我國民生檔案利用工作現狀及對策分析

張連星

摘要：民生檔案利用逐步成為當前檔案工作的熱點問題。本文針對地市級國家綜合檔案館館藏民生檔案利用工作中存在的幾方面問題，提出對民生檔案概念進行再認識，加強民生檔案資源體系建設；加快推進民生檔案數字化進程；搭建貼近百姓實際的利用平臺等五項對策。

關鍵詞：民生檔案檔案利用

黨的十六大以來，中央相繼做出一系列關注民生、改善民生、服務民生的舉措，“民生”逐漸成為中國社會的關注焦點；同時，隨著法制化社會進程的加快，民眾法律意識的提高，民生檔案利用工作逐漸成為檔案工作的熱點。當前，我國各級檔案部門都加大了民生檔案服務的力度，取得了一定成績，但仍存在不同程度的問題。因此，各級檔案部門，特別是地市級國家綜合檔案館以民需為導向，建立和完善適應民生工作標準和要求的民生檔案利用體系至關重要。

一、地市級國家綜合檔案館民生檔案利用工作的問題

（一）民生檔案利用工作的法規、規范仍需進一步完善統一

首先，相關法規、規范未能完全覆蓋各類民生檔案管理的全部領域，可操作性不強，現有法規、規范未能針對新的情況作出調整，或是相關條款定義不清，容易導致利用者與檔案館產生不同的解讀，給民生檔案的利用工作造成不利影響。

其次，各檔案館之間、檔案館與相關部門之間對同一類民生檔案利用的規定存在差異，導致公民持相同的證明材料查閱同一類民生檔案時，部分檔案館或相關部門可接待查閱，而其他檔案館或相關部門則不予受理。

第三，檔案證明形式不統一，有待進一步規范。各地市級國家綜合檔案館出具的各類民生檔案證明格式并不統一，有的為出具固定格式的文本證明，有的則為復制檔案原件并加蓋檔案證明章，且證明章的規格、顏色、加蓋的位置等也不統一。有可能為其他機關開展后續工作造成不必要的麻煩，同時也加大了不法分子冒用或偽造檔案證明的可行性。

（二）民生檔案的概念定義亟待進一步清晰

目前檔案界尚未形成清晰、統一的民生檔案的定義，尚未對其內涵和外延作出科學、明確的解釋。對民生檔案的生成、流轉、種類、作用，以及民生檔案與專門檔案的劃分、種屬關系等亟須進行合理界定。

（三）民生檔案信息資源整合有待進一步強化

首先，民生檔案信息資源的館際交流合作與信息共享有待進一步加強；其次，民生檔案形成部門與國家綜合檔案館之間的交流合作與信息共享也有待進一步加強。

（四）民生檔案數字化進程有待進一步提速

雖然各檔案館均不同程度地推進著館藏民生檔案數字化的進程，但館藏檔案數字化的程度與社會對民生檔案的需求仍存在一定差距。除婚姻、知青、用工等利用最為頻繁的民生檔案外，其他類型的民生檔案尚未全部實現人名級檢索。

（五）民生檔案信息網絡化服務的能力有待進一步提高

館藏民生檔案的利用平臺有待進一步拓寬，檔案信息網絡化服務的能力有待提高。民生檔案信息資源的跨館利用，國家綜合檔案館與各機關檔案室、各級行政服務窗口間的跨平臺服務尚未有效開展。

二、對進一步加強和完善地市級國家綜合檔案館館藏民生檔案利用工作的對策建議

針對上述問題，筆者建議，地市級國家綜合檔案館應逐漸確立“依法開展、民需為先、科技帶動、平臺前推、協調聯動”的指導思想，積極適應新形勢、面對新問題，在法律法規許可的范圍內最大限度地滿足公民、法人和其他組織對民生檔案信息的需求，充分發揮民生檔案功能。

（一）以民需為導向，建立完善統一，銜接順暢的民生檔案管理法規規范

1.進一步建立健全民生檔案管理法規。建議檔案行政管理部門與各類民生檔案形成機關密切協作，建立健全基于民生視角的，符合民生檔案利用需求的，完善統一的檔案管理法規規范。對尚未制定的民生檔案法規應盡快立法，對已有的但不夠完善的檔案法規要修改完善；對相關法律法規間存在沖突矛盾的，要盡快予以解決。

2.進一步健全完善民生檔案利用工作規范和工作機制。應建立起以政府為主導的，由檔案行政管理部門、檔案館及各民生檔案生成部門和民生服務窗口單位共同組成的領導小組或聯席會議等形式的議事機構，以方便民生檔案生成、保管和提供利用等相關部門針對民生檔案工作的問題進行協商，溝通一致，科學決策。

一方面，在開展廣泛調查研究的基礎上，由上一級國家檔案行政管理部門協調各民生檔案形成機關，共同研究制定全市統一的民生檔案利用規范，保證本市所屬地市級國家綜合檔案館、各專業檔案館和各機關檔案室民生檔案利用工作的協調一致；另一方面，根據民生檔案信息提供的實際，統一民生檔案證明的形式、內容、證明章加蓋規范等要求，既保證檔案證明的法律效力和嚴肅性，又盡可能避免偽造檔案證明等不法行為的發生。

（二）基于民生需求視角，從工作實際出發，對民生檔案的概念進行再認識

筆者在充分借鑒已有研究成果的基礎上，從民生檔案工作的實際出發，嘗試對民生檔案再定義，具體如下：

民生檔案是指國家機構、社會組織在從事社會管理與社會服務活動中直接形成的，涉及公民生存、生活和社會活動等物質生活與精神生活各領域的，對國家、社會，特別是對公民個體有保存價值憑證作用的各種文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式的歷史記錄。民生檔案的定義有廣義與狹義之分，廣義的民生檔案泛指所有與民生相關的，關乎廣大民眾切身利益的檔案；狹義的民生檔案是指與公民生存與生活直接相關的專門類型的檔案。

（三）加強民生檔案資源體系建設，為館藏民生檔案開發利用奠定基礎

1.對于各機關檔案室而言：一是加強文書檔案中民生檔案的收集歸檔；二是強化本單位專門檔案的收集工作。如民政局、人力資源和社會保障局、環保局等業務職能局產生的專業（專門）檔案，其本身就直接涉及百姓生活，屬于民生檔案的范疇。

2.對于地市級國家綜合檔案館而言：要進一步貫徹落實國家檔案局第9號令，結合本地區、本檔案館的實際、民生工作的發展和民生檔案信息需求的變化，及時調整本館檔案收集范圍。由于民生檔案的生成機關對于民生檔案的管理和利用較為權威，因此，檔案館在接收民生檔案的同時，應將該類民生檔案的利用指南一并接收進館。

3.加強檔案館與機關檔案室之間的民生檔案信息資源共享。科學技術的飛速發展使當今社會進入到大數據時代，數據存儲的成本急劇降低，信息共享變得更為方便和快捷。建議通過運用高科技，在健全完善確保檔案信息安全的基礎上，嘗試采用實體移交與信息移交相結合的方式對于檔案實體暫時無法提前移交進館或不屬于進館范圍的民生檔案，可在相互協商一致的基礎上，將機關檔案館保存的民生檔案信息接收進館以方便利用。

（四）加快推進民生檔案數字化進程

進一步加快推進地市級國家綜合檔案館館藏民生檔案數字化進程。按照“民需為導向，利用為優先”指導思想，建立起各類民生檔案專題數據庫，并實現檔案館與各專業系統之間生成數據的移植和共享；同時要進一步加快推進機關檔案室室藏檔案信息化進程。

（五）工作前置、端口前移、多項并舉，搭建貼近百姓實際需求的民生檔案利用平臺

首先，搭建檔案館館際間的民生檔案信息利用平臺。在統一的民生專題檔案數據結構規范的基礎上，實現各地市級國家綜合檔案館館藏民生檔案數據信息的共享；其次，搭建檔案館與機關檔案室之間的民生檔案信息利用平臺。檔案館館藏檔案和機關檔案室檔案之間存在著互補的關系，館室檔案信息利用平臺的建立可以更好地彌補館室之間信息的不足，豐富民生檔案資源，把民生檔案的分類管理置于前端，加快專題檔案的形成和細化，縮短檔案和利用之間的時間，進一步提高民生檔案的利用效率；再次，端口前移，貼近百姓提供民生檔案信息服務。借鑒和參考昆山、太倉等地鄉鎮、社區檔案館建設的成功經驗，在地市級國家綜合檔案館的服務范圍內建立多個民生檔案服務窗口，將民生檔案服務延伸至村鎮、社區，打破檔案利用在地域上的局限性，縮小檔案和社會的距離。endprint