初探企業檔案管理社會化問題

戴繼方

摘 要：文章在概述企業檔案管理的基礎上，對企業檔案社會化管理的必要性和可行性進行了論述，并著重分析了企業檔案管理社會化的具體表現。如今，我國的科學技術有了很大的發展，這也就對企業檔案社會化管理起到了促進作用。另外，日益規范的檔案管理機構和日益健全的中介服務市場，也推動了這一發展趨勢。

關鍵字：企業檔案管理;市場需求;可行性;市場化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

時代的進步，社會經濟的高速發展，加劇了企業之間的競爭，有些企業不僅努力增加企業產品的銷量，而且還設法使企業運營成本不斷降低。與此此時，便提出了企業檔案管理的社會化，這一方案不僅有助于成本的不斷降低，還有助于促進企業綜合管理水平的不斷提高，使企業管理在時間上花費的成本大為

減少。

一、企業檔案社會化管理概述

隨著時代經濟的發展，新出現了一個名詞——“社會化”，這是對我國現代生活方式和工作方式發生轉變的一種反映[1]。而我國的檔案界也在持續發展，并且將檔案社會化管理這一關鍵性概念提了出來。企業檔案管理社會化的時代特性十分明顯，這種檔案管理模式將管理機構和管理對象的社會性凸顯出來[2]。在整個社會大背景下，才產生了人事管理的種種類型的服務工作，而社會環境下的人才是合理流通，最終也漸漸朝著社會化的活動演變，人事管理中十分重要的內容就是人事檔案管理工作，因而其也越來越帶有社會化的性質;在這一檔案管理模式下，就會有非常廣泛的材料來源，檔案管理機構及其對象自身的社會化性質凸顯出來，這就對檔案的廣泛來源起到重要的決定作用，此外，豐富的檔案材料來源一定也會促使內容更為復雜，但是面對傳統的檔案管理模式，單一的企業檔案只需在內部流通，全部的檔案操作事項都只需執行于其內部，對于合理流動的公司人員，其檔案調配往往十分繁雜、瑣碎，這對于人才的合理流動而言是十分不利的;企業檔案管理的社會化將多樣性的檔案利用需求呈現出來，多元化的社會發展對人才的需求也是多樣性的。我們的檔案管理借助多樣性的類型與使用者類型，又會促使檔案內容和載體增加，呈現出多樣性的傳遞方式。

二、企業檔案社會化管理的必要性分析

1、有助于促使企業管理成本得到有效降低，促使檔案資源的利用效率大大增加

企業向中介結構委托檔案管理的工作，中介機構就需要通過自身的專業實力，來實現對檔案的規范化管理，并且因為中介機構需要管理非常多的檔案，因而就會降低相應的管理成本。另外，中介機構不僅是想企業提供管理服務，與此同時也能借助檔案的信息來加以雙重利用。作為檔案管理公司，一定要將企業的商業機密維護好，盡可能地創造條件來實現自身的良好發展，促進資源共享的實現，這對雙方的共同發展起到重要的促進作用。

2、企業檔案的社會化管理能夠實現資源的優化配置

企業借助中介組織來實現對檔案的分類管理，可以對中介公司的人才和技術資源加以充分利用，促使資源利用率大大增強。并且對一個中介公司加以扶持，也等于是為社會創造了更多的就業崗位，這就使市場對各類人才的需求得到了一定程度的滿足，最終實現共贏。

三、企業檔案社會化管理的可行性分析

1、現代社會的科技發展提供了良好的基礎條件

因為知識經濟時代和信息時代的到來，使得世界上的每一個地方都在被世界技術信息所覆蓋。企業檔案管理若能借助信息技術，就能促使交流合作更加有效，信息技術的發展提供了良好的交流平臺。企業檔案管理社會化將有助于企業及時掌握信息，包括具體的檔案管理內容和一些最新的動態。借助信息化交流，還能借助社會機構的力量來促使企業更好的進行檔案管理，進而實現提升企業綜合效益，降低成本的效果。

2、出現了更加規范的檔案管理機構與健全的中介服務市場是保障

我國的企業管理法，明確規定了社會檔案管理機構的有關內容。這一類公司的職責主要就是為委托企業搞好檔案管理工作，同時法律還對檔案管理公司的權利與義務作了進一步規范。另外，如今的中介市場日益發展，開始逐步使中介服務健全起來，實現了更加科學化和規范化的中介內容和方式。以便能夠提供更加高質量的服務給企業，使其檔案管理工作更加有效地進行。

四、企業檔案管理的社會化的具體表現

1、對檔案進行集中統一的管理

集中統一管理檔案可以說是踐行檔案社會化管理邁出的第一步。在市場經濟條件下，企業檔案管理的社會化作為一種新型檔案管理模式，在很大程度上都是區別于傳統的管理模式的。傳統模式的檔案管理，通常是由企業的專門機構來管理檔案，而且按照干部、員工等的不同級別以及職工不同的文化程度，在一定的管轄范圍內，安排不同的機構或人員來對檔案管理工作負責。這往往會造成檔案管理產生混亂現象，不僅是管理的混亂，還有管理人員也顯得十分復雜。企業檔案管理的社會化就是要把員工的檔案從企業走出去，進入到社會中來，讓社會統一機構來進行集中的、統一的管理，并且這將是在社會范圍內的真正的集中管理。

2、針對企業部分流動人員的檔案管理的社會化[3]

在部分行業和企業中，由于其本身所具有的行業特點以及工作性質等的特殊性，所以，難免會有一些存在較大流動性的員工存在。出于對這部分流動人員檔案管理進行優化的考慮，以便為其創造出更加便利的社會條件，從而方便這部分人員進行合理流動。檔案社會化管理的一個必然趨勢就是將這些人員的檔案管理納入其中。針對流動員工的檔案管理，國家機構及人事部門也曾經有過相關命令的下達，做出過明確的要求，這主要是體現在檔案管理的細則和規定中。也就是要求，對流動人口檔案進行管理的部門務必要達到一定的級別，要求是在縣級及以上的黨委組織機構，還有在政府規定范圍內的人事機構也是可以的。其它任何機構或個人都不可以對這部分檔案擅自接管。這樣在用人企業的人事管理工作方面，對于這些存在較大流動性的員工的相關工作就被簡化了，同時這也促使企業檔案的社會化管理在全社會范圍內得到了一定程度的切實提高。

3、禁止存在自帶檔案的現象，而且相關規定要求對于這一現象都明令禁止[4]

自帶檔案的現象是絕不允許的，同時也有這方面的明確規定。然而用人企業在進行人事錄用時，還是存在對檔案忽視的現象，支隊人員的實際能力過分重視，這就導致企業等用人單位或個人不能對檔案形成正確認識，不能意識到檔案的重要性，甚至導致出現棄檔的現象。然而個人檔案是非常重要的依據，諸如辦理個人證明和手續等都是需要據此來進行的。特別是計算工齡，參加研究生和公務員等考試，以及辦理各項社會性保險等。所以，企業檔案社會化管理，在開展的過程中，針對企業內部員工私帶檔案的情況，一定要明令禁止，并且要嚴格落實下來。與此相關的一些社會管理機構也應該對檔案托管普查進一步加強工作。

五、結束語

作為企業發展的重要記載，企業檔案是重要的分析資料可為企業實現持續發展提供依據。關于人事、設備和技術創新等檔案都是重要的資料，密切關聯著企業的經濟效益。如今傳統企業檔案已無法與新時代企業的發展相適應，當前企業檔案管理的一大創新形式便是檔案管理社會化，這將會使企業經濟的發展得到保障。隨著企業的持續發展，出現了愈發多的企業檔案業務，這也相應地增加了檔案工作的難度。所以，當前我國企業檔案發展的一項重要內容就是要推行企業檔案管理的社會化。

參考文獻：

[l]張俊萍.淺淡企業檔案工作標誰化[J].山西科技.2011（06）.

[2]葉亞莉.新建企業檔案管理模式探討[J].廬天化科技.20l0（02）.

[3]吳曉紅.以科學發展觀為指導做好新時期檔案工作[J].山西檔案.2012（51）.

[4]李華、馬莉偉.（用戶需求、競爭者導向和市場信息—談企業信息服務的策略）現代情報[J].2003（10）.