淺析新時期秘書人員應(yīng)必備的素養(yǎng)

龔沙

摘 要：在二十一世紀(jì)，伴隨著信息社會的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的全球一體化，社會競爭變得日趨激烈。處在這樣的社會大背景下，秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，僅僅具有一定的專業(yè)知識和技能是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。因此，對他們綜合素質(zhì)的要求也越來越高。為了適應(yīng)新形勢的要求，秘書人員應(yīng)該審時度勢，不斷提高自身的素養(yǎng)，在繼承和發(fā)揚(yáng)優(yōu)良傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上不斷加以創(chuàng)新。本文從秘書人員的智能素養(yǎng)、秘書人員的工作技巧以及秘書人員的社會認(rèn)知等不同視角，較深入地分析了秘書人員在新時期應(yīng)該必備的素養(yǎng)。。

關(guān)鍵字：新時期;秘書人員;必備;素養(yǎng)

中圖分類號：C931.46 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

素養(yǎng)是素質(zhì)和修養(yǎng)的總稱，是一個人的品質(zhì)和能力的總和。素質(zhì)包括一個人的氣質(zhì)、性格、毅力、愛好、意志、氣度等;比如：一個藝術(shù)家具有藝術(shù)家的風(fēng)范，一位經(jīng)理具有經(jīng)理的風(fēng)度;修養(yǎng)通常是指一個人在政治、思想、作風(fēng)、知識、技能等方面達(dá)到的水平，這種水平是靠長期的學(xué)習(xí)與實(shí)踐積累獲得。二者關(guān)系密切，相輔相成，互為條件，互為影響素質(zhì)是修養(yǎng)的基礎(chǔ)，一個人具有良好的素質(zhì)，就容易形成高水平的修養(yǎng);修養(yǎng)則可以彌補(bǔ)素質(zhì)的不足，比如：一個先天贏弱的人，經(jīng)過長期刻苦的鍛煉，也會體魄健壯;一個脾氣暴躁的人，經(jīng)過長期的學(xué)習(xí)，也會有所改變，等等。新時期合格的秘書人員，應(yīng)努力提高自身的素養(yǎng)。

一、秘書人員的知識素養(yǎng)

1.基礎(chǔ)知識和理論

基礎(chǔ)知識是知識結(jié)構(gòu)的根基，是學(xué)習(xí)專業(yè)知識和輔助知識，掌握業(yè)務(wù)能力的前提條件。基礎(chǔ)知識越是豐厚，獲取專業(yè)知識就越是有力，發(fā)揮創(chuàng)造的潛力就越大。是否具備一定的基礎(chǔ)知識是衡量秘書人員是否稱職的首要條件。基礎(chǔ)知識主要包括這樣幾個方面的內(nèi)容：

哲學(xué)知識：秘書工作面對的事務(wù)特別繁多，每天要解決各式各樣的大小問題，如果不學(xué)會一些哲學(xué)的思維方法，就可能陷入煩瑣的事務(wù)漩渦，使秘書人員產(chǎn)生力不從心之感。

文史知識：這些知識不僅有利于增強(qiáng)秘書人員的表達(dá)能力，提高藝術(shù)修養(yǎng)和審美品味，而且使秘書人員開闊眼界，提高精神境界，培養(yǎng)清廉公正的美德。學(xué)習(xí)文學(xué)和語言學(xué)的知識，更重要的是提高秘書人員的藝術(shù)鑒賞能力，提升藝術(shù)趣味，在人際交往中既有實(shí)事求是的科學(xué)態(tài)度，又有隨機(jī)應(yīng)變的工作藝術(shù);語言知識的學(xué)習(xí)有助于提高語言表達(dá)能力，對于秘書人員來說，它是不可忽視的知識基點(diǎn);歷史知識對于秘書人員來說，歷史知識有利于引導(dǎo)他們摒棄封建“奴性”思想，堅(jiān)持實(shí)事求是的科學(xué)態(tài)度，不弄虛作假。

計(jì)算機(jī)及相關(guān)的辦公軟件、互聯(lián)網(wǎng)知識：先進(jìn)的電子技術(shù)設(shè)備使秘書人員的工作效率大幅度提高。而且，作為領(lǐng)導(dǎo)助手的秘書還應(yīng)該學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)知識，它使秘書真正可以做到“秀才不出門，而知天下事”。這點(diǎn)是當(dāng)今社會對秘書人才提出的新要求。

2.專業(yè)知識

精深、牢固的專業(yè)知識是秘書人員知識結(jié)構(gòu)的主體，也是秘書人員有別于其他專門人才的標(biāo)志。沒有這些知識，就不可能從事秘書工作，更無法做好秘書工作。秘書專業(yè)知識包括秘書業(yè)務(wù)知識和秘書服務(wù)單位的專業(yè)知識兩部分。秘書業(yè)務(wù)知識，是秘書知識結(jié)構(gòu)體系中的核心部分。只有精通并能熟練運(yùn)用秘書業(yè)務(wù)知識，才能成為合格的秘書人才。這部分知識包括秘書業(yè)務(wù)理論知識（如秘書學(xué)、文書學(xué)、行政學(xué)、檔案學(xué)、情報學(xué)等）和工作方法技能（如公文和應(yīng)用文寫作、文書制作和文書處理、檔案保管、辦公室管理、調(diào)查研究、會議組織、信息處理、公關(guān)協(xié)調(diào)等）。秘書人員所服務(wù)的單位都有其特定的業(yè)務(wù)活動范圍，了解這些知識能使秘書人員寫材料不說外行話、提建議不當(dāng)門外漢，使工作更具有針對性和科學(xué)性，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手。如在政府機(jī)關(guān)工作的就需要具有行政管理、政治制度、公務(wù)員制度等方面的知識;在工廠企業(yè)工作的，要通曉產(chǎn)品設(shè)計(jì)、技術(shù)引進(jìn)、工作流程、質(zhì)量管理等方面的工業(yè)知識;在商店公司工作的就要了解市場營銷、商品流通、商店陳列等方面的知識。其他處在教育、軍事、文藝、體育、醫(yī)療等行業(yè)系統(tǒng)的秘書人員，也應(yīng)分別具有各自的行業(yè)基礎(chǔ)知識。

二、良好的社交素養(yǎng)

隨著改革開放的不斷擴(kuò)大，國內(nèi)外交往越來越頻繁，接待活動越來越多。秘書需要經(jīng)常隨同領(lǐng)導(dǎo)或代替領(lǐng)導(dǎo)接待來自不同地區(qū)或兄弟單位的來訪者，甚至國外來賓，接觸的事情廣泛。這些社會交往工作，對提高本單位的知名度、擴(kuò)大對外影響有著直接的關(guān)系。秘書人員在這些交往工作中起著溝通渠道、宣傳形象、促進(jìn)友誼的作用。所以，秘書人員一定要具有良好的社交素質(zhì)，才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。此外，由于秘書在行政管理工作中起著聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右的作用，因此，在一個單位中，同事與領(lǐng)導(dǎo)、同事與同事、秘書與領(lǐng)導(dǎo)、秘書與同事的關(guān)系如何，與秘書的工作和秘書的人際關(guān)系處理能力有極大關(guān)系。秘書人員如果沒有較強(qiáng)人際關(guān)系處理能力和社會交際能力，是很難當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手的。

三、良好的心理素養(yǎng)

作為秘書人員必須具備有堅(jiān)強(qiáng)果斷的性格。隨著我國改革開放不斷擴(kuò)大深入，內(nèi)外交往、聯(lián)系、合作越來越多，越來越擴(kuò)大，理所當(dāng)然，秘書的任務(wù)和遇到的矛盾也會越來越多，問題也會越來越復(fù)雜。面對這種情況，秘書人員一定要具有克服困難的勇氣和解決矛盾的辦法，對事業(yè)充滿信心。尤其在改革開放的今天，由于情況千變?nèi)f化，隨時都有可能出現(xiàn)一些始料不到的突發(fā)和偶發(fā)事情，作為秘書人員一定要有應(yīng)急精神和應(yīng)變能力以及果斷的性格，才能適應(yīng)各種的變化，完成各項(xiàng)任務(wù)。

四、結(jié)語

綜上，新時期的秘書人員一定是一個全能型的助手，同時還要注意秘書人員要加強(qiáng)素養(yǎng)的培養(yǎng)，積極創(chuàng)造條件加強(qiáng)學(xué)習(xí)和強(qiáng)化訓(xùn)練，努力產(chǎn)生氣質(zhì)，形成人格魅力，既是通才，又是專才，多才多藝八面玲瓏左右逢源，在其領(lǐng)域內(nèi)大顯身手，成為盡職盡責(zé)能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)獨(dú)當(dāng)一面的得力助手。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 陸瑜芳.秘書學(xué)概論[M].上海：復(fù)旦大學(xué)出版社.2001 年