淺談合理開發(fā)檔案信息資源的手段

李永航

摘 要：檔案館開發(fā)檔案信息資源是針對檔案載體中貯存有用信息的需求，采用各種手段積極主動地進行發(fā)掘，使其潛在價值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力，為國民經(jīng)濟服務(wù)，充分發(fā)揮其經(jīng)濟和社會效益。開發(fā)利用檔案信息資源能夠推動檔案館服務(wù)功能的拓展。面對信息化社會，檔案館傳統(tǒng)的服務(wù)方式已經(jīng)無法滿足更多更廣的社會服務(wù)需求，傳統(tǒng)服務(wù)項目的局限性已經(jīng)隨著社會的發(fā)展表現(xiàn)得更加突出。

關(guān)鍵字：合理開發(fā);檔案信息

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

當前，多數(shù)檔案館的檔案信息資源遠遠未能有效地挖掘出來。因此，要迅速扭轉(zhuǎn)落后現(xiàn)狀，增強檔案館服務(wù)功能、大力推進檔案信息資源開發(fā)利用就成了檔案界的共同選擇。為此，開發(fā)檔案信息資源的手段，成了聯(lián)系檔案館與檔案利用者的紐帶。下面結(jié)合多年來的工作實踐經(jīng)驗，介紹幾種常用的開發(fā)手段。

一、利用檢索手段

利用檢索手段開發(fā)檔案信息資源是一種簡捷、有效的方法。可采取的形式有：

1、建立檢索工具體系。由于檔案館館藏量大，如果沒有一套科學(xué)的檢索工具體系，是難以實現(xiàn)對檔案的有效開發(fā)。針對這一情況，檔案館可根據(jù)開發(fā)檔案信息的實際需要，編制多種樣式的檔案檢索工具。如案卷目錄、案卷文件目錄、專題目錄等;對科技檔案可編制分類目錄、底圖目錄等基本檢索工具和一些參考檢索工具，從而達到快捷、準確的目的。

2、建立目錄中心。鑒于檔案館專業(yè)種類繁多，且成立時間長短不一，接收檔案范圍不同，館藏量相差懸殊等情況，因而對那些館藏量較少的檔案館，要盡可能把基層檔案室的全部檔案接收進館，爾后，以檔案館為主建立目錄中心，為充分開發(fā)檔案信息資源創(chuàng)造條件。

3、建立開放檔案目錄。這是《檔案法》規(guī)定的檔案館工作任務(wù)之一，建立開放檔案目錄，按規(guī)定及時開發(fā)檔案，既體現(xiàn)了依法辦事，又充分發(fā)揮檔案的作用。

4、編制、印發(fā)專題目錄。依據(jù)不同的專題編制各種專題目錄，如編制一個單位、一個系統(tǒng)、一個年代的專題目錄，或重要文件、專題文件的專題目錄等。

5、建立計算機檢索系統(tǒng)和縮微檢索系統(tǒng)。這些系統(tǒng)的建立既保護檔案原件，又能快速檢索輸出打印，還能搶救褪色脫變檔案，是現(xiàn)代化管理檔案的手段之一，可謂一舉多得。

二、信息編輯手段

檔案信息編輯手段實際是檔案館的編研工作。主要通過對檔案內(nèi)容的分析研究，根據(jù)社會需要，進行選題、加工、編輯的一種活動，可采取的方式有：

1、匯編。即按一定的選題，對檔案原件進行校核、印證、篩選、復(fù)印，并經(jīng)系統(tǒng)的編排匯編成冊。這種匯編所形成的文集、圖集、數(shù)據(jù)內(nèi)容真實、系統(tǒng)完整，可代替原件利用，達到簡便、及時傳播。

2、摘編。即按選題對檔案內(nèi)容中的原文、原圖、原數(shù)據(jù)進行分析，摘錄其重要文件，典型圖件常用數(shù)據(jù)，整理編輯成冊。這種摘編方式具有濃縮精華，忠于原件，指導(dǎo)利用的優(yōu)點。

3、縮編。按選題對圖件檔案內(nèi)容加以選擇，依一定比例關(guān)系將原圖縮小編繪，并對原注記進行適當?shù)脑鰷p，輔以說明，經(jīng)整理裝訂成冊。這種縮編方式的優(yōu)點便于交流、傳播、利用。

4、再創(chuàng)作。就是將檔案資料作為素材來進行再創(chuàng)作，當然這種編研不能隨心所欲，必須嚴格遵循檔案資料的真實記錄來創(chuàng)作。由于它材料翔實、內(nèi)容豐富、便于流傳，具有很大的利用價值。

三、借閱手段

借閱手段與檔案館日常的接待借閱工作本質(zhì)上是一致的，它具有針對性強、利用目的明確等特點，因而用來作為開發(fā)手段之一，值得提倡。

1、預(yù)約調(diào)卷。檔案利用者需獲得某種檔案信息，可事先將所要的檔案名稱、數(shù)量及具體利用日期等告知于檔案館，檔案工作人員依據(jù)這一內(nèi)容逐項調(diào)出備好，等待用戶前來即可查閱利用，省時方便。

2、送檔上門。檔案利用者由于某些原因不能前來借閱，但急需利用檔案查明情況，要求檔案館提供幫助，此時，檔案工作人員應(yīng)主動送檔上門，充分發(fā)揚主動服務(wù)精神。

3、復(fù)制。假設(shè)檔案館對前來利用的檔案僅保存一套，用戶又急需使用，此時，就將成套或部分檔案進行復(fù)制，提供滿意服務(wù)。

4、舉辦展覽。通過檔案陳列展覽或舉辦檔案展覽，使用戶能在大范圍內(nèi)直接利用檔案，這樣，既提高檔案知明度，又增強社會檔案意識。

四、咨詢服務(wù)手段

檔案工作人員運用自己所掌握的專業(yè)知識和科技知識，給予檔案利用者正確解答有關(guān)檔案檢索、科技方面的問題，使用戶得到初步了解并滿意而歸的服務(wù)。具體形式有：

1、檢索咨詢。即檔案館對前來咨詢檔案的用戶，面對面地回答所提出的有關(guān)檔案檢索工具的總類、作用、使用方法等問題。

2、專題咨詢。即為用戶解答利用某項檔案專題方面所提出的問題，或為其繪圖、計算等。

3、綜合咨詢。即為用戶解答利用某一種檔案信息與其相關(guān)社會、歷史、技術(shù)等方面的問題，使用戶得到全面了解。

五、信息傳播手段

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進步為現(xiàn)代社會提供了多種快速的信息傳播手段，下列這些手段具有快速傳播、節(jié)省時間的特點，可提高開發(fā)檔案信息資源的效率。

1、利用信函傳播檔案信息為用戶服務(wù)。

2、利用電報傳播檔案信息為用戶服務(wù)。

3、利用電話傳播檔案信息為用戶服務(wù)。

4、利用傳真?zhèn)鞑n案信息為用戶服務(wù)。

5、利用網(wǎng)絡(luò)傳播檔案信息為用戶服務(wù)。

六、聲像手段

隨著聲像設(shè)備的普及應(yīng)用，聲像技術(shù)為檔案館增添了新的檔案載體，開辟了檔案信息資源新的渠道。這種開發(fā)手段以其直觀形象的藝術(shù)感染力，受到社會各界的青睞，應(yīng)予以高度重視，并發(fā)揮其獨特的作用。具體形式有：

1、放錄音。利用錄放機播放錄音，可直接聽到原聲再現(xiàn)，使檔案信息真實可信，方便利用。

2、放錄像。一般而言直接放映素材片效果不佳，則需對素材片進行后期制作，使其錄入信息系統(tǒng)化、條理化，增強藝術(shù)感染力。

3、放映幻燈片、電影片、電視專題片。利用這一方式傳播檔案信息，能使人感到身臨其境，收效甚好。

開發(fā)利用檔案信息資源是檔案工作為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的重要途徑，是檔案工作自我完善的主要內(nèi)容。檔案工作的最終目的是有效地開發(fā)檔案信息資源，最大限度地服務(wù)大局、服務(wù)社會、服務(wù)人民。只有這樣，才能真正創(chuàng)造出最佳的效益。