基于內部控制視角下的高校收費管理研究

王 娟，黃美娟

（無錫職業技術學院 財務處，江蘇 無錫 214121）

高校作為非義務教育階段按實際培養成本收取適當比例的學費，對推動高等教育發展起到了積極作用。隨著我國高校教育事業的蓬勃發展，高校在收費過程中形成的學費、住宿費等非稅收入所占學校收入的比例越來越大，這對于緩解財政教育經費投入不足具有非常重要的意義，高校收費也逐漸成為其生存和發展不可缺少的條件。然而，在經濟、社會、政治環境日益復雜的今天，高校在收費管理中所面臨的新問題、新情況也越來越多，如何及時妥善處理好收費管理中的問題，減少管理漏洞、提高內部管理效率，發揮內部控制的優勢顯得尤為重要。

1 內部控制在高校收費管理中的意義

內部控制是指一個單位為了實現其經營目標，保護資產的安全完整，保證會計信息資料的正確可靠，確保經營方針的貫徹執行，保證經營活動的經濟性、效率性和效果性而在單位內部采取的自我調整、約束、規劃、評價和控制的一系列方法、手續與措施的總稱。

內部控制作為自我調節和自行制約的內在機制，在高校收費管理作用重大。完善的內部控制能夠保障高校收費工作的正常進行，能確保各項收費收入能夠得以順利實現，并且能確保收費資金的安全性。完善的內部控制不僅可以保證相關數據的正確性和可靠性以及衡量收費是否遵循相關法律法規，而且可以保證收費信息的真實性、收費工作的效率性等，收費工作得以順利開展離不開健全完善的內部控制。

2 高校收費管理存在的問題

收費工作是高校財務工作中最為基礎的一項工作，提及收費，給人的印象大多是僅僅收錢而已，似乎絲毫沒有技術難度。由于收費管理工作涉及了眾多元素，諸如收費崗位的設置、收費票據的管理、收費業務的流程、收費依據的確立等問題，要做好收費管理中的方方面面并非易事。隨著經濟的發展，民眾法律意識的提高，高校收費管理這項常見的工作逐漸成了被普遍關注的敏感工作，然而收費管理中暴露出來的問題，常常就是由于忽視內部控制而導致的，具體表現在以下幾個方面：

2.1 收費崗位設置不合理

由于思想上缺乏對收費管理的足夠重視，很多高校并沒有配備足夠的收費管理人員。相當一部分高校收費管理中，根本沒有建立嚴密的收費管理組織結構，也缺乏完善的崗位責任制度，收費各崗位的職責和權限也比較模糊，甚至收費崗位僅僅設置1個或2個人，崗位之間根本沒有形成相互制約、相互監督的關系。缺乏有效的牽制制度，內部控制的嚴重缺失，不可避免地會產生各種漏洞，這種完全依靠財務人員職業道德進行自我約束的和自我管理的模式，極可能會給學校帶來不可估量的損失。

2.2 票據管理重視不夠

票據是高校財務收支和會計核算最原始的憑證，也是財政、物價、稅務等國家相關部門進行監督檢查的重要依據。高校辦學資金呈現來源多樣化、收費渠道廣泛化，伴隨著收費類型的增多，票據的使用量越來越大。票據的科學管理，直接影響到高校財務管理的效率。但是在實際工作中，高校票據管理存在諸多問題。

一方面，票據保管不夠重視。如前所述，財務人員緊缺，相當一部分高校并未設置專人保管票據，也沒有設立專柜保管未用票據和已用票據。特別是學生學費票據，由于學生本身人數眾多，加之交費可能分多次交清，因此學費收據動輒上萬張甚至十幾萬張。因為忽視其重要性，大量的票據亂堆亂放現象比較普遍。一些高校雖然從內部控制角度設置了票據專管員，但也形同虛設，對于存根聯的保管未引起高度重視，對于票據沒有分門別類的登記，沒有票據的領用記錄甚至票據該注銷而未注銷等。

另一方面，票據開具不夠規范。現如今大多數高校收費種類繁多，比如培訓費、考試費、報名費、聯合辦學學費等，收費性質也比較復雜。為了解決財務人員不足，很多都有二級學院或其他部門代收，這樣帶來很多弊端。一是非財務人員沒有經過專業培訓，對使用票據的具體業務流程和管理規章不甚了解，票據使用意識淡薄，種類繁多的收費項目，根本分不清到底是財政性收入、還是經營性收入或者是一般往來款項，發生票據種類串用現象，改變了收費性質。二是容易滋生“小金庫”，大量的資金長期滯留在二級學院或其他部門，得不到有效控制。

2.3 財務處與業務部門缺乏溝通

一些高校的財務部門與業務部門缺乏溝通，職責權限不明晰。在實際工作中，財務部門與業務部門分工不明確，常常出現二者口徑不一的現象。

一是學生信息不能及時在部門間傳遞。學生學籍變動在高校是非常普遍的現象。但對學生學籍的異動情況，很多高校未能建立相關的內部控制制度，部門之間缺乏溝通，學生學雜費的收取多少也與學工處、教務處并無直接利益關系，財務部門往往無法從相關業務部門處獲取及時的異動信息。收費管理與學籍管理等其他環節相脫離，學費的少收、漏收在高校中并非個例，最終導致學校收入的流失。

二是業務流程無序。由于部門之間缺乏溝通，財務部門最新的收費政策等未及時下達到各二級業務部門，二級業務部門事先也不與財務部門溝通收費項目、收費時間、收費對象等，就擅自發布自認為的“規范”收費流程。學生按照業務部門的要求直接去財務部門交費時，財務部門這才知曉需要收費。這樣不規范的收費流程往往出現很多問題，比如收費項目及收費標準財務部門有無已經向物價部門備案，收費形式是否符合財務要求。如果財務尚未報備物價，因手續不全財務可能暫時拒收，這樣極易引發學生的不滿，也很容易引發財務部門與業務部門之間產生矛盾。

3 完善高校收費管理內部控制的幾點對策

3.1 以內部控制為原則，建立相互牽制的收費管理崗設置體系

一個高校收費管理水平的高低，取決于是否建立嚴格的收費內部控制機制。學校要堵塞收費管理漏洞、防止資金流失，就必須從組織機構上形成有效的制衡機制。在崗位設置做到不相容職務相分離，對收費管理的各崗位職責權限進行合理劃分，確保權責分明、相互牽制、相互監督。建議收費崗位設置可做如下考慮：首先，設置系統管理崗，系統管理員主要負責系統參數的設置（如打印格式、收費軟件維護等）、學生相關信息初始化工作，對不同類型的收費項目設置、收費標準的設定、學費的減免錄入、及時更新學籍變動信息，進行數據的備份保管等工作；其次，設置開票打印崗，開票員主要負責票據打印，根據收費軟件設定的標準和項目打印票據后交給收款員，開票員堅決不能接觸現金，第三，應設置出納崗，即收款員按照票據金額準確收款或者退款；最后，應當設置收費復核崗，收費復核員對整個收費全面進行監督，不僅要熟悉收費系統軟件的操作，能根據相關業務部門提供的學生信息，核對收費系統中收費項目、人數、標準是否有誤，對收費基礎數據進行監督，而且要求其工作必須認真負責，能定期對票據管理的登記進行檢查，確保票款相符。

3.2 重視票據管理，加大票據管理培訓

票據管理作為高校收費管理是至關重要的一個環節，對規范高校的收費行為、促進高校資金高效運轉、有力地保障學校各項收入的全面實現、完善高校內部控制制度，均有著十分重要的意義。因此，對于票據管理中出現的內部失控現象，建議采取如下措施：

一方面，領導應思想上應高度重視。高校必須施行票據專人管理，首先做好票據購買及登記工作，即按照有關部門規定，申請購領發票并在領購簿上做好登記工作，應到財政指定點印制票據并分類做好票據的入庫登記手續。其次做好票據的領用工作，票據專管員根據各申請單位的審批手續及收費項目的性質，辦理相關票據的領用手續。最后，實行款隨票清的制度。做到及時繳銷票據，并核對開具票據金額與入賬款項的一致性。

另一方面，加強票據管理的宣傳和培訓。首先財務部門在工作安排上盡量要把責任心強、做事認真的人員安排到票據管理崗位，從源頭上做好票據管理工作。其次，財務人員除了自身要精通票據管理的業務外，針對二級業務部門使用票據觀念淡薄的情形，要建立票據業務的培訓制度，對二級單位相關人員定期進行業務培訓，對于票據的用途、可以開具的內容、票據書寫的規范等都要進行培訓，讓實際使用票據的人員充分了解票據有關常識和規定，從而提高票據管理隊伍的整體業務素質，確保票據的規范使用。最后，建議財務部門通過財務網頁等方式加強對票據使用及管理的政策宣傳，使廣大師生養成交費索要票據的良好習慣，提高其依法使用發票的意識。唯有如此才能從源頭上有效控制各種亂收費，私設“小金庫”的行為。

3.3 加強部門溝通合作，重視流程控制

要做好收費管理工作，離不開學工處、教務處等職能部門的大力配合。協調好財務與其他業務部門之間的關系，明確各自的職責至關重要。

一方面，加強信息互通，部門間通力合作。在信息化迅速發展的時代，可以借助網絡平臺，推進網絡綜合收費管理系統的建設，在明確各部門職責的前提下，加強內部控制建設，實現資源共享。比如學生入學的初始信息、學籍變動信息、選修課程情況等能準確及時地傳輸到學生收費系統，確保收費不漏收、不多收。借助網上收費查詢平臺，將信息及時反饋給教務處、學工處等相關部門，以方便其辦理學生注冊、學生選課等手續。同時還可了解學生欠繳費動態以便及時催繳學費，從而保證學校收費收入的順利實現。

另一方面，規范業務流程。由于財務部門必須嚴格執行國家的相關收費政策，比如必須堅持“先上證、后收費”，即收費必須得到物價部門的許可方可收取，同時財務部門還要嚴格執行收費公示制度，并且堅決杜絕擅自設立收費項目及提高收費標準等亂收費行為，所以，業務部門依然需要同財務部門溝通，業務部門需要收取相關費用時，應事先和財務部門取得聯系，在財務無異議的情況下發布收費流程，最好是以兩部門聯合發布收費流程。只有規范的收費流程，方可減少收費過程中的矛盾和違法行為。

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