淺析如何加強(qiáng)油田企業(yè)檔案信息化建設(shè)

陸赟蕓(天津市大港油田灘海開(kāi)發(fā)公司，天津 300000)

檔案是企業(yè)的重要知識(shí)資產(chǎn)和核心信息資源，檔案工作是企業(yè)基礎(chǔ)工作的重要組成部分。油田企業(yè)檔案工作正處于發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期和有利時(shí)期，在推進(jìn)低成本發(fā)展、深化改革、依法治企等重點(diǎn)工作中，檔案業(yè)務(wù)有著特殊的任務(wù)和作用，既要充分認(rèn)識(shí)新形勢(shì)下檔案工作的重要地位和作用，為發(fā)展大局和中心工作做好檔案服務(wù)，也要積極適應(yīng)新形勢(shì)，完善制度依法合規(guī)管理，開(kāi)源節(jié)流降本增效，搞活機(jī)制增加活力，全面提高檔案工作的科學(xué)化管理水平，加強(qiáng)檔案工作的信息化建設(shè)。

1 檔案信息化建設(shè)

1.1 提高對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)

在檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中，要把信息化建設(shè)作為檔案管理科學(xué)化的一項(xiàng)重要任務(wù)，按照集約化、專業(yè)化管理的思路，從思想上加以重視，充分認(rèn)識(shí)其必要性和重要性。以項(xiàng)目檔案管理為例，項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，該項(xiàng)目檔案管理工作便納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃，納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序，納入項(xiàng)目閉環(huán)管理崗位職責(zé)，與項(xiàng)目建設(shè)管理同步實(shí)施；加強(qiáng)與上級(jí)主管部門(mén)的溝通，加強(qiáng)與監(jiān)理、總包的溝通，增強(qiáng)建設(shè)工程技術(shù)人員檔案意識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)能力和自身素質(zhì)；堅(jiān)持“三同時(shí)”原則，即與合同、工程進(jìn)度、工程驗(yàn)收同步；堅(jiān)持將項(xiàng)目檔案管理納入到項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任制中、納入工作考核體系，提高績(jī)效合同中檔案工作權(quán)重等方法，保障檔案職能的有效發(fā)揮；通過(guò)組織培訓(xùn)、幫扶指導(dǎo)、工作交流等多種形式，推動(dòng)檔案工作健康發(fā)展。

1.2 創(chuàng)新檔案信息化管理模式

積極開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，創(chuàng)新檔案管理模式，才能有力提升信息化水平。比如整合油田公司檔案資源，實(shí)現(xiàn)實(shí)體集中、資源共享，逐步完成其他單位檔案資源整合，最終實(shí)現(xiàn)專業(yè)化管理模式；或者采取委托保管的形式，充分利用社會(huì)資源解決檔案保管問(wèn)題；條件成熟的系統(tǒng)要與檔案管理系統(tǒng)集成，避免歸檔部門(mén)重復(fù)錄入數(shù)據(jù)或數(shù)字化掃描，充分發(fā)揮系統(tǒng)集成優(yōu)勢(shì)。或可以結(jié)合各自實(shí)際，積極探索符合自身發(fā)展需要的檔案管理模式。積極推進(jìn)檔案工作機(jī)制創(chuàng)新，制定實(shí)施細(xì)則，加強(qiáng)宣傳指導(dǎo)，夯實(shí)各項(xiàng)基礎(chǔ)工作；另一方面要借鑒其他公司經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合業(yè)務(wù)特點(diǎn)和工作實(shí)際，開(kāi)展管理創(chuàng)新，全面提高管理水平。積極推進(jìn)評(píng)價(jià)方法創(chuàng)新，實(shí)踐證明檔案工作評(píng)價(jià)是推動(dòng)檔案工作發(fā)展的有效抓手。

1.3 加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

建設(shè)一支業(yè)務(wù)精湛的專業(yè)化隊(duì)伍，是適應(yīng)檔案發(fā)展新形勢(shì)、新常態(tài)的關(guān)鍵。要重視檔案隊(duì)伍建設(shè)，為檔案部門(mén)配備堅(jiān)強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)班子，賦予檔案部門(mén)和人員相應(yīng)的待遇和地位。檔案是一門(mén)管理性質(zhì)的專業(yè)，管理日趨信息化、智能化，要嚴(yán)格把好人員的入口關(guān)，盡可能選擇有專業(yè)基礎(chǔ)，有發(fā)展?jié)摿蛯W(xué)習(xí)能力的員工，摒棄用傳統(tǒng)觀念把檔案作為安置性崗位的思想和做法。切實(shí)加強(qiáng)在崗人員的培訓(xùn)工作，充分利用專業(yè)培訓(xùn)、遠(yuǎn)程教育等方式，做好各類檔案人員的崗位培訓(xùn)，提高全員業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保新進(jìn)人員通過(guò)培訓(xùn)考核全部持證上崗。適時(shí)開(kāi)展競(jìng)賽活動(dòng)，激勵(lì)廣大檔案工作者學(xué)習(xí)知識(shí)、學(xué)習(xí)技能，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

1.4 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

繼續(xù)深化應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，以建設(shè)數(shù)字檔案館為目標(biāo)，充分利用系統(tǒng)開(kāi)展業(yè)務(wù)管理，提高檔案工作效率和服務(wù)水平，推動(dòng)檔案工作的現(xiàn)代化。加強(qiáng)電子文件歸檔工作，以實(shí)現(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)為目標(biāo)，落實(shí)“增量電子化”要求，保證電子文件同步歸檔，確保歸檔電子文件的完整準(zhǔn)確。按照檔案數(shù)字化規(guī)范要求，加快“存量數(shù)字化”步伐。加強(qiáng)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理，嚴(yán)把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，加強(qiáng)審核力度，確保進(jìn)入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)符合要求。科學(xué)整合檔案資源，將所屬單位檔案資源全面納入管理范圍，實(shí)現(xiàn)跨全宗統(tǒng)一管理，減少重復(fù)歸檔和重復(fù)保存，推動(dòng)檔案資源科學(xué)配置和高效利用。按照方便利用的原則，在確保信息安全的前提下，進(jìn)一步調(diào)整查閱權(quán)限，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，推進(jìn)網(wǎng)上查閱，提高利用效率。

2 結(jié)語(yǔ)

檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建立可以提高檔案信息收集的齊全性和時(shí)效性，使檔案信息的利用不受地理位置和時(shí)間的制約，檔案信息多方利用成為可能，實(shí)現(xiàn)資源共享；可以加快學(xué)術(shù)交流，提高檔案人員的學(xué)識(shí)水平；可在更大的范圍宣傳檔案及檔案工作，提高人們的檔案意識(shí)；使檔案工作能更好地適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，為企業(yè)工作能更好地適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，為企業(yè)的各項(xiàng)工作提供憑證和依據(jù)，使企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。以創(chuàng)新的理念和科學(xué)的方法，推動(dòng)檔案工作的科學(xué)發(fā)展、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

[1]鞏穎勤.關(guān)于企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的探討[J].石油地質(zhì)與工程，2008.5.