淺談Microsoft Office郵件合并技術在高職院校公開招聘工作中的應用

王猛+++孫樹娜

摘 要：Microsoft Office辦公套件目前在我國辦公領域得到廣泛應用，其強大的文字數據處理套件word、excel、ppt等給我日常工作帶來極大的方便性，大大的提高了我們的工作效率。該文以Microsoft Office的郵件合并技術為例，詳細介紹該技術在公開招聘筆試自動打印準考證、考場桌貼、考場簽字單及工資單中的應用。

關鍵詞：辦公套件 郵件合并 公開招聘

中圖分類號：G63 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）11（c）-0019-01

近些年，隨著高校的不斷擴招，大學畢業生一年比一年多，但市場需求量卻沒有相應增多，甚至一年比一年少，一年比一年要求高。該院2014年公開招聘31人，其中綜合輔導員崗位招5人，該崗位報名人數近900人。按照有關規定需要加筆試，這樣一來給我們帶來巨大的工作量。考慮到人數眾多，時間緊任務重，首先排除人工手工制作的可能性，采用先進的計算機技術去解決大數據量的工作成為我們工作的首選，當下計算機技術日新月異，為我們的生活和工作帶來極大的便利，解決這項重點工作有多種方案，我們采用常用辦公軟件Microsoft Office的郵件合并技術。

郵件合并的概念，“郵件合并”這個名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時提出得，具體地說，就是在郵件文檔（主文檔）的固定內容中，合并與發送信息相關的一組通信資料（數據源：如Excel表、Access數據表等），從而批量生成需要得郵件文檔，因此大大提高工作效率。

1 數據準備

整理已經用Excel錄入好的考生信息表，表中的內容包括姓名、性別、身份證號、學歷、學位、畢業院校以及所分配的考場號、準考證號、考試時間、考試地點、考試內容等準考證上的相關信息。另外，收集考生一寸照片并用考生身份證命名，在錄入考生信息的Excel表中添加考生照片的絕對地址。為了防止考生照片大小參差不齊，我們事先用圖片處理軟件將照片批量處理為我們所需要的放于準考證上的比較適合的尺寸，以上為數據準備要做的工作。

2 準考證模板準備

新建Word文檔作為考生準考證模板，在模板中繪制準考證，包括準考證號、姓名、性別、身份證號、考場號、座位號、考試時間、考試地點、照片及考生須知。該文以Office2007為工具，在該準考證模板中選擇“郵件”，“開始郵件合并”，“選擇信函類文檔”，“使用當前文檔”，“點擊下一步”，“瀏覽”找到考生信息表，添加地址塊，并將地址塊按照考生信息表中的內容以命名，接下來“預覽信函”，完成合并，這樣在考生信息表中的所有考生的帶照片的準考證文檔就生成了。通過滾動鼠標滾輪將會看到所有人的準考證，在打印準考證之前，為了保證準考證信息的準確性，我們對每個考場隨機的抽取兩個人的信息進行核對，核對無誤后，打印準考證。

3 制作考場桌貼

為了考生進入考場后能夠快速有序地找到自己的位置，我們在這里運用office郵件合并技術制作考場桌貼。新建word文檔作為考場桌貼模板，在模板中繪制桌貼樣式，每個考場30人，我們用word表格設計A4紙張兩頁紙，其中第一頁16人，第二頁14人。每位考生的桌貼信息包括座位號、準考證號、身份證號、姓名及性別。選擇“郵件”，“開始郵件合并”，“選擇信函類文檔”，“使用當前文檔”，“點擊下一步”，“瀏覽”找到考生信息表，添加5個地址塊，并將地址塊分別命名為座位號、準考證號、身份證號、姓名及性別，這樣第一個人的考場桌貼模板就制作完成，并復制到第二人的桌貼中，選中第二人的“座位號”地址塊，單擊鼠標右鍵，選擇“切換域代碼”，我們會看到“{mergefield 座位號}”這樣的代碼。在這里我們要在這行代碼的前面加上“{next}”，注意只需在每個考生的第一個地址塊中添加即可，然后將第二個人的所有地址塊信息復制到其他28個人的桌貼中，這樣一來節省了時間，免得重復操作，提高了效率。接下來“預覽信函”，完成合并。

4 制作考場簽字單

為了方便監考人員核對考生信息，以及防止替考人員混入考生隊伍中，在這里我們將設計制作帶有考生照片的考生簽字單。新建word文檔作為考場簽字單，在模板中繪制考場簽字單樣式，每個考場30人，我們用word表格設計A4紙張一頁紙，在這頁紙張中插入表格，設計樣式為30人。每位考生的簽字單中包括座位號、姓名、身份證號及照片。選擇“郵件”，“開始郵件合并”，“選擇信函類文檔”，“使用當前文檔”，“點擊下一步”，“瀏覽”找到考生信息表，添加4個地址塊，并將地址塊分別命名為座位號、姓名、身份證號及照片，這樣第一個人的考場簽字模塊就制作完成，并復制到第二人的簽字模塊中，選中第二人的“座位號”地址塊，單擊鼠標右鍵，選擇“切換域代碼”，我們會看到“{mergefield 座位號}”這樣的代碼。在這里我們要在這行代碼的前面加上“{next}”，注意只需在每個考生的第一個地址塊中添加即可，然后將第二個人的所有地址塊信息復制到其他28個人的簽字模塊中，接下來“預覽信函”，完成合并。這樣考場簽字單就制作完成了，通過滾動鼠標滾輪將會看到帶有所有人照片及信息的考場簽字單，在打印考場簽字單之前，為了保證考場簽字單信息的準確性，我們對每個考場隨機的抽取兩個人的信息進行核對，核對無誤后，打印考場簽字單。

5 制作入職人員工資單

通過筆試及面試的考生，在辦理入職手續之后，按照相關政策規定兌現工資。此次公開招聘共招錄31人，下面我們將制作這31人的入職工資單。首先用Excel建立人員工資表，表中項目包括姓名、分配部門、基本工資、績效工資、其他補貼以及合計，將招錄的31人工資明細錄入到表中，并計算合計數；新建word文檔作為工資單模板，運用表格工具繪制工資單。選擇“郵件”，“開始郵件合并”，“選擇信函類文檔”，“使用當前文檔”，“點擊下一步”，“瀏覽”找到人員工資表，添加地址塊，并命名為姓名、分配部門、基本工資、績效工資、其他補貼及合計，接下來“預覽信函”，完成合并，這樣入職人員工資單就制作完成了，通過滾動鼠標滾輪將會看到所有人的工資單。在打印工資單之前，要確認人員工資準確性，核對無誤后打印工資單。

參考文獻

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