科學(xué)化。單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作給予足夠重視和大力支持，加大檔案管理的人力和財(cái)力投入；號(hào)召其他部門也要積極配合檔案管理部門的工作，為檔案管理工作提供支持；做好檔案收集、整理和及時(shí)提交檔案信息，善于利用檔案信息，將檔案的價(jià)值最大化。

2.2 制定檔案管理制度的有關(guān)規(guī)定

創(chuàng)新管理概念與手段，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。不要受傳統(tǒng)的觀念，管理就是保管的思想所左右，明確檔案是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵信息的重要來(lái)源。工作作風(fēng)一改往常的坐等上門，而是主動(dòng)收集信息檔案，樹(shù)立檔案管理的動(dòng)態(tài)觀。明確市場(chǎng)條件下的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，樹(shù)立檔案管理的效率觀。創(chuàng)新檔案管理方法，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，抓住電子檔案的改革潮流，對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式加以革新，加強(qiáng)電子檔案的管理效率，實(shí)現(xiàn)電子檔案及時(shí)歸檔，有效利用。建立各類多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，并通過(guò)設(shè)置科學(xué)合理的管理權(quán)限，將信息檔案等數(shù)據(jù)庫(kù)分部門開(kāi)放使用，以提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

2.3 強(qiáng)化檔案的保護(hù)與更新等

應(yīng)當(dāng)做好對(duì)檔案的保管工作，按期開(kāi)展檔案審核，在發(fā)現(xiàn)空缺后及時(shí)調(diào)整更改補(bǔ)充。檔案管理人員經(jīng)常進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流提高整體的工作效率。檔案的保管工作不是一項(xiàng)人人做得好的工作，從事檔案工作的人員要有耐心和認(rèn)真的態(tài)度做工作，單位每天都發(fā)生變化，單位的信息每天都需要更新，所以檔案管理人員必須及時(shí)處理信息更迭，及時(shí)的收集新的數(shù)據(jù)信息補(bǔ)充檔案庫(kù)，檔案工作做的越有序，那么單位的發(fā)展也將有條不紊。不斷向高效和高質(zhì)量方向前進(jìn)。

重視檔案開(kāi)發(fā)與利用，操作統(tǒng)一規(guī)范。首先，檔案部門要牢牢明確自己的責(zé)任意識(shí)，緊緊圍繞單位的中心工作來(lái)開(kāi)展完成，積極參與單位的各項(xiàng)重大活動(dòng)等，善于使用多種媒體和工具做好檔案管理工作。其次，單位的檔案管理部門還要不斷開(kāi)發(fā)新的領(lǐng)域，檔案管理部門不僅可以為本部門本企業(yè)提供信息支持，還可以為科研和教學(xué)工作提供單獨(dú)的服務(wù)。最后，檔案管理部門還要不斷挖掘檔案信息的多層次的價(jià)值，即對(duì)檔案信息進(jìn)行深層加工處理，編寫各類專題的匯總經(jīng)驗(yàn)材料，例如單位地基礎(chǔ)信息匯編、大事記記錄等，多途徑、全方位地開(kāi)發(fā)檔案中的信息價(jià)值，為使用者提供全方位、多角度、高效的信息，提高檔案重要作用。這種責(zé)任意識(shí)和行為除了要在檔案管理部門中推廣，還要在整個(gè)單位中形成一種習(xí)慣，讓負(fù)責(zé)一部分檔案收集和整理工作的其他部門主動(dòng)將資料移交到檔案室，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。■endprint