石油企業電子檔案的應用與管理

張繼剛（大港油田公司消防支隊， 天津 濱海新區 300280）

石油企業電子檔案的應用與管理

張繼剛（大港油田公司消防支隊， 天津 濱海新區 300280）

利用數據挖掘技術開發檔案資源服務于社會管理和企業管理，得到社會的廣泛關注。改變傳統的檔案管理模式，以計算機技術、通訊技術為核心的現代信息技術運用于檔案收集與歸檔中，已經成為檔案管理的必然要求。作者結合自身工作實踐，交流了電子檔案的收集與歸檔的一些體會，文中講述的方法積累、“三套制”歸檔、歸檔審核、檔案原始性、真實性管理與實體數字化等管理方法，對于電子檔案的收集與歸檔具有積極的意義。

石油企業；電子檔案；管理

2011年以來，大港油田公司以行業推廣檔案管理系統為契機，完善電子檔案歸檔流程和管理規范，深度推進館藏歷史檔案數字化進程，強化“三套制”歸檔，加大目錄數據庫和數字化檔案及其專業屬性數據庫建設，對每一個實體檔案賦予條形碼識別與應用，形成檔案實體管理向內容管理的技術支撐，實現了在中石油檔案管理系統平臺上電子檔案與實體檔案的集中統一并同步管理、統計分析和資源利用。

檔案信息化的核心是電子檔案收集與積累。電子檔案是由計算機信息技術形成以代碼形式存儲于特定介質上的檔案。石油企業電子檔案來源于油氣勘探開發生產、企業管理、技術研究與推廣和歷史檔案的數字化等工作環節，其形成技術環境和工作環節復雜，收集與歸檔保存與實體檔案有較大差異。

1 電子檔案的收集與積累

（1）電子檔案收集積累的重要性 為保證歸檔電子檔案的真實性，電子檔案的收集與積累工作必須從電子檔案形成階段就開始 收集與積累應貫穿于公文處理和企業工作的整個過程，必須了解和掌握電子檔案的形成規律和過程。電子檔案收集積累是按照規定和標準進行的一項經常性的工作，不僅保證了電子檔案的真實性，還維護了它的系統性和完整性。

（2）電子檔案的收集歸檔仍然要遵循“誰形成，誰歸檔”的“隨辦隨歸”原則 但是電子檔案的特性和表現功能不同于紙質文件，其收集積累的方法和要求也不同于實體檔案。

（3）收集歸檔是檔案工作的基礎和首要環節，檔案管理人員必須對電子文件的歸檔進行指導分析和管理 如對于文件的原稿，從保留電子文件的重要修改考慮，應對其進行收集；從源頭保證檔案形成質量。

2 電子檔案 “三套制”歸檔原則與審核

（1）在現在技術條件下，對一些具有憑證作用的法律效力的文件必須以紙質形式保存 鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，有必要將重要的電子文件制成硬盤拷貝存檔，以保證數據的安全。

（2）過去我們電子檔案歸檔進展緩慢的一個重要原因就是制度不落實，制度執行力“疲軟”，電子檔案歸檔工作“失位” 歸檔時管理人員對電子文件進行全面、認真的檢查，在內容方面檢查歸檔電子文件是否齊全完整，真實可靠，相應的機讀目錄、采用的軟件和其他說明是否同時歸檔。

3 電子檔案的整理與歸檔

（1）電子文件產生的量大，涉及的技術環境復雜，電子文件從形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管到利用等的各個環節， 都存在信息更改或丟失的可能性。（2）電子檔案的制作過程要責任分明 制作人員應該對其制作的檔案負全責。（3）電子文件形成后應及時進行積累，以防在分散狀態下發生信息的損失和變動。（4）采取可靠的安全防護技術措施和具體的電子檔案歸檔辦法，有效保證電子文件的真實性和可靠性 建立電子文件管理元數據標準、電子文件格式標準。規避基本要件歸檔損失，保證電子檔案長期有效。如：數字簽名及電子印章有效性規定、加密工具有效性規定、文本格式定義和轉換工具一致性規定、解壓縮工具可靠性規定；為防止偽造和篡改，要求歸檔電子文件形成與工作流程必須同步；為防止文件內容虛構，要求電子文件與反映工作活動必須對應等等。檔案人員要與信息技術人員充分溝通，參與檔案系統設計與管理，把功能需求與完善納入到系統設計與維護，實現電子檔案和系統功能的高度融合。

4 電子檔案的保存與維護

（1）石油企業館藏大量反映石油勘探開發重要歷史事件、生產核心技術和管理經驗的珍貴、重要的實體檔案，需要實施數字化方式積累電子檔案加以保護、備存和利用，任務十分繁重。而掃描是實體檔案數字化的關鍵。（2）首先要做實做細前期準備，規范掃描過程 要配備先進的計算機、掃描儀等成套設備，使之適應系統中大量數據的快速處理，文字圖片的掃描及聲像資料的錄入，降低掃描成本。（3）其次要做好后期管理，保質保原貌 要將掃描后的圖像內容與檔案原件進行校對，先檢查文件的清晰程度，再檢查掃描圖像是否有歪斜現象，進行糾錯處理；要對案卷進行徹底清查，對原件實際情況進行標注、登記、還原，不破壞檔案原貌。

5 結語

隨著計算機現代技術不斷的發展，電子檔案管理對檔案管理工作人員提出了更新更高的要求。檔案管理工作人員必須完成由傳統的管理模式向現代管理模式的轉變.

［1］李惠.電子檔案歸檔工作及檔案信息化建設研究［J］.中國檔案，2011，（3）.

［2］金毅.淺析信息時代的電子檔案歸檔問題［J］.辦公室業務，2013，3.

［3］郭曉杰.談電子檔案收集與管理應注意的問題［J］.蘭臺世界，2010，5.

［4］周潔璇.對檔案數字化管理的幾點思考［J］.辦公室業務，2014，9.

［5］任媛.對檔案數字化掃描工作的問題及思考［J］.黑龍江檔案，2014，（4）:205.