嚴格制度規范管理努力提高人事檔案管理工作水平

盛海豐（河南濮陽中原油田采油五廠黨委組織科，河南濮陽 457001）

嚴格制度規范管理努力提高人事檔案管理工作水平

盛海豐（河南濮陽中原油田采油五廠黨委組織科，河南濮陽 457001）

為更加深入地掌握人事檔案管理工作情況，進一步總結工作經驗，查找問題與不足，完善人事檔案管理工作方法，推進檔案管理工作更好的為人才隊伍建設服務，我們采取個別交流、翻閱資料、實地查看等方式，對人事檔案管理工作進行了專項調研。

人事檔案；管理；水平

1 基本情況

截止目前，采油五廠用工總量3577人，其中各級干部868人，黨員1256人，涉及各種檔案材料近十類。2014年度，緊緊圍繞本年度調研重點，結合實際情況，嚴格按照活動安排，對黨委辦公室、人力資源科、紀檢監察科等17個機關科室和22個基層單位的人事檔案規范化管理、信息化建設、檔案材料的收集和鑒別、資源的盤活和利用、材料的安全和保護、工作隊伍建設等方面展開調研，詳細掌握了檔案管理工作現狀。

2 主要做法

2.1 信息化建設

根據科室職能，黨委組織科建立健全了中層及以上干部數據庫、一般干部數據庫、技術干部數據庫和所有黨員信息庫，人力資源科建立健全了全廠人員的信息庫，做到姓名、籍貫、名族、學歷、職稱等個人檔案信息不缺項、不漏項。

2.2 檔案材料的收集與鑒別

遵循真實、完整、及時、規范的原則積極收集人事檔案材料，并根據發展改革和人力資源、組織人事工作的需要，不斷充實完善檔案內容，重點收集反映員工自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料。定期每年對本年度干部德、能、勤、績、廉等情況變動的檔案進行審核。

2.3 材料的安全和保護

按照檔案材料“安全保密、便于查找”的原則，對數據庫等相關電子檔案信息進行加密設置，由專人負責維護、利用；對紙質檔案材料進行加鎖保存，鑰匙由專人保管，并存放在防火、防盜、防光、防潮、防有害生物的物質環境相對較好的庫房里。檔案材料在移交前由人力資源、組織人事部門妥善保管。

2.4 資源盤活和利用

根據崗位特點和工作需要，提取相關檔案信息，建立專用的電子檔案信息庫，實現方便、快捷地查閱干部人事電子檔案，既保證了工作的準確性，又提高了工作效率。日常管理工作中，堅持每完成一項工作，備份存檔一套材料，年終整體裝訂。

3 存在問題

3.1 信息化管理水平有待進一步提高

干部數據庫中類似家庭住址等不常用信息，由于沒有及時更新造成人員信息滯后，給工作帶來了不便；基層大部分單位沒有利用計算機輔助管理干部人事檔案工作的意識，有的沒有建立數據庫，就算建立的數據庫，也沒有對信息進行及時更新，使干部人事檔案處于動態管理中，“書到用時方恨少”的情況比比皆是。

3.2 管檔人員業務素質有待進一步增強

基層單位沒有專職或兼職管檔人員，接觸管檔人員都不是把主要精力放在檔案管理上，而且各單位人員變動較大。

3.3 檔案管理質量有待進一步夯實

有的基層單位實際工作中沒有能及時收集、歸納和整理檔案材料，就算收集了，也沒有對材料的真實性、完整性、規范性進行核實鑒定；有的單位收集的檔案材料甚至出現錯別字、涂改、字跡潦草、日期填錯、用紙隨意等低級錯誤。

4 意見建議

4.1 規范管理，加大保障力度

4.1.1 建立健全制度

“用最簡單的話來概括物流市場發展的特點就是四個字：降本增效。而這也符合市場經濟中對資源最大化整合的詮釋。因此不論物流的并購事件發生在這個地球的哪里，都是遵循著物流發展的方向。”David Chou表達了同樣的觀點。

首先，嚴格按照“干部檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制”，研究制訂并下發有關干部檔案管理的規定性文件制度，明確檔案分級管理、經費保障、人員及硬件設施的配備，確保檔案的安全；其次，堅持執行各項制度，用制度約束和規范管檔人員的行為，落實干部人事檔案收集、歸檔、審核、整理等程序，規范檔案的形成、移交過程中的安全性、保密性，杜絕因制度不健全而出現的錯誤。

4.1.2 規范信息化建設

健全干部人事檔案信息化收集網絡，及時掌握形成檔案材料的信息，主動向檔案材料形成部門和其它有關方面收集檔案材料；健全人事檔案數據庫系統，實施干部人事檔案動態管理，利用計算機、掃描儀等現代化設備和技術，將干部檔案資料整理輸入電腦，通過相應技術處理，將文字、圖片等資料變成數據資料，使干部檔案數據化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行電腦操作。

4.1.3 嚴格監督考核

為了保證檔案的完整性、安全性、保密性，必須建立健全檔案工作管理責任追究制度，加大對管檔人員的監督和考核，嚴格落實規范程序，做到轉入、轉出、接收材料有登記，結合實際開展經常性的檔案審核，對人事檔案管理中出現問題的，實行責任追究。

4.2.1 完善管檔人員機制。一方面注重加強基層干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員或優秀干部兼職從事干部檔案管理工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活、充分發揮他們的積極性和創造性。另一方面兼職檔案員應保持相對穩定，使他們能夠用足夠的時間和精力做好檔案工作，只有這樣，他們在檔案工作中才能夠有一定的業績。管檔人員機制完善了，檔案工作才能有所成效。

4.2.2 提高管檔人員素質

一方面要加強檔案員的業務培訓，組織參加各級舉辦的業務培訓班、進修班、競賽、檔案知識講座、經驗交流會、研討會等，提高檔案員的業務水平和工作能力；另一方面做好咨詢服務，請示上級主管部門強化業務指導，積極為基層檔案員排憂解難，確實讓檔案管理的“門外漢”成為檔案管理的行家。

4.2.3 增強檔案管理質量

堅持程序化收集、整理干部人事檔案，做到材料鑒別上求準、材料規范上求精。掌握材料形成的規律，提高工作的效率，實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化、效率化，切實提高檔案管理質量。