對高校信訪檔案工作的思考

黃程鵬

摘 要：信訪檔案工作是高校信訪工作的組成部分。針對當前對高校信訪檔案工作研究較少的現狀，結合高校信訪工作輕視信訪檔案工作的實際，筆者就如何規范高校信訪管理工作進行了探討。

關鍵詞：高校;信訪檔案;歸檔;人才

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

高校信訪檔案，是指按照一定的規律，將學校信訪部門在處理信訪過程中所形成的能夠反映案件真實情況的各種文字材料、音像制品、實物痕跡等資料進行科學編排后所形成的具有查考價值的歷史資料，它是學校寶貴的信息資源。信訪檔案的規范性、完整性和真實性對高校信訪工作的客觀公正，起著重要的參照作用。因此，信訪檔案的管理工作是高校信訪工作不可或缺的基礎性工作。針對當前對高校信訪檔案工作研究較少的現實，結合高校信訪工作只重信訪案件的處理而輕視信訪檔案管理的實際，現就高校信訪檔案的管理作一粗略探討，以期為高校信訪檔案工作的發展盡一份綿薄之力。

一、建立高校信訪檔案的重要意義

信訪檔案作為高校信訪工作重要組成部分，它客觀公正地記錄了信訪工作的全過程。一份規范的信訪檔案，不僅對信訪的處理過程、處理依據、處理結果有著詳盡的記錄，而且承載著信訪理念、信訪處理能力的發展過程，其對總結信訪經驗，搞好信訪研究和指導信訪實踐具有不可替代的作用。

（一）對高校領導的科學決策具有參考作用

高校信訪部門在處理信訪過程中形成了一系列包括信訪轉辦單、領導批示、結案報告、接訪記錄、會議紀要等文件材料，這些材料真實地記錄了信訪工作的全過程。通過對這些材料的系統研究，可以由點到面地總結出高校管理中所存在的問題，幫助管理層據以作出科學決策，及時化解矛盾，提高管理水平。

（二）為信訪案件的順利解決提供重要參考

信訪檔案不僅包括信訪者提供的信訪信件、各種證據材料等，還包括信訪部門在協調辦理過程中所形成的的各種領導簽批意見、證據、法律政策依據等，這些材料詳盡地記錄著相關部門對信訪案件的處理過程和處理結果，對以后處理同類案件具有重要的借鑒和參考價值。

（三）為高校開展信訪工作研究，深化工作改革提供了寶貴素材

科研是高校重要的功能之一。通過對信訪案件的分析研究，一方面可以探尋出新時期信訪工作的成因和發展規律，為以后處理類似信訪案件提供應對辦法和建立相應的預警機制。另一方面，可以廣泛收集匯總相關信息，使得高校管理層能夠及時的掌握和化解學校工作存在的突出問題和主要矛盾，促進學校深化改革和又好又快的發展，而規范的信訪工作檔案正好可以為這種研究提供寶貴的素材。

二、高校信訪檔案管理存在的主要問題

當前，各高校普遍高度重視檔案管理工作，各種人事檔案、財務檔案、學生檔案等檔案管理的數字化、信息化建設取得了長足進步，卻忽視了信訪檔案的管理工作，沒有意識到信訪檔案的重要作用。

（一）各高校普遍缺乏對信訪檔案工作重要性的認識

首先表現在高校管理層對這項工作不夠重視。其次表現在高校信訪工作人員檔案意識有待加強。高校中的信訪工作人員在具體工作中沒有充分認識到建立信訪檔案的重要意義，認為檔案可有可無。

（二）信訪檔案的建立和管理不夠規范

高校信訪檔案的建立和管理缺乏相關規范性文件的指導。經筆者調研發現，很多高校由于對信訪檔案不夠重視，管理意識淡薄，沒有建立相應的信訪檔案管理制度，導致信訪檔案的管理非常混亂，甚至有的高校根本就沒有建立信訪檔案。即使有些學校制定了信訪檔案管理制度，也往往是形同虛設，落實不夠到位，導致已經建立的信訪工作檔案不夠規范，降低了檔案的利用價值。

（三）信訪檔案的利用價值未被充分挖掘

信訪是師生員工對學校各項工作提出批評和建議，檢舉揭發各級領導干部違法犯罪線索，表達自身訴求和維護自身權益的重要途徑，通過對信訪檔案的分析研究，可以讓學校管理層充分了解民意，為其提供科學決策提供重要參考。很顯然檔案的這一價值并沒有得到很好的挖掘利用。

三、對做好高校信訪工作的思考

針對高校信訪檔案管理中存在的問題，筆者認為，只有建立和完善信訪檔案管理制度，構建信訪檔案管理體系，充分挖掘檔案的利用價值，才能實實在在發揮信訪工作的真正功能。

（一）完善信訪檔案管理制度，建立科學規范的檔案管理體系

科學的信訪檔案管理制度是做好信訪檔案工作的保障。高校應當依據《中華人民檔案法》、《中華人民共和國檔案實施辦法》以及《高校檔案管理規定》等規范性文件的要求，結合自身實際，制定涵蓋接訪、轉辦、交辦和保密、銷毀、材料收集、立卷、查閱等信訪辦理事項的具體制度，對檔案的收集范圍、立卷期限和裝卷標準制定明確細致的要求，避免檔案材料不齊全、不真實或其他不規范現象的發生。同時，要注重加強對信訪檔案工作的監督指導，建立信訪檔案工作考核制度，實行責任追究制度。真正做到思想上高度重視，行動上扎扎實實，多管齊下、多措并舉的做好高校信訪檔案管理工作。

（二）加大信訪檔案歸檔力度，提升檔案利用價值

首先要確保所收集的信訪材料真實可靠，能夠客觀真實地還原信訪案件的真實情況。其次要保證不遺漏能夠反映案件真實情況的任何材料，如領導批示、轉辦單、信訪人簽字確認的材料等。最后，還要保證在規定的時間內對信訪材料進行立卷歸檔。

（三）重視培養檔案人才，提升高校信訪檔案管理水平

據筆者統計，由于編制緊張，目前高校中配備專職信訪干部的并不算多，大多兼職從事信訪工作。即使配備專職信訪人員的單位，對信訪人員進行信訪專項培訓的也是鳳毛麟角。當前，檔案管理的信息化是不可逆轉的大趨勢，各高校必須要加大對信訪干部的培訓力度，讓信訪工作人員不但精通信訪業務和檔案管理知識，也要熟悉計算機、互聯網等信息化專業知識，強化管理人員的保密意識和責任意識，不斷提高信訪工作人員的工作能力和工作水平，促進學校信訪檔案管理水平的提升。

參考文獻：

[1]馬俊 張穎《淺談信訪檔案的管理》，《黑龍江檔案》，2009.3[2]

[2]樓建晴 馮亞非《構建高校信訪檔案數字化平臺的實踐與思考》，《現代化管理》，2006.07

[3]張冬梅《關于新時期信訪檔案工作的幾點認識》，《黑龍江檔案》，2014年第3期