會計信息化下事業單位內部控制問題研究

黑龍江八一農墾大學　王永德　李艷秋

會計信息化下事業單位內部控制問題研究

黑龍江八一農墾大學王永德李艷秋

摘要:隨著會計信息化在各領域的廣泛應用，事業單位也在逐步推進會計信息化的建設。會計信息化的運用在提高事業單位財會工作效率的同時，也對事業單位的內部控制產生了很大影響。基于此，本文分析了在會計信息化背景下事業單位內部控制存在的問題，并提出相應的改進措施。

關鍵詞:事業單位 會計信息化 內部控制

會計信息化是會計與信息技術相結合的產物，它在保障事業單位管理、控制、決策和運行的同時，也為事業單位提供了全面、及時、有效的會計信息。事業單位財務工作的減化，使決策人員和執行人員溝通更加及時有效，責任分工更加明確，效率明顯提高。但是，會計信息化在提高會計工作效率的同時，也給事業單位的內部控制工作帶來了一定困難，在其影響下事業單位在內部控制方面產生了一系列變化，還暴露出了許多問題。因此，應重視此背景下的事業單位內控問題，完善的事業單位內控制度，能夠更好地促進其管理水平的提高。

一、會計信息化下事業單位內部控制的變化

(一)內部控制的環境更加復雜

與傳統的會計環境相比，會計信息化實現后，會計部門的人員結構發生了變化，原有的由專業會計人員組成的會計部門已無法滿足會計信息化的需求，會計部門中還應新增數據管理、數據分析、系統維護等相關人員。會計信息化不僅使傳統的會計核算崗逐步轉變為信息數據錄入、憑證符合等崗位，會計部門的職能也由傳統的核算型逐步向管理型轉變。會計部門在參與基本工作的同時，還可以利用計算機參與到全新的業務活動中，如人力資源管理、參與各種決策等等，會計人員在日常工作中的職能得到了進一步的擴展。在這種背景下，內部控制的環境變得更加復雜。

(二)內部控制的范圍逐步擴大

信息化在會計領域的廣泛應用，給會計工作增加了很多新的內容，也對內部控制提出了新的要求。一方面，盡管財務軟件可以對各種憑證進行整理分類、數據分析并做出相關評估，但它卻無法識別憑證的真實性和合法性，因此，會計軟件并不能完全代替固有的會計職能，會計軟件的這種缺陷恰恰可以通過內部控制范圍的擴大進行彌補。另一方面，會計信息化使單位原本處于封閉模式的會計信息系統逐漸呈現出了共享性、分散性和開放性的特征。在互聯網環境下，單位工作人員可以基于計算機平臺上的數據庫對相關數據進行查詢，使得內部控制范圍也從原有的會計人員擴展到事業單位的所有相關人員。由此，事業單位內部組織結構發生了變動，導致內部控制需增設對會計信息系統的管控，所以會計信息化的實現促使內部控制范圍有所擴大。

(三)內部控制的要求不斷提高

傳統的會計資料由原始憑證、記賬憑證、各類賬簿及損益表組成，多為紙質資料，數據不易被篡改，內部控制比較容易實現，而且，對內部控制制度的要求也處于較低的層次。隨著會計信息化的實現，會計數據的載體也隨之發生了變化，傳統的“有形”記錄逐漸被摒棄，取而代之的是各種不易被識別的“無形”記錄。會計憑證、會計賬簿等相關數據基本上都需要依賴計算機進行閱讀和查詢，存儲在磁性介質上的會計數據，更可以輕易被修改，并且不易留下痕跡，如果內部控制制度不完善，會計資料就存在更大的受到不規范運作的風險，因此，復雜的新環境對內部控制提出了更高的要求。

二、會計信息化下事業單位內部控制存在的問題

(一)會計操作控制不嚴格

會計信息化的實現對事業單位在數據錄入階段的工作提出了更高的要求，因為在利用計算機進行會計信息處理時，所有數據的處理都是以會計憑證的錄入為起點。如果在錄入階段發生錯誤，就會對接下來的會計賬簿、會計報表的生成環節產生直接影響，倘若發現不夠及時，會在今后的工作中產生大量的工作，如果同時產生多個錯誤，那么找出錯誤根源的工作便是難上加難，這種情況在批量處理業務時最為突出。許多事業單位為了避免會計數據被任意修改，會對財務軟件進行一定的設置，如數據一旦錄入就不能再對原始數據、單據進行修改、刪減，導致在找到錯誤根源后還需新增單據進行修正。這就需要事業單位要強化會計信息系統的操作控制，以保證會計信息的準確性、完整性。

(二)存在系統設備風險

會計信息化下的系統風險主要指來自于計算機硬件和軟件方面的風險。硬件風險主要包括不可抗拒因素和人為因素，如火災、停電、操作失誤等，這些因素都會導致計算機出現系統故障，嚴重者更可能導致數據丟失、系統癱瘓等問題。硬件系統還存在系統一體化、信息生成自動化、數據邏輯化等特點，內部控制都無法觸及，所以一旦出現故障，損失會相當嚴重。軟件方面的風險主要是指應用軟件過程中存在的各種風險。由于會計信息化下，各種軟件在運用于事業單位時存在著一些功能不足或潛在的軟件缺陷問題，如軟件的成熟性、穩定性、與事業單位需求的契合度上存在問題，這些都會影響會計信息系統的運行，對內部控制存在潛在的風險。

(三)控制會計人員舞弊的難度加大

會計信息化后，會計信息以記錄、文件等形式存儲在磁性介質上，實現了真正的“無紙化”存儲，在這種情況下，傳統會計工作中的簽名、蓋章轉而被密碼、口令所取代，而這些密碼和口令極易被盜取或破譯，數據一旦被篡改也不易留下任何痕跡。除了會計相關人員外，信息技術人員如果別有用心也極易產生越軌操作，給單位造成經濟損失。而數據庫技術的提高，使現有數據呈現出高度的集中，未經授權的人員如果通過計算機和網絡瀏覽單位的相關數據文件，并對其進行復制、偽造等行為，也會對單位造成巨大威脅。這些使得會計信息化環境下單位的內部控制要應對各種計算機技術手段，防范舞弊的難度大大增加。

(四)缺少高素質復合型人才

在會計信息化的背景下，因為信息化的存在從會計核算過程到會計信息處理過程，再到內部控制環境都發生了質的轉變，如果財務人員仍保持舊的會計處理方法，根本無法適應會計信息環境。而許多事業單位的財務工作人員雖然堅持定期參加會計培訓，但是其在其他專業知識的掌握方面仍有欠缺。因此，單位要重視對新型會計人才的引進和培養，使其在精通財會專業知識的同時，也熟悉事業單位會計軟件的使用和管理，培養一定的風險意識，懂得內部控制和數據安全對事業單位會計系統運行的重要性。

三、完善會計信息化下事業單位內部控制的建議

(一)強化會計信息系統的操作控制

事業單位應設置會計信息系統的專用服務器，使會計人員通過電腦終端進行相關的操作。對所有崗位進行操作權限設置，使所有工作人員都做其職能權限范圍內的工作。按照操作系統的工作內容，這一階段的內部控制可以劃分為輸入、數據處理、輸出三個方面的控制:輸入控制。輸入控制作為控制環節的基礎，只有控制好輸入環節，才能保證會計基礎錄入的真實、完整和準確，因此，對于輸入控制的把控必須對錄入、授權進行嚴格規定。所有數據在錄入后要經過嚴格的審核校驗，以保證數據輸入無誤;數據處理控制。數據處理控制往往是會計軟件后臺通過計算機程序自動生成的。所以控制的關鍵點主要集中在處理的環節控制、數據信息修改控制、數據有效性檢驗;輸出控制。在此過程中，要經過相關授權才可以將數據進行輸出，在對輸出結果進行分析時，要對數字、代碼、數值有效范圍等內容進行檢查，及時發現可能存在的錯誤，經過審核操作后，生成標準化的報告，由計算機處理系統將數據發送給相關的操作人員。

(二)加強系統安全建設

要確保安全穩定運行的會計環境不僅要保障計算機等硬件設施，同時還要確保財務軟件的安全，財務數據和其他信息數據的操作安全。為了給計算機系統提供正常的運行環境，要嚴格限制無關人員接觸計算機系統，要從源頭上避免計算機的硬件和軟件被惡意破壞，保證會計系統的安全、穩定運行，保證會計信息的可用性。第一，加強對計算機的保護不僅要保障計算機軟硬件的安全運行，而且還要保障財務軟件及其生成數據的安全保密性，加強網絡病毒的預防管理，嚴格限制無關人員接近計算機，電源防水、防火、防盜，購買正版殺毒軟件及時殺毒等。第二，加強會計信息系統開發與維護方面的控制，會計信息系統的開發控制是事前預防性控制的關鍵所在，這種控制在會計軟件系統開發過程中就應進行全面考慮。軟件開發前要進行有效的可行性研究，總體框架的設計要定位在事業單位的實際流程需求上，建立有事業單位自身特色，整合事業單位所有經濟資源的會計信息系統，財務軟件的使用要有長效性，要有不斷更新升級擴充的能力，要賦予事業單位自己修改軟件的能力。

(三)加強風險管理

事業單位的會計信息系統存在著許多風險，如財務風險、軟件風險、員工風險，如不重視這些風險，極易造成舞弊現象的發生。第一，建立單位內外各聯網單位內網不可上網，主要用于保證相關財務數據的安全，財務人員的電腦不可私自上網，單位外網主要用于兄弟單位之間的聯系，整合相關內部資源。第二，完善相關的會計制度，相關工作人員的工作職責，合理配置，規范人員各種權限口令密碼的使用，形成一個有效的會計檔案管理制度。第三，建立相關人員的相互監督和約束機制，完善計算機操作人員的相關授權，減少責任不明的現狀，杜絕徇私舞弊的違規行為，保證會計信息的準確性。

(四)培養高素質的復合型人才

信息技術時代，財務人員只有不斷的學習才能適應時代的發展。傳統模式下培養出的會計人員已經不能適應事業單位發展對人才的需求。這就要求事業單位在做好相關內部控制建設的同時，加強對財務、計算機復合型人才的培養。事業單位應提高會計相關工作人員的綜合素質，為內部控制工作打下良好的基礎。首先，在會計信息化的背景下，職業道德建設對會計從業人員顯得更加重要。會計信息化系統提高了會計工作的效率，但也為會計人員徇私舞弊違規行為創造了新的條件。因此，事業單位必須加強會計人員的職業道德建設．避免發生人為的信息數據泄露等情況。其次，事業單位的會計人員不僅需要扎實的會計專業技能．還要熟練掌握計算機信息技術和網絡技術，以適應會計信息化系統帶來的沖擊和變化。最后，事業單位的各項經濟管理活動，往往被全面的納入了會計信息化系統，因此需要會計人員掌握相關的管理、法律、金融等知識，這要求會計人員.日常要不斷進修，提升自己的綜合素質。

四、結束語

內部控制是事業單位內部管理的核心工作，內部控制的完善程度決定著事業單位整體管理水平的高低。會計信息化的實施給事業單位會計工作帶來便利的同時，也給內部控制帶來了一定的挑戰。在會計信息化的背景下，事業單位唯有結合會計信息化的特點以及本單位自身的情況，建立與之相適應的內部控制制度，完善相關的制度措施，才能使會計信息化在事業單位的內部控制建設中發揮更加有效的作用。

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Abstract:With accounting information being widely used in each field, public institutions also advance the construction of accounting infor?mation step by step. By applying this method, improvements in the effi?ciency of finance and accounting in public institutions are achieved,this in turn has a significant influence on public institution control of accounting information and new ideas for improvement

Key words:Public institution; accounting information; internal con?trol