檔案館危機管理問題研究

鍋艷玲+邊曉琳

摘要：網絡的發展和新技術的引入使檔案館外界環境及內部諸要素都發生了很大變化，也使得檔案館運營與管理中“危機四伏”，危機管理的水平將會影響到檔案館的生存與發展。本文針對目前檔案館普遍存在的管理危機、資源危機、檔案實體及管理信息系統運行安全危機、服務危機提出了一些危機應對的策略。目的在于提高檔案館危機管理的效果，促進檔案館的可持續發展。

關鍵詞：危機管理管理危機資源危機服務危機

Research on Archives Crisis Management

Abstract：With the developmentofnet？ work and newtechnology，many ele？ ments in the external and internal archives have undergone great changes. Dangerous exists in the operation and management of archives. The level of crisis management will affect the survival and development of archives. Based on widespread crisis in ar？ chives，such as management crisis，re？ source crisis，services crisis，archives cri？ sis and MIS security crisis，this paper puts forward a number of strategies to deal with the cri？ sis. It aims to improve the effectiveness of crisis management and the sustainable development of ar？ chives.

Keywords：crisis management；management cri？ sis；resource crisis；services crisis

由于信息技術、網絡技術的不斷引入，各種檔案管理系統的生成及普遍應用以及信息公開、信息共享等理念的深入人心，檔案館一方面獲得了難得的發展機會；另一方面也導致檔案館在檔案館管理、資源建設、檔案實體及檔案管理信息系統運行安全、檔案館服務等方面“危機四伏”。

一、檔案館危機及其管理

檔案館危機是由于檔案館系統內部以及系統與外部環境之間的一種由不平衡而引發的矛盾狀態，往往表現為對檔案館生存與發展帶來威脅的事件。這些看起來“突發”的事件都要經歷一個檔案館內部與外部的構成要素、運作規則、發展秩序由常態到異化、裂變的過程。因此檔案館應以系統的視角全程管理的觀點協調系統結構和系統中各要素的關系，從而達到防止危機、優化系統的目標。[1]如解決檔案館的服務危機，需要將新媒體技術的發展、Web2.0技術、智能手機等移動終端的使用，檔案從內容到形式的變化以及用戶需求等都納入到考慮之中。雖然近年來檔案館的危機事件大多表現為庫房及檔案實體面臨危險，但任何檔案館外部環境與內部子系統的不協調都可能導致檔案館危機。檔案館危機既存在于與外界環境或相關組織的不平衡或沖突中，也存在于檔案自生成到流轉至檔案館的整個過程中。據此，本文將檔案館危機歸納為四類，即管理危機、資源危機、檔案實體及檔案管理信息系統運行安全危機、服務危機，各類危機及其簡單描述如表1所示：

表1檔案館危機類型及其描述

二、關于檔案館危機管理的認識誤區

檔案館危機管理，就是針對檔案館在運營管理及發展過程中可能發生或正在發生的危機，進行事先防范、事中反應、事后及時妥善處理的一種戰略管理手段。[2]《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的第四部分為“建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系”，涉及到加大安全保密執法檢查、建立完善檔案安全應急管理制度、改善檔案保管保密條件、重要檔案實行異地異質備份保管、保障檔案信息安全共五個方面。[3]可見，檔案館危機管理已引起了普遍關注，但由于檔案館自身結構及外部環境的復雜性，對檔案館危機及其管理的認識還存在著誤區。

（一）檔案館危機管理是全面管理而非局部的管理

檔案館與外界環境或相關組織的任何不平衡或沖突都可能導致檔案館危機。檔案在收集、整理、鑒定、保管、利用、展覽等整個過程中，每個環節的疏忽或處理不當也都可能引發危機，制定危機預案以及處理危機時，應系統分析和統籌安排，不能“頭痛醫頭腳痛醫腳”。另外，危機管理是檔案館的重要管理職能，是一項系統的、有計劃、有組織、決策非程序化的管理過程，有效的危機管理應該包括培養危機意識和危機管理能力、設置危機管理機構、制定相關的法律法規、完善檔案館管理制度、妥善安排危機管理的人、財、物等各個方面，只有全面地為危機預警和處理做好各種安排，才能真正做到未雨綢繆，防患于未然。

（二）檔案館的危機管理是全程管理而非某一階段的管理

危機生命周期理論指出，危機從出現到結束過程有不同階段，且不同階段有不同特征。危機管理需要按階段確定工作重點。檔案館應根據各種征兆來辨別危機，并著手處理。許多檔案館投入大量精力于危機后的救治及恢復工作，殊不知，有些損失本可以避免的。檔案館危機管理應是事前、事中、事后全程監控處理的連續鏈條，是一個系統工程，絕不等于危機后的救治，也不僅是危機前的預防。

（三）檔案館危機管理是全員管理而非某部門的管理

危機管理作為檔案工作的重要內容，各級檔案行政管理部門應將其納入到所制定的法規、制度、方針、政策中。檔案館領導者是危機管理中主要的管理主體，領導者的危機意識、創新管理能力、專業技能以及對技術發展和外界環境變化的敏感性決定了檔案館危機管理的有效性。檔案館工作人員是檔案業務工作的主要承擔者，要對檔案信息資源進行加工整合、組織、提供利用，因此需要熟練掌握相關信息技術、正確操作各種信息系統，時刻注意保護檔案實體安全及檔案信息資源的安全營造有益于危機管理的組織文化。endprint

除此以外，檔案館危機管理還涉及檔案界研究人員、學術團體、學會、協會、社會公眾以及相關部門工作人員（有關政府部門、電信管理部門、交通運輸部門等），實現這些主體在分工基礎上的通力合作是進行有效危機管理的基本策略。

三、改進我國檔案館危機管理的策略

（一）優化檔案館管理危機的管理

管理危機是由于檔案館管理水平落后，思想意識保守，管理體制不健全，責權利不明確，缺乏激勵機制和競爭機制，缺乏可供借鑒的標準等原因而造成的危機，[4]實現檔案館的可持續發展，必須在管理理念和管理方法上與時俱進，不斷創新。

首先，提升戰略規劃水平。戰略規劃是在全面了解檔案館所處環境及發展趨勢的基礎上，制定面向未來的使命、遠景、目標、戰略及其實施計劃的思維過程與框架。提升戰略規劃水平，檔案館應主要從以下三點入手：一是準確定位，即根據本館的組織結構、人員素質、服務能力、館藏狀況、研究與開發能力、設備與財務狀況、檔案館外部環境特征等，制定其長期與短期發展目標。二是在戰略規劃中要突出數字資源管理開發與創新檔案館服務，以更好地滿足用戶需求。三是強化評估體系，監督戰略規劃的實施過程，以確保其戰略目標的實現。

其次，創新檔案館組織結構。傳統的檔案館組織結構，是根據檔案在檔案館的流動而進行的分工，因為部門與部門之間缺乏溝通而不免會存在重復勞動、責任推諉現象。在《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中，也明確提出“有條件的地方要對機關檔案機構和人員進行有效整合，進一步降低行政成本，提高工作效能。”[5]創新組織結構是在檔案業務流程重組的基礎上，對檔案館組織結構進行的改革，使檔案館成為一個緊湊、富有彈性的組織。

最后，完善管理制度。“無規矩無以成方圓”，制度是檔案館管理不可缺少的工具，是檔案館工作順利進行的重要保障。檔案館所面臨的管理危機、檔案實體及檔案管理信息系統運行的安全危機、資源危機、服務危機等都需要通過制定、執行完善的制度而減免。

（二）優化檔案館資源危機的管理

首先，優化館藏資源建設。一方面，綜合檔案館、高校檔案館、專門檔案館、城建檔案館等由于社會分工不同，在資源建設方面側重點也應有所不同。檔案館應根據本館定位建設館藏，如綜合檔案館作為社會記憶保存的主要場所，其資源體系也應是多維的，要能反映社會活動的方方面面。另一方面，應將數字檔案資源與傳統檔案資源進行整合。大量檔案以電子郵件、音（視）頻等電子形式生成、傳輸、利用，這些記錄作為人類社會生活的產物，在構建社會記憶中起著不可替代的作用。可喜的是，數字檔案資源的建設在上海、青島等地的檔案館已經取得了較大的進展。

其次，完善檔案組織存儲效果。組織是使檔案資源程序化的過程，是其可用的前提。檔案組織是為了更好地揭示和利用檔案及其價值，然而，大多數檔案組織是專業性有余而可用性不足。筆者在訪問國內大多數檔案信息網站時發現，各檔案館能夠從多個角度組織檔案信息，進而提供多個檢索途徑，如分類號、檔號、關鍵詞、責任者、發文時間等，但這些組織方式無不是從檔案工作的角度出發，很少用戶能真正了解這些術語的含義，更別說利用這些途徑檢索檔案了。因此完善檔案信息組織效果，應以用戶需求為中心，從完善館藏分類體系、優化檔案著錄效果、優化電子文件元數據標準、采用XML等資源描述方法等方面入手。

（三）優化檔案實體及檔案管理信息系統運行安全危機的管理

檔案實體及檔案管理信息系統運行的安全是檔案館賴以存在的前提。近年來，由于天災人禍等突發事件致使庫房及檔案實體遭遇滅頂之災的事件已不罕見。病毒、黑客、不正當操作等對檔案管理信息系統造成的損失有時也是致命的。應對這些危機，檔案館需從以下幾個方面入手：

首先，加強檔案館基礎設施的安全建設。檔案館建筑設計及分區布局必須嚴格按照《檔案館建筑設計規范（JGJ25-2000）》以及相關標準進行，在日常管理工作中要根據實際情況配備相適應的防火、防盜、除塵、加濕、空氣凈化等設備設施，做好日常的防護工作，確保各種形式的檔案在保管、利用等過程中的安全。

其次，確保檔案管理信息系統運行的安全。信息系統環境下，檔案著錄、檔案檢索、原件的批量掃描與批量掛接、鑒定銷毀等業務活動中有一大部分是通過管理信息系統來實現的。在可以預見的將來，檔案工作對信息系統的依賴性還會增強。因此，應注意以下三點：第一，保證機房的安全。在《電子信息系統機房設計規范》（GB50174-2008）中，根據機房所承載服務的重要性將其分為A、B、C、D四個等級，并對各級機房制定明確的設計規范。檔案館應為本館機房選擇合適級別并嚴格執行設計規范。除此之外，還應從機房選址、機房抗震防洪、防雷電、電磁屏蔽、通風、供電、防火、排水以及安全保衛系統等方面確保機房的安全。[6]第二，保證計算機服務器、網絡交換設備、存儲設備、通信設施等硬件的安全。除了要采用質量合格的產品外，還必須要做好日常的監測、維護工作，以及時將問題解決在萌芽狀態。第三，保證軟件系統的安全，可以從定時升級、殺毒、合理劃分使用權限、制定并執行嚴格的管理制度、用戶培訓等方面入手，防止各種有意或無意行為對管理系統造成的損害。

（四）優化檔案館服務危機的管理

為了避免在網絡時代慘遭淘汰，檔案館必須轉變服務觀念，提升服務能力、創新服務方式。首先，提高服務意識和服務能力。檔案在支持決策及業務運營方面價值日益凸顯，這就要求檔案館工作人員不僅要具備較高的思想道德修養、條理化、精細化的品格、較高的溝通能力和業務水平，還應該有較強的服務意識，多維的知識結構、較強的專業素養及溝通能力，主動將檔案信息及信息產品推送出去，實現檔案多元的價值。在天津、浙江等省市實施的《天津市檔案工作人員持證上崗實施辦法》、《浙江省檔案管理崗位資格證書管理辦法》等規定，就有利于提高檔案實踐工作者的專業素質及理論素養。

其次，利用信息技術創新服務方式。數字環境下，用戶需求個性化越來越強，但檔案館的個性化信息服務還有待進一步完善。若能將日前較流行的微博、微信以及一些即時交流的方式整合到檔案館服務體系中，必將大大拉近檔案館與用戶的距離。另外，檔案館應承擔起社會教育的職能，目前檔案館大多是通過成立愛國主義教育基地、舉辦展覽、講座等方式實現的，這些方式的受益人群有限。而在美國、加拿大等國家，檔案信息網站是履行其教育職能的重要陣地，如在NARA網站中，有“數字化教室”這一板塊，并根據用戶類型（如教師、學生、科研人員、軍人等）提供不同的內容，這對我國檔案館服務領域的拓展是非常有借鑒意義的。

綜上所述，當前檔案館的生存與發展是“危”與“機”并存的，全面、深入分析由于外界環境及內部諸要素的變化導致的檔案館的管理危機、資源危機、檔案實體及檔案管理信息系統運行安全危機、服務危機是檔案界不可回避的問題。有效的危機管理不僅能減少或避免危機事件對檔案及檔案工作人員的損失，更有助于迎來檔案館在數字時代的華麗轉身以及檔案資源的大放異彩。

*本文為2014年度河北省檔案科技項目（編號：2014-R-11）的研究成果。

參考文獻：

[1][6]周金龍.數字時代圖書館危機管理[M].北京：海洋出版社，2012：12，17，47.

[2]宗文萍.檔案危機管理.辦公自動化雜志[J].2010（10）：16-18.

[3][5]國家檔案局辦公室.中共中央辦公廳國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》[EB/OL].[2014- 10- 14]. http：//www.saac.gov.cn/zt/ 2014-05/04/content_44880.htm.

[4]張美芳.檔案館危機預防評價體系的構建[J].檔案學研究，2013（4）：77-80.endprint