國家綜合檔案館政府信息查閱中心建設研究

王巧玲+張金峰+范欣宇

摘要：政府信息查閱中心是國家綜合檔案館“五位一體”的功能之一，其建設發展與中國民主政治建設與大數據時代背景密切相關。目前中國絕大多數國家綜合檔案館政府信息查閱中心實際提供的公開信息比《中華人民共和國政府信息公開條例》要求的范圍窄，且實地查閱利用率較低，很多工作人員認為其屬于邊緣功能。針對上述問題，作者提出必須在檔案部門就新形勢下政府信息查閱中心建議之重要意義達成共識，從滿足用戶需求的角度出發，盡量拓寬政府信息的接收范圍，發揮綜合檔案館館藏與信息管理體制優勢，打造相對具有獨特優勢的一站式公共信息資料中心，充分挖掘實體館和互聯網各自優勢，創新信息提供方式。

關鍵詞：國家綜合檔案館政府信息查閱中心檔案館建設

2000年以來，中國國家綜合檔案館開始了向公共檔案館轉型的歷史性進程，并實現了從“三位一體”到“四位一體”、“五位一體”功能定位的跨越。[1]2008年實施的《中華人民共和國政府信息公開條例》（以下簡稱《條例》）在法規層面正式將提供政府信息利用服務確定為國家綜合檔案館的法定職能。另一方面，圍繞滿足新型功能定位需要的、新一輪全國范圍內的各級國家綜合檔案館建設（含新建、改建、擴建）大潮也自2000年以來拉開序幕，并逐漸由沿海、東部等地向內陸、中西部推進。[2]因此，我們有必要以新一輪建設大潮為契機，總結分析國家綜合檔案館政府信息查閱中心的建設現狀與問題，并在此基礎上探索符合新時期發展的建設新思路。

一、國家綜合檔案館政府信息查閱中心建設的現狀

為了解國家綜合檔案館政府信息查閱中心的建設情況，除查閱文獻、流量網站以外，課題組于2013年7月至2014年11月赴京、津、滬、浙、蘇、皖、魯、遼、粵、桂等地國家綜合檔案館開展了實地調研。

（一）各級國家綜合檔案館都于2008年前后掛牌建立了政府信息查閱中心

盡管掛牌的名稱并不完全統一，如中央檔案館掛牌的名稱是“政府公開信息查閱中心”，北京市掛牌的名稱是“政府信息公開查閱中心”，上海市掛牌的名稱是“政府公開信息查閱服務中心”、吉林省掛牌的名稱是“政府公開信息查閱利用中心”，但全國各級國家綜合檔案館都在《條例》正式實施的2008年前后相繼在原已公開現行文件服務中心的基礎上，建立了政府信息查閱中心，并圍繞政府信息收集、整理和提供利用三大環節建立了基本的工作制度，配備了相應的場地、基礎設施設備和工作人員。

（二）一般都提供紙質和電子版雙套政府信息查閱服務

目前各級國家綜合檔案館政府信息查閱中心都提供紙質版和電子版雙套政府信息查閱服務，其紙質版政府信息的收集主要通過政府部門報送，但電子版的收集方式大致有三種：一是由政府部門同紙質版政府信息一起報送過來的，如山東省檔案館；二是從政府在外網上開通的政府信息公開網站下載并導入檔案館自身開發的政府信息資源數據庫中，如青島市檔案館；三是檔案館提供的電子版閱覽服務其實就是為利用者提供上網設備，讓其瀏覽政府在外網上開通的政府信息公開網站，如北京市檔案館。

（三）各級國家綜合檔案館的政府信息查閱中心的設置大多相對獨立

鑒于檔案與政府信息兩者在工作對象、尤其是在保密和安全要求上的不同，大多數國家綜合檔案館的政府信息查閱中心都設置在相對獨立的空間中，與檔案信息的查閱利用區域有明顯地界限區分，其信息收集、整理和提供利用等工作也都自成體系。

二、國家綜合檔案館政府信息查閱中心建設面臨的主要問題

（一）國家綜合檔案館實際提供的公開信息比《條例》要求的范圍窄

《條例》第十、十一、十二條列舉了十余類涉及民眾切身利益、各級人民政府應當主動公開的政府信息具體內容。調研發現，國家綜合檔案館政府信息查閱中心提供的政府信息，是由同級政府及組成部門根據自身制定的“政府信息公開目錄”移交的，其所涉范圍往往小于《條例》的規定；有的地方甚至利用《檔案法》、《檔案法實施辦法》與《條例》的矛盾沖突之處，將本應公開的政府信息提前歸檔，并以此為由，拒絕公開。另外，從時間上看，大多數國家綜合檔案館政府信息查閱中心提供的公開信息都在2008年及以后。

（二）實體館查閱利用率自2008年后銳減，目前很多地方場地設備閑置

國家綜合檔案館政府信息查閱中心實地查閱人數在2008年《條例》正式實施后開始銳減。很多調研對象甚至不愿提供具體的統計數字，只說“人數很少”。另外，浙江省2011年的調研數據也同樣說明了這個問題：有45%的檔案館未開展利用人次的統計，利用人次在10人以下的占25%。[3]

實體館的查閱利用率較低，其重要原因之一與上述問題密切相關：即其提供的信息比《條例》要求的范圍窄，不能最大限度地滿足公眾查閱利用需求；其重要原因之二就是《條例》正式實施后，綜合檔案館自2000年以來因職能創新[4]而獲得的政府現行文件利用服務提供方面的相對“壟斷”地位不復存在，且與《條例》規定的其他幾類主體，如圖書館，政府門戶網站等相比，綜合檔案館政府信息查閱中心目前提供的服務不僅沒有競爭優勢，甚或還處于弱勢地位。這種弱勢地位既體現在綜合檔案館相對較低的公眾知曉度上，也與其服務提供時間僅限于工作日有關。

（三）通過檔案信息網發揮政府信息查閱中心功能的比例相對較低

截至2014年5月31日，在31個省級國家綜合檔案館中，有7個不提供相關服務（其中1個尚未建立檔案信息網），約占整個調查對象總數的22%；有9個提供鏈接跳轉至政府開通的政府信息公開網頁，占比為30%；有9個提供的是已公開現行文件公開服務；僅有6個提供政府信息公開服務。如果將提供已公開現行文件的公開服務等同于提供政府信息的公開服務，那么在31個省級單位中，國家綜合檔案館通過檔案信息網絡發揮政府信息查閱中心基本功能的僅占48%。

（四）政府信息查閱中心的地位不受重視，很多工作人員認為是邊緣功能endprint

調研發現，很多國家綜合檔案館的工作人員認為，檔案館的本職是保存和管理檔案并提供利用服務，提供政府信息只是附帶的，何況目前查閱利用率低，更說明該工作目前沒有太大的社會需求。

三、推進國家綜合檔案館政府信息查閱中心建設的建議

（一）在檔案部門就新形勢下政府信息查閱中心建議之重要意義達成共識

在檔案部門內部統一認識：由于檔案與政府信息之間存在的密切關系，國家綜合檔案館是最重要的政府信息儲存中心，建設政府信息查閱中心既是現行法律法規即《條例》賦予的法定職能，也是中國民主政治建設、大數據時代經濟社會發展對其向公共檔案館轉型及創新發展提出的必然要求。[5]

（二）從滿足用戶需求的角度出發，盡量拓寬政府信息的接收范圍

以《條例》規定為依據，以公眾普遍關注的民生、環保、政府預決算、稅收、城市建設等內容為重點，逐步促使各行政機關將應主動公開的政府信息全部移送進館，并將接收政府公開信息的年限，由2008年逐漸向前延伸。[6]

（三）打造相對具有獨特優勢的一站式公共信息資料中心

從信息時效性劃分，政府信息包括政府現行信息和歷史信息。與圖書館、行政服務大廳相比，國家綜合檔案館的獨特優勢在于其豐富的館藏檔案資源及專業化的信息管理體制，這些館藏檔案不僅包括根據《條例》應公開的政府歷史信息，還包括其他應向公眾開放的從各個方面反映時代變遷的社會歷史信息。因此，可以在做好保密審查工作的基礎上，充分發揮國家綜合檔案館的獨特信息資源優勢，對政府信息和開放檔案兩者進行資源整合，運用大數據思維推進管理創新，提供深層次、高質量的公共信息產品，打造一站式公共信息資料中心。

（四）充分挖掘實體館和互聯網的各自優勢，創新信息提供方式

在信息技術日益普及的今天，互聯網因其方便快捷、不受時空限制，已成為公眾獲取信息的首選方式。[7]國家綜合檔案館政府信息查閱中心建設須重視和加強網絡應用的開發，提供便捷的多移動終端搜索、下載和在線閱覽、個性化公共信息管理幫助、訂閱和推送等服務。另一方面，實體館在提供紙質版文件資料閱覽、數字信息終端設施設備、信息技術支持、開放親民的公共信息文化場所等服務方面則具有互聯網不可替代的優勢。

*本文為北京市檔案局項目（編號：2013-01）“國家綜合檔案館建設研究”的階段性研究成果之一，該項目為以北京市檔案局（館）為依托單位的北京市校外人才培養基地建設項目（2012）。

參考文獻：

[1][2]楊冬權.[N/OL].[2009-12-30]全國檔案局長館長會議上的講話.http：//jda.cq.gov.cn/xwzx/ldjh/ 21726.htm.

[3]郭嘯笑.國家檔案館政府信息公開服務效果評價研究[D].浙江：浙江大學，2012.

[4]楊霞.國家檔案館政府信息公開服務：困局與應變[J].檔案學研究，2014，（1）：54-58.

[5]國家檔案局辦公室中共中央辦公廳國務院辦公廳印發關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見[[N/ OL].中國檔案報.[2014-5-5].http：//www.zgdazxw.com. cn/news/2014-05/05/content_45061.htm.

[6]馬忠魁.北京市國家檔案館政府主動公開信息接收和查閱工作面臨的主要問題及對策[J].北京檔案，2013，（9）：18-20.

[7]胡燕.公眾檔案利用行為現狀的調查分析——基于蘇州市民的調查[J].檔案學通訊，2014，（5）：4-10.endprint