科研物資信息化采購平臺的建設與實踐

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智能化的信息網絡體系能改變人們的生產生活方式、工作學習方式、交往方式以及思維方式等，使人類社會發生極其深刻的變化[1-3]。信息化管理的精髓是信息集成，即將這種信息網絡體系與先進的管理理念相融合，整合企業和科研的內外部資源，提高企業和科研的效率、效益和競爭力，其核心要素是數據的深度挖掘和數據平臺的建設[4-6]。

隨著我國科技、教育中長期發展規劃的實施，教學規模與研究領域不斷擴大，教學科研所需儀器、試劑、耗材的種類、數量越來越多。傳統的物資采購以手工和紙質媒介為基礎，采取各部門獨立記賬的封閉式管理，采購人員、管理人員很難全面掌握歷史數據和采購工作進程，給采購計劃制定、領導決策帶來一定因難。此外，由于缺乏即時的信息共享，各部門之間不能有效溝通和對接，工作效率難以提升[7-9]。為了保障科研工作高效率、高質量和持續地開展，實現科研物資的數字化管理，探索建立科研物資信息化采購平臺勢在必行。本文針對軍事醫學科學院(簡稱“我院”)的科研常用物資，以化學試劑為例，設計了信息化采購平臺。

1 科研物資采購管理的舊有模式(以化學試劑為例)

1.1 化學試劑的特點

化學試劑是我院科研常用的消耗性物資，品種繁多、包裝規格不一、質量級別繁雜且無統一的分類方法。根據組成不同，有無機試劑、有機試劑、生化試劑、同位素標記試劑等；根據純度不同，有高純試劑、優級純試劑、分析純試劑、化學純試劑等。有些化學試劑屬于管控物資，在采購時需要辦理相應的許可證，例如易制毒化學品需要到公安部門辦理許可證，還有一些化學試劑需要到藥監和環保部門辦理許可證后才能購買，相當一部分化學試劑為有毒、有害或易燃易爆品的采購、運輸、儲存和管理等環節等都有很高的要求。

1.2 化學試劑的傳統采購方式

1.2.1 集中采購、集中到貨、集中付款模式

化學試劑采購大多是科研院所按年度或季度制定采購計劃，申報給采購管理部門，由采購管理部門根據提交的計劃向各供應商詢價，簽訂采購合同。供應商將試劑送貨到采購管理部門，由采購管理部門按照各實驗室提交的采購計劃將試劑分發至各實驗室，統一支付給各供應商。

1.2.2 分散采購、分散到貨、分散付款模式

國家對科研經費的審批精確到實驗室課題組一級，課題組長或實驗室負責人對經費擁有支配權。化學試劑、實驗室耗材及小儀器的采購越來越個性化，供應渠道越來越多樣化，需求的時效性、對采購的效率要求也越高，因而分散采購、分散到貨、分散付款的趨勢越來越明顯。所謂分散采購就是以課題組為單位的采購方式，有些課題組長指派專門的人員以課題組為單位進行采購，甚至有些課題組長更放權給具體科研人員，即誰使用誰采購，供應商也直接將試劑送到課題組，然后集中到財務部門報銷。

1.3 傳統科研物資采購方式存在的問題

1.3.1 訂貨方式費時耗力

不管是集中采購還是分散采購，都需要采購人員或科研人員通過翻閱各供應商的商品目錄或通過搜索引擎或通過向其他人員、公司咨詢的方式查找到所需的化學試劑和相應的供貨商，經過電話詢價后以口頭、傳真、郵件或合同等形式進行訂貨。這種方式不僅不能全面了解供應商的信息，還需要大量翻閱各家供應商的目錄，了解價格，采購成本高，效率低下。在集中采購時，由于化學試劑品種繁多、包裝規格不一、質量級別繁雜，采購人員往往需要與需求人員多次溝通、確認。如信息不夠完整，則有可能采購到并非所需的貨物。

1.3.2 采購過程不公開透明

由于沒有規范的信息共享平臺，用戶和產品潛在的供應商不能實時了解采購項目的相關信息，不能實現采購過程的完全透明。一方面，可能導致采購價格偏高，尤其是分散采購的購買量小、物品零星，失去了批量和規模效應的優勢，很難享受到市場競爭帶來的好處；另一方面，由于采購程序和文件的簡化，導致缺乏對實驗室人員和供應商有效的監督和管理，采購過程中還可能出現隨意選取、人情關系、回扣等腐敗現象，損害了國家的利益。

1.3.3 數據處理功能弱

目前，采購管理人員大多使用傳統的Excel工具或單一功能的軟件進行數據的錄入、匯總和統計，但是隨著數據的不斷增多，Excel工具表現出關聯性差，不易于查詢、更新及維護，數據的共享、對比、檢索、輸出等也有一定的困難。

因此，創新采購管理模式，推進科研院校信息化采購勢在必行。信息化采購平臺的應用，將有效解決以上問題，實現采購業務流程規范化、標準化、透明化，提高工作效率和采購信息數據處理的能力，在提高采購資金使用效益的同時，也將大大提升科研院所采購管理水平。

2 科研物資信息化采購平臺的建設步驟

建設科研物資信息化采購平臺，就是將該行業的供應商集中整合，實現在線管理，從而達到對采購支出的監督和控制。其關鍵是建立以產品為核心的數據共享平臺，使試劑使用人員、采購管理人員、供應商、財務人員等可以實時進行數據的查詢及處理。

2.1 整合供應商信息

建立產品數據平臺的第一步，就是將供應商信息進行整合，對所有供應商進行認證，評價其資質能力和供貨能力，包括供應商資信情況、供貨能力、銷售能力、服務水平等。

2.2 對通過認證的供應商進行招標或遴選

對通過認證的供應商進行招標或遴選后，篩選出一批符合需求的供應商入圍，并形成價格和服務協議。

2.3 形成產品目錄數據庫

將供應商所生產或經營的產品目錄導入到數據庫中，數據庫的內容應包括產品的中英文名稱、CAS號、各供應商的產品目錄號、產品的包裝規格、純度、單價、促銷信息、是否現貨及貨期、供應商信息及聯系方式、生產廠家信息及聯系方式、產品的海關監管條件、產品詳細說明、產品的物理化學性質，儲存條件、運輸條件等。對于管控物資，數據庫中應設特別提示，同時根據需要制定產品排序規則。

2.4 確定信息化平臺用戶權限

信息化采購平臺的用戶包括試劑購買/使用者、采購管理部門、財務部門、供應商，分別擁有各自的數據庫端口。試劑購買/使用者可在數據庫中查找自己所需購買的產品、比較優劣，選定后加入購物車，購物車中的試劑可集中下訂單。訂單轉給相關供應商，同時將該訂單備份給采購管理部門。采購管理部門對準入數據庫的供應商有審批權限，可登錄數據庫實時查看采購進程，并在到貨后做登記錄入；財務部門則按約定的轉賬日期登錄數據庫，將各實驗室同意支付的貨款分別支付給各供貨商。每個供應商也擁有自己的端口，可隨時調整所生產或經營的產品信息，方便維護及更新數據庫。此外，可設立匿名登錄賬戶，廣泛接受各界的監督。

2.5 制定合理的科研物資采購流程

以化學試劑耗材采購流程為例，根據用戶需求，確定信息化采購平臺的采購流程。化學試劑信息化采購流程見圖1。

具體流程為：采購人員檢索產品數據庫，選定試劑后下訂單；供應商收到訂單后，將試劑送到采購管理部門，由相關負責人對到貨試劑做登記錄入；實驗室采購人員看到到貨信息，去采購管理部門領取試劑。到貨記錄產生后，系統自動產生應付賬款及截止日期，課題組長和采購管理部門均可看到。在截止日期前，如課題組長對試劑質量及應付賬款無疑義，可直接同意支付；若課題組長忘記支付，采購管理部門會征求課題組長意見后安排付款；如課題組長對試劑質量或應付賬款有疑問，可通過采購管理部門與供應商進行溝通；財務部門在截止日期將同意支付的賬款集中支付給各供應商。這就是集中采購、集中到貨、集中付款的新模式。

圖1 化學試劑信息化采購流程

3 科研物資信息化采購平臺的優勢

3.1 大幅降低采購成本

客戶在購買產品時，除了貨幣成本，耗費的時間、精力及體力，均應計入總成本中。與傳統的采購方式相比，信息化采購平臺不僅大幅降低了貨幣成本，也降低了采購人員的時間、精力及體力成本。

信息化采購平臺整合了該行業中大部分具有相應資質的供應商信息，試劑價格公開透明，供應商之間的競爭使采購方獲得的價格更低廉、合理，從而大大節省了采購貨幣成本。另外，采購人員可以通過信息化采購平臺快速查找到自己所需的試劑，并同時比較幾十家供應商的信息，擇優選擇最符合自己需要的試劑。相比過去翻看大量的產品目錄再電話詢價，通過平臺采購簡單快捷，省時省力。

3.2 方便監督管理

利用信息化采購平臺進行化學試劑采購，全程公開透明，從供應商準入資質審核到實驗人員的采購需求及財務部門支付，全程均可進行監督與管理，這從根本上杜絕了腐敗現象的產生，達到陽光采購的目標，也大大提高了科研經費的使用效益。此外，實驗室的剩余試劑信息也可上傳至試劑數據庫，實現信息共享和試劑轉讓，減少實驗室試劑的浪費。

3.3 人性化設計簡便易用

由圖1可見，信息化采購的流程簡便快捷，不管是對科研人員，還是對采購管理人員或財務人員，操作都非常簡單。科研人員可同時將多個采購計劃加入購物車批量下訂單，采購管理人員只需在到貨時錄入各個產品的到貨信息即可，而財務人員只需在約定的日期將同意支付的款項轉給各供應商，大大節省了財務部門的人力資源。

4 科研物資信息化采購平臺的建設目標

信息化采購平臺是一個全員參與的系統工程項目，為了讓每一個參與人員快速上線，需采取“分步實施”的策略，制訂“近期”、“中期”和“遠期”目標。

4.1 近期目標

對于管控物資均通過信息化采購平臺采購，同時在一段時間內允許科研人員使用傳統采購模式，即線下方式采購非管控物資。但在報銷時，須登錄數據庫，找出所采購物資，由數據庫出示非管控物資驗證單，憑非管控物資驗證單到財務報銷。

4.2 中期目標

管控物資及非管控物資、免稅貨物等全部由信息化采購平臺完成。

4.3 遠期目標

全面啟動化學試劑供貨平臺的所有功能，同時逐步增加信息化采購平臺的產品種類，擴大使用范圍，增加實驗室耗材以及小型實驗室儀器等。使化學試劑供貨平臺升級為消耗品信息化采購平臺，在全員的使用中不斷得到改進和完善。

5 結語

科研物資采購的科學化、規范化、專業化和信息化是一項緊迫的工作。化學試劑信息化采購平臺的建設和使用，有助于科研人員在物資采購中正確決策、節約開支、降低采購成本，同時從根本上減少腐敗發生的概率。

但是新型信息化采購流程涉及到電子采購、工程技術、人員調配、公平效益、監督管理等方方面面，其規模龐大、結構復雜、因素眾多，是一項難度極大的系統工程。因此，實現科研物資的信息化采購還需要完成大量的工作。