淺析如何加強油田企業(yè)檔案信息化建設(shè)

陸赟蕓(天津市大港油田灘海開發(fā)公司，天津 300000)

檔案是企業(yè)的重要知識資產(chǎn)和核心信息資源，檔案工作是企業(yè)基礎(chǔ)工作的重要組成部分。油田企業(yè)檔案工作正處于發(fā)展的關(guān)鍵時期和有利時期，在推進低成本發(fā)展、深化改革、依法治企等重點工作中，檔案業(yè)務(wù)有著特殊的任務(wù)和作用，既要充分認(rèn)識新形勢下檔案工作的重要地位和作用，為發(fā)展大局和中心工作做好檔案服務(wù)，也要積極適應(yīng)新形勢，完善制度依法合規(guī)管理，開源節(jié)流降本增效，搞活機制增加活力，全面提高檔案工作的科學(xué)化管理水平，加強檔案工作的信息化建設(shè)。

1 檔案信息化建設(shè)

1.1 提高對檔案信息化認(rèn)識

在檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)過程中，要把信息化建設(shè)作為檔案管理科學(xué)化的一項重要任務(wù)，按照集約化、專業(yè)化管理的思路，從思想上加以重視，充分認(rèn)識其必要性和重要性。以項目檔案管理為例，項目啟動時，該項目檔案管理工作便納入項目建設(shè)計劃，納入項目建設(shè)管理程序，納入項目閉環(huán)管理崗位職責(zé)，與項目建設(shè)管理同步實施；加強與上級主管部門的溝通，加強與監(jiān)理、總包的溝通，增強建設(shè)工程技術(shù)人員檔案意識，不斷提高業(yè)務(wù)能力和自身素質(zhì)；堅持“三同時”原則，即與合同、工程進度、工程驗收同步；堅持將項目檔案管理納入到項目經(jīng)理責(zé)任制中、納入工作考核體系，提高績效合同中檔案工作權(quán)重等方法，保障檔案職能的有效發(fā)揮；通過組織培訓(xùn)、幫扶指導(dǎo)、工作交流等多種形式，推動檔案工作健康發(fā)展。

1.2 創(chuàng)新檔案信息化管理模式

積極開展檔案數(shù)字化工作，創(chuàng)新檔案管理模式，才能有力提升信息化水平。比如整合油田公司檔案資源，實現(xiàn)實體集中、資源共享，逐步完成其他單位檔案資源整合，最終實現(xiàn)專業(yè)化管理模式；或者采取委托保管的形式，充分利用社會資源解決檔案保管問題；條件成熟的系統(tǒng)要與檔案管理系統(tǒng)集成，避免歸檔部門重復(fù)錄入數(shù)據(jù)或數(shù)字化掃描，充分發(fā)揮系統(tǒng)集成優(yōu)勢。或可以結(jié)合各自實際，積極探索符合自身發(fā)展需要的檔案管理模式。積極推進檔案工作機制創(chuàng)新，制定實施細(xì)則，加強宣傳指導(dǎo)，夯實各項基礎(chǔ)工作；另一方面要借鑒其他公司經(jīng)驗，結(jié)合業(yè)務(wù)特點和工作實際，開展管理創(chuàng)新，全面提高管理水平。積極推進評價方法創(chuàng)新，實踐證明檔案工作評價是推動檔案工作發(fā)展的有效抓手。

1.3 加強檔案隊伍建設(shè)

建設(shè)一支業(yè)務(wù)精湛的專業(yè)化隊伍，是適應(yīng)檔案發(fā)展新形勢、新常態(tài)的關(guān)鍵。要重視檔案隊伍建設(shè)，為檔案部門配備堅強有力的領(lǐng)導(dǎo)班子，賦予檔案部門和人員相應(yīng)的待遇和地位。檔案是一門管理性質(zhì)的專業(yè)，管理日趨信息化、智能化，要嚴(yán)格把好人員的入口關(guān)，盡可能選擇有專業(yè)基礎(chǔ)，有發(fā)展?jié)摿蛯W(xué)習(xí)能力的員工，摒棄用傳統(tǒng)觀念把檔案作為安置性崗位的思想和做法。切實加強在崗人員的培訓(xùn)工作，充分利用專業(yè)培訓(xùn)、遠(yuǎn)程教育等方式，做好各類檔案人員的崗位培訓(xùn)，提高全員業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保新進人員通過培訓(xùn)考核全部持證上崗。適時開展競賽活動，激勵廣大檔案工作者學(xué)習(xí)知識、學(xué)習(xí)技能，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

1.4 推進檔案信息化建設(shè)

繼續(xù)深化應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，以建設(shè)數(shù)字檔案館為目標(biāo)，充分利用系統(tǒng)開展業(yè)務(wù)管理，提高檔案工作效率和服務(wù)水平，推動檔案工作的現(xiàn)代化。加強電子文件歸檔工作，以實現(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)為目標(biāo)，落實“增量電子化”要求，保證電子文件同步歸檔，確保歸檔電子文件的完整準(zhǔn)確。按照檔案數(shù)字化規(guī)范要求，加快“存量數(shù)字化”步伐。加強數(shù)據(jù)質(zhì)量管理，嚴(yán)把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，加強審核力度，確保進入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)符合要求。科學(xué)整合檔案資源，將所屬單位檔案資源全面納入管理范圍，實現(xiàn)跨全宗統(tǒng)一管理，減少重復(fù)歸檔和重復(fù)保存，推動檔案資源科學(xué)配置和高效利用。按照方便利用的原則，在確保信息安全的前提下，進一步調(diào)整查閱權(quán)限，簡化利用手續(xù)，推進網(wǎng)上查閱，提高利用效率。

2 結(jié)語

檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建立可以提高檔案信息收集的齊全性和時效性，使檔案信息的利用不受地理位置和時間的制約，檔案信息多方利用成為可能，實現(xiàn)資源共享；可以加快學(xué)術(shù)交流，提高檔案人員的學(xué)識水平；可在更大的范圍宣傳檔案及檔案工作，提高人們的檔案意識；使檔案工作能更好地適應(yīng)新形勢的發(fā)展，為企業(yè)工作能更好地適應(yīng)新形勢的發(fā)展，為企業(yè)的各項工作提供憑證和依據(jù)，使企業(yè)在激烈的競爭中立于不敗之地。以創(chuàng)新的理念和科學(xué)的方法，推動檔案工作的科學(xué)發(fā)展、長遠(yuǎn)發(fā)展。

[1]鞏穎勤.關(guān)于企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的探討[J].石油地質(zhì)與工程，2008.5.