基于信息時代電子檔案管理系統的構建分析

趙慶鵬

（黑龍江泰來縣克利鎮政府，黑龍江 齊齊哈爾 162400）

在信息時代迅速發展的今天，辦公的主要工具已經由紙質轉變成電子計算機，電子文檔正是電子計算機和現代通信技術相結合的產物。隨著時間的推移，檔案的數量越來越多，對于檔案的管理就成為一項艱巨的任務［1］。信息化的管理能夠為檔案的管理帶來方便，人們對電子化管理的需求也越來越大。

1 電子檔案管理系統的介紹

中國傳統的檔案管理是采用紙質檔案進行管理，在信息時代不斷發展的今天，電子檔案管理從西方走進了中國。因此，中國的電子檔案管理系統的市場前景要參照西方發達國家的現狀。同時，西方的電子檔案管理能夠成為電子檔案管理在中國推廣的借鑒。電子檔案管理系統為企事業單位的檔案現代化管理，提供了完整的解決方案，電子檔案管理系統不但可以自成系統，為用戶提供完整的電子檔案管理和網絡查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理，或者與MIS信息管理系統相結合，形成更加完善的現代化信息管理網絡。

電子檔案管理系統能夠為辦公帶來方便。電子檔案資料的用戶能夠通過系統對檔案進行創建資料、保存檔案、控制文件、存儲和流轉，除了能夠運用電子設備對紙質檔案內容進行電子轉化之外，還能將生成電子檔案進行修改、分類歸檔、審核等，并且對電子檔案資料進行實時監控。電子檔案的生成、存取、使用都是通過電子計算機這個媒介完成的，電子檔案管理系統對電子檔案的管理輕而易舉地就可以完成。

2 電子檔案管理系統的優點

2.1 電子檔案管理系統提高了工作效率

電子檔案管理系統走進人們的工作中不是偶然的，有它的原因所在。一方面，電子檔案管理提高了工作效率。高效率的工作形式是現在的社會走向。信息技術給人們對檔案的整理節約了時間。另一方面，電子檔案管理系統的出現減輕了檔案管理工作人員的勞動強度。

2.2 電子檔案的便利性

在傳統的檔案里，常常出現資料缺失的情況，一旦發生這種情況就要把裝訂好的文檔資料拆開，然后把缺失的資料補充進去，再重新裝訂成冊，這樣嚴重增加了管理人員的工作量，使工作效率大幅度降低。然而電子文檔出現這種情況只需要利用查找功能找到遺漏的信息位置，然后在遺漏的位置建立文件夾，把遺漏的資料增加進去保存就可以了，這樣可以有效地減少人力，給管理工作人員減輕了工作量。

3 電子檔案管理系統的構建中應當注意的問題

3.1 保密性是電子檔案系統建設的前提

電子檔案是利用網絡系統對電子文檔進行管理保存，網絡的特點之一是具有很強的開放性，即使相距很遠，依然可以通過網絡直接獲取數據，實現數據通信，而電子檔案作為國家單位重要的數據，需要很強的保密性。由于網絡的普及，很多不是國家單位的工作人員常常采取不正當的手段竊取或更改檔案信息，這樣會導致重要信息流失，檔案失去了保密性，這將為檔案管理工作帶來安全隱患。網絡的開放性是無法改變的，保密性也是電子檔案管理的要求，怎樣才能在保持網絡開放性的前提下不失電子檔案的保密性是目前亟待解決的問題。

3.2 保證電子檔案信息的權威性

電子檔案的內容都是極其重要的，其中很多內容都涉及國家機密或個人隱私，因此，電子檔案的保存必須要建立在保障內容準確性和有效性的基礎上。科學地將電子檔案進行管理，權威性是必不可少的條件。

4 怎樣才能做好電子檔案管理系統

不斷完善管理體制，建立統一的管理標準，建立健全電子檔案管理系統，對電子檔案做好統一規劃和管理。除此之外，要加強對電子檔案管理的監管，設立相關部門執行監管的職能，每一個工作環節需要在監管下執行。同時，還要對需要存檔的電子信息的真實性進行確定其真實性，從而提高信息的有效性。

4.1 電子檔案應該嚴格控制的方面

電子文件可以通過不同的格式在不同的載體上運行，也可以通過某些軟件把格式進行相互轉換，然后電子計算機的復制粘貼功能能夠把它的內容完全一樣地呈現，這在一定程度上方便了人們對電子檔案的使用，這樣的操作能夠保證電子文檔的真實性，但是卻無法確認原來的文檔格式。雖然如此，計算機的強大功能能夠對電子檔案等資料進行保護。電子文檔的格式可以輕易地通過計算機轉換，并且電子檔案被轉換成另外一種格式后完全看不出被改動過，因此一旦被轉換或修改，最原始的資料就化為烏有。為了防止這種情況的發生，在轉換或改動文檔之前，要在系統保存一份未被改動的原始文件資料，對其進行備份，這樣能確保文檔資料的準確性。

4.2 跟上時代腳步，建立新的檔案管理隊伍

在信息化時代，檔案管理人員應該不斷提高自身素質，加強對電子計算機的學習，培養專業化的電子檔案資料管理的人員［2］。從一個角度上來說，要引進先進的電子計算機的專業技術，通過不斷的學習電子計算機的知識，培養高素質、擁有高度的責任感的檔案管理人員。從另外一個角度上說，專業的培訓對現有的電子檔案管理人員來說是十分有必要的，尤其是電子計算機技術。隨著電子檔案系統的不斷完善，高要求是電子檔案工作人員應該追求的目標，現代化檔案管理的關鍵性因素主要包括電子檔案管理工作人員的專業知識水平以及他們對電子計算機知識的補充和更新速度，后者是最主要的因素。所以，電子檔案管理工作人員要跟上時代的腳步，優化專業結構，轉變傳統單一的檔案管理方法。建立一支高素質，專業結構合理，順應信息時代的電子檔案管理的隊伍是十分必要的。

5 結語

在電子檔案管理系統中，我國還處在初級階段，要不斷地對電子檔案管理系統進行完善［3］。在引進外國先進技術的同時，電子檔案管理工作人員還要不斷加強計算機網絡技術的學習，對電子檔案的管理還要結合我國自身的特點，只有這樣才能提高我國檔案管理工作的效率。

［1］方紹燕.實現檔案管理科學化的思考［J］.經營管理者，2012，5（5）：90-91.

［2］韓秀紅.淺析網絡信息時代的檔案管理［J］.科學之友，2012，6（4）：112-113.

［3］梁秋英.電子檔案管理中的問題與對策［J］.黑龍江史志，2010，11（22）：156-157.