淺析如何通過完備的業務檔案促進教學管理及整合師資

大連科技學院 計美嬌

業務檔案是高校教師的高校檔案中的一種，主要記錄教師的相關工作情況，同時它也是學校檔案的一個重要組成部分。高校通過對高校業務檔案的有效梳理與妥善管理，可以更好地實現把控教學、提升管理的目的，同時也可展示出高校不同階段的教學與管理的進度和成果。教師業務檔案不僅能反映出高校教師的工作能力、教學水平、學科內學術研究水平和工作成果，更能體現其所在單位的師資力量、團隊建設水平和辦學質量。

一、高校業務檔案的內容

高校的教學工作和科研工作是兼具廣泛性和重要性的實踐活動，在此基礎上產生了高校檔案的重要基礎——教師業務檔案。教師業務檔案對于體現教師個人業務與學術水平具備一定直觀性，便于高校領導者在任免人員時知人善任、人盡其才，為高校人事方面的安排提供輔助決策信息。具體來說，教師檔案包含自然情況、教育教學工作及考核情況、學術科研情況、榮譽情況等幾個方面。

1.自然情況。自然情況是指教師的“三歷一職”。所謂“三歷”就是教師的個人簡歷、個人學歷和個人履歷等基本信息；所謂“一職”指教師的職稱變化情況，主要包括專業技術職稱任職資格情況、專業技術職務考核材料、聘任專業技術職務的審批情況、晉升專業技術職務（職稱）審批情況等。這些材料可以比較全面、系統地體現出高校教師在一定階段內其專業技術水平的程度。

2.教育教學工作及考核情況。教學工作包括教師每學年的班級任職、執教、課程反饋信息、課后輔導等，學校通過考核機制來考核此類項目。通過教師自行設定教學計劃、對教學大綱的把控、日常教學教案準備以及相關任務書、學期末對教育教學的總結、業務能力方面考查審核、個人日常的工作量來進行等級考評。這樣能比較清晰地展示出教師在執教期間的教學計劃、教學風格、工作強度及評估反饋等情況。

3.學術科研情況。學術科研是涵蓋其國家承認的學術科研成果、學術團隊的組建和相關活動、教學教改方面的科研經驗、總結以及一些具體案例解析。高校教師在國內外正規的報刊雜志上發表的學術論文、參加學術交流會情況和參加各種論文競賽所獲的經過權威部門認可的榮譽都應歸檔。這部分材料主要反映教師在學術研究方面所取得的成果，它們是衡量教師教研、科研成果最有分量的見證。

4.榮譽情況。榮譽情況主要反映高校教師在教育教學以及科研實踐中所獲成果。這些高校教師的工作成果，是客觀評價教師工作成果、激勵教師整體工作積極性和創造性的重要依據。榮譽情況的歸檔具體來講包含兩部分，一是指高校教師在教育教學以及科研實踐過程中所獲得表彰、獎懲的文字記錄；二是發表的論文、研究的課題和所著專著獲得的獎項證書以及指導學生競賽所獲榮譽。

二、高校教師業務檔案管理中存在的主要問題

目前，很多高校僅重視人事檔案的建設，并沒真正認識到教師業務檔案建設的重要性，對整個檔案工作不夠重視，從而直接導致教師業務檔案無論是管理環節還是利用環節都存在很多問題。

1.管理人員不專業，管理責任心不足。對于大部分高校來說，高校教師的業務檔案管理沒有得到應有的重視，因而沒有設置專門的管理機構，教師業務檔案管理工作人員大部分是兼職，并且是非檔案專業人員。在檔案的管理中，沒有固定責任人，相關責任人頻繁更換，檔案管理工作大多由院系辦公室主任、教學秘書等人員兼管。這種狀況直接造成了管理人員構成不穩定，管理職責權限不明晰。同時，檔案管理人員缺乏從事管理工作所需要的專業性知識與技能，對相關業務檔案的管理重視程度不夠，檔案管理業務不精、工作責任心不足，這些問題都直接影響了檔案管理的成效，從而對教師業務檔案的建設以及管理水平產生嚴重影響。

2.管理方式有待改善，管理手段陳舊落后。教師業務檔案不僅內容廣泛，而且涉及面非常大、信息量大，這就要求管理工作保證質量的同時也要保證效率。但現實狀況是，大部分高校教師業務檔案的管理尚處在全手工或半手工的操作狀態，完全不具備高效、優質、便捷的現代化管理特點。從而使教師業務檔案信息的搜集和整理、存檔及分類的這些工作滯后嚴重，進而更直接地影響了教師業務檔案的整體規劃、編輯、利用和研發。甚至會存在一些教師檔案內容大量重復、利用低效無序的狀況，使一些管理工作都處于重復做無用功的尷尬境地，一定程度上影響了教師教學、科研工作的質量。

3.管理工作政出多門，缺乏系統性。目前，高校業務檔案管理缺乏統籌安排，造成了人力、物力、財力等方面的浪費，違背系統管理的原則。大多高校沒有明確規定教師業務檔案的分類、管理和歸檔部門，導致高校教師業務檔案的管理中的出現一系列問題。況且，教師業務檔案管理目前相對分散，學校的某些教師業務檔案由人事部門、教務部門或其他相關師資部門全權管理，某些高校則是由幾個部門分工合作管理。而且高校教師檔案內容的質量相對較低，大同小異，缺乏管理的創新，難以全面且客觀、準確地反映高校教師的工作實際情況。另外，管理上的各自為政造成管理缺乏系統性，檔案資料收集不全或散失嚴重等狀況，這些都不利于檔案完整長久地被保存，也為更好地綜合利用并最大化其價值增加了難度。

三、加強高校教師業務檔案管理的對策探析

教師業務檔案能夠真實反映教師在校各種情況，將其作為評估依據能夠對每一位高校教師作出客觀而準確的評價，是評價高校教師業務水平、學識水平和科研水平的重要參考條件，更是評價高校整體教育、教學水平的一項重要指標。因而，對高校教師業務檔案管理工作的改善與提高十分必要。

1.完善檔案管理制度，明確責任機構。首先，教師業務檔案應當建立起一個健全完善的管理制度，將檔案管理工作的不同環節制度化；其次，需要統一教師業務檔案管理標準，檔案的歸檔要使用同一標準，推進檔案管理規范化進程；最后，教師業務檔案應由一個管理部門統一管理，同時在各個分院按需設立協管員，形成層級負責、循環管理體制。

2.采用先進管理手段，實施科學規范管理。在高校檔案業務管理中，要合理利用網絡資源，并要盡快建立校內檔案管理網絡化數據庫。作為學校檔案管理的主管部門，為適應和滿足現代教育事業的發展需要，有必要、有責任積極利用日益更新的網絡技術來提高信息采集核對工作的效率，進而實現管理方式的現代化、高效化。舉例來說，高校可以建立電子檔案，配合紙質檔案合理利用，使檔案的利用更加便捷，逐步構建檔案利用平臺，從而實現高校教師檔案管理現代化、數字化的目的。

3.重視檔案管理人員培養 ，提高管理水平。管理隊伍是影響高校業務檔案管理的重要一環，管理人員素質的高低直接影響管理水平。這就要求高校教師業務檔案工作者必須優化能力，從而使檔案管理更加規范化、現代化和高效化。學校要特別重視業務檔案人才的選拔和培養，檔案管理人員在具有專業檔案管理知識的同時要掌握計算機應用的相關知識，更重要的是要有高度的事業心和強烈的責任感。因此，高校應開展相應的培訓和指導，通過系統培訓使管理人員能夠更加全面地掌握相關知識、樹立工作理念、提高工作技能，從而適應現代化的管理方式。在建立培訓機制的同時完善考核機制，不斷提高管理人員水平，及時調整管理隊伍，為高校教學水平評估工作奠定堅實的基礎。

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