檔案管理科學(xué)性分析

羅艷

摘 要：檔案記錄了社會(huì)發(fā)展的歷程，在檔案的發(fā)展過(guò)程中檔案管理模式也有了較大的變化。現(xiàn)代檔案管理工作講究管理技術(shù)的先進(jìn)性和管理模式的科學(xué)化，這兩者是檔案管理發(fā)展中的重點(diǎn)。其中管理模式的科學(xué)化尤其值得重視。只有真正實(shí)現(xiàn)了檔案管理模式的科學(xué)化，才能最終為企業(yè)的管理提供幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理 科學(xué)性 分析

中圖分類(lèi)號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）12（b）-0251-01

檔案是社會(huì)發(fā)展信息記錄的載體，也是企業(yè)單位發(fā)展歷史記錄的載體，其中對(duì)單位所遇到的問(wèn)題，解決方法，發(fā)展情況，決策等等都能夠反映出來(lái)。管理模式的科學(xué)化可以提高檔案管理工作的質(zhì)量，提高檔案信息的準(zhǔn)確性、有效性，使其價(jià)值得到充分發(fā)揮。

1 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持和扶植

檔案工作本身就是企業(yè)的基礎(chǔ)管理內(nèi)容之一。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作，不僅要為檔案工作負(fù)責(zé)，還要對(duì)相關(guān)工作人員負(fù)責(zé)。為了使檔案管理工作順利開(kāi)展，企業(yè)要加大對(duì)檔案管理工作的投入，甚至還要在政策制度上為其提供便利，以扶植其發(fā)展。定期聽(tīng)取檔案管理工作的報(bào)告，對(duì)檔案管理工作的難點(diǎn)進(jìn)行解決，提供經(jīng)費(fèi)支持，提供必需的物資基礎(chǔ)。在生活和工作上對(duì)檔案工作人員給予雙重關(guān)心，使其對(duì)企業(yè)的歸屬感得到大幅度提高。此外，還要提高檔案管理隊(duì)伍的活力，加強(qiáng)他們的工作積極性和主動(dòng)性。

2 將檔案搜集作為基礎(chǔ)工作做好

檔案歸檔收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)工作，搜集時(shí)必須保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。否則后續(xù)檔案工作就無(wú)從做起，檔案管理更無(wú)從談起。檔案收集工作要求檔案人員對(duì)檔案收集的途徑和方法熟悉，對(duì)檔案形成的各個(gè)環(huán)節(jié)以及相關(guān)部門(mén)都非常清楚，動(dòng)態(tài)的進(jìn)行監(jiān)督和檢查，提升所有人員對(duì)于檔案重要性的認(rèn)識(shí)，能夠有意識(shí)的配合檔案管理工作的開(kāi)展，提供有力措施來(lái)進(jìn)行檔案收集，讓檔案的收集、歸檔能夠符合標(biāo)準(zhǔn)。

3 檔案集中統(tǒng)一管理

作為檔案管理工作的基礎(chǔ)，企業(yè)檔案管理工作的原則是集中統(tǒng)一，這也符合相關(guān)法律法規(guī)的要求。在集中統(tǒng)一管理中需要注意三點(diǎn)：第一，檔案實(shí)體集中管理，企業(yè)的各類(lèi)檔案和載體都需要集中到檔案室加以管理；第二，檔案管理人員由檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理；第三，集中管理、合理調(diào)用檔案部門(mén)檔案和人員，為企業(yè)提供檔案利用服務(wù)。

4 加強(qiáng)企業(yè)檔案工作管理體制建設(shè)

首先要在建立工作機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上，成立相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)小組，明確領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人。其次，要制定檔案管理的細(xì)則，如明確檔案收集范圍、檔案分類(lèi)方法、保管期限等細(xì)節(jié)。最后，要建立相關(guān)的制度，其中包括《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中明文規(guī)定企業(yè)必須建立的“三納入”、“四參加”、“四同步”制度，并嚴(yán)格落實(shí)，唯有如此，才能把企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)所形成的重要檔案全部保存下來(lái)，才能保證歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，才能保證檔案工作的正常有序發(fā)展，使檔案工作與企業(yè)改革和發(fā)展保持同步。

5 檔案管理向信息化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展

企業(yè)要從基礎(chǔ)工作做起，首先要實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，檔案部門(mén)人員要學(xué)習(xí)相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)，努力實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化。在實(shí)現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，再向檔案管理的信息化方向發(fā)展。一旦實(shí)現(xiàn)信息化和標(biāo)準(zhǔn)化，就能為檔案信息資源的收集、整理和利用打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。有了檔案信息服務(wù)的全面化和檔案利用的高效化，企業(yè)就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)信息資源的集中管理。從而發(fā)揮出檔案工作潛在的巨大社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。

6 完善檔案保管條件及措施

檔案包括紙質(zhì)檔案和電子檔案，兩種檔案有各自的保管條件和防護(hù)措施。紙質(zhì)檔案一般保存在庫(kù)房里，紙質(zhì)文件最忌出現(xiàn)霉變、褪色、污損、蟲(chóng)蛀、鼠咬等現(xiàn)象，因此對(duì)庫(kù)房設(shè)施也有相對(duì)應(yīng)要求，一般要做到防火、防盜、防高溫、防濕、防光、防蟲(chóng)、防有害氣體、防塵等；電子檔案則不涉及上述問(wèn)題，但對(duì)電子檔案的保護(hù)要注意從兩方面入手，即檔案載體和檔案信息的雙重保護(hù)，對(duì)于兩者都必須采取必要措施加以保護(hù)。

7 加強(qiáng)檔案管理人才建設(shè)

現(xiàn)代檔案管理對(duì)檔案人員的要求比較高，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效快速，就必須建立高水平的檔案管理隊(duì)伍。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行協(xié)調(diào)發(fā)展，引入富有創(chuàng)新精神，德才兼?zhèn)涞膬?yōu)秀人才。作為企業(yè)的一員，檔案工作人員首先要了解企業(yè)的情況，其次除了學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)方面的知識(shí)外，還要主動(dòng)地學(xué)習(xí)其他學(xué)科的知識(shí)，比如管理、文秘、計(jì)算機(jī)等等。只有具備綜合能力，才能成為復(fù)合型人才。根據(jù)目前的中心工作來(lái)進(jìn)行學(xué)習(xí)研究，為檔案管理提供創(chuàng)新策略，提高檔案管理效率和質(zhì)量。

8 引入科學(xué)管理理念，使檔案工作循環(huán)有序

現(xiàn)代科學(xué)管理理念十分重視管理過(guò)程的人性化，只有這樣才能充分調(diào)動(dòng)人的積極主動(dòng)性，最大程度地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。作為管理工作的一種，檔案管理工作也可以借鑒這種新理念。管理者可以設(shè)立合理的工作程序，在實(shí)施過(guò)程中一旦成熟，盡可以嘗試使這種工作程序循環(huán)有序開(kāi)展。比如目標(biāo)和措施的制定、具體實(shí)施、執(zhí)行考核、總結(jié)交流等都可以制定到程序之中。其中要突出把握后期總結(jié)和交流環(huán)節(jié)。總結(jié)工作主要在檔案人員內(nèi)部開(kāi)展，交流工作除了在部門(mén)乃至企業(yè)內(nèi)部外，還可以將范圍擴(kuò)大，比如全國(guó)本系統(tǒng)內(nèi)各單位等。加強(qiáng)交流和溝通，樹(shù)立典范，推廣優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理工作之間的溝通和交流提供條件，對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督，獲取反饋信息，及時(shí)調(diào)整，讓檔案管理工作可以全面的提升。

9 結(jié)語(yǔ)

檔案管理的科學(xué)性和先進(jìn)性是檔案管理發(fā)展的基礎(chǔ)，而檔案的科學(xué)性又需要?jiǎng)?chuàng)新的檔案管理模式和現(xiàn)代檔案管理技術(shù)。因此，文檔一體化、基于計(jì)算機(jī)的檔案管理方式，能夠在提高管理效率和速度的基礎(chǔ)上，幫助管理者真正實(shí)現(xiàn)管理模式的科學(xué)化，從而最終促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升。

參考文獻(xiàn)

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