信息化背景下的高校檔案管理研究

趙悅佟

（長治學院 人事處，山西 長治 046011）

隨著信息技術的迅速發展，高校的信息化、網絡化應用越來越普及，許多高校還提出了構建數字化的校園，進一步加快了高校教學、科研、管理的信息化進程。高校必須立足自身的發展現狀，運用檔案信息化帶來的新技術，結合檔案信息化提出的要求，為自身的信息化檔案管理發展謀得切實的改進和長足的發展。

一、高校檔案管理發展現狀

（一）信息化的發展對高校檔案管理的要求

檔案信息化是一場已經敲響雷鼓的革命，是一項刻不容緩又復雜而浩大的系統工程，檔案信息技術在檔案管理活動的應用給高校檔案管理帶來方便快捷體驗的同時，也給傳統的檔案管理活動帶來嚴重的沖擊。高校檔案管理要適應檔案信息化的發展要求，必須做到以下幾點：

1、檔案信息資源的數字化

高校檔案館保存著大量的教學、科研、黨政工作等活動產生的檔案信息，這些檔案有很強的知識性和教育、管理參考的功能，要想讓這些具有知識性的檔案信息轉化成更強的生產力，使它們發揮最大的作用，就必須將檔案進行信息化，促進檔案信息作用更好地發揮，使檔案信息更有效地為高校教學工作、科研工作、黨政等中心工作服務，為高校檔案信息的用戶服務[1]。

2、變革高校檔案的管理模式

信息化背景下，檔案管理的對象從單純的紙質文檔逐漸發展到紙質文檔與數字化文檔混合，并不斷向全數字化文檔轉變，而隨著信息技術的滲入，檔案管理技術也在不斷更新，高效便捷的檔案管理越來越成為高校檔案管理的需求[2]。知識更替加快，用戶的需求也日益不同等，這些隨著信息化浪潮撲面而來的改變，不斷推著高校檔案管理向前，這就要求檔案管理模式、管理流程等都應當做出相應的變革。

3、實現高校檔案的深度開發和最大化利用

保存檔案的目的就是要實現檔案信息開發、編研和利用，并服務于高校的各項工作中。高校檔案包含校史檔案、學生檔案、科研檔案等，館藏信息龐大而豐富，僅靠人工難以對這龐大的數據進行組織和開發，而利用計算機技術可實現對檔案信息的組織整理和深度開發[3]。在當前信息時代，檔案的價值不能停留在傳統的憑證和參考作用，高校檔案館應擯棄“重藏輕用”的傳統觀念，鼓勵檔案工作人員對檔案信息進行大力開發，充分發揮高校檔案在信息時代的“參考作用”和利用價值。

二、高校檔案管理發展的困境

檔案信息化的呼聲在學術界持續了很多年，為了適應檔案信息化的發展，部分高校積極做出相應的發展規劃和實踐，取得不菲的成果，但多數高校仍然處于被動的發展過程中，對比國內高校發展不平衡的現狀，歸納高校檔案管理發展的困境如下：

（一）高校檔案信息數據庫建設效率低下

高校檔案信息數據庫的建設除了要將大量的館藏檔案進行數字化轉變外，還需要進行數字化文件的收集。傳統落后的管理理念、與日俱增的現行文檔以及龐大的館藏信息基量，給檔案信息數字化的過程帶來困難，阻滯了檔案信息化的進程。相當一部分高校進行的檔案信息化只是對當前產生的文檔進行信息化，認為檔案信息化只是文檔產生和傳輸方式的電子化，對館藏檔案的信息化消極怠惰，影響檔案信息收集全面性和數據庫建設的效率。總之，在全國范圍講，高校檔案的數據庫建設還處于發展階段，任重而道遠。

（二）高校間缺乏統一的檔案管理細則

由于各高校的檔案管理部門設置不同，數字檔案資源形式多樣，檔案管理信息化發展現狀參差不齊，統一的管理標準是有效連接各高校信息資源的通道，是保障各高校間信息互通與資源共享的橋梁。雖然國家早在2008年就頒布了相關辦法，但其內容只是綱領性的綜合條款，缺乏對檔案管理工作細節的規定，目前國內多數高校檔案管理處在檔案信息化的進程中，缺乏統一的引導而自成體系，標準各異，一旦數據庫建立完成再統一標準就更加困難，因此，實現高校間檔案信息資源網絡化共享，首先需要建立適合各高校的統一的檔案管理標準規范。

（三）網絡環境下檔案信息存在安全隱患

檔案數字化帶來的檔案信息安全問題已引起檔案界的熱烈討論，但至今沒有一套系統的解決方案。在數字化檔案信息時代，檔案的載體已經不是特別重要，檔案的安全常常指的是檔案信息安全，因此除了對載體采取基本的保護措施外，更重要的是對檔案信息本身的保護。在網絡環境中，文件的信息與載體可以分離，這就為數字化檔案信息管理帶來安全隱患，其中最常見的是系統、軟件硬件的威脅和來自惡意侵犯者的威脅，這兩種威脅是目前數字化信息主要的兩種安全隱患，高校在建立數字化檔案管理系統時應采用先進技術來防御各種惡意侵犯。

（四）高校檔案信息資源利用率低

檔案管理部門是集中管理檔案，也是檔案信息最為豐富的部門，但是由于種種原因，檔案信息開發利用率卻并非如預期那樣高。

首先是由于檔案收集的滯后性，造成檔案信息開發利用的低時效性，檔案部門收集檔案缺乏主動性，就導致檔案在立檔部門的滯留，導致有時效利用價值的檔案失去價值，影響檔案信息的開發利用。其次是立檔單位分散造成檔案信息分散性，給檔案信息的組織利用帶來困難，高校檔案包含的各類檔案中，教學檔案和科研檔案具有較高的利用價值，而由于立檔部門的分散和各部門立檔標準的不統一，隨著檔案管理部門累積的分散檔案日益增多，進行組織利用的困難就會越大[4]171-174。

三、檔案信息化背景下高校檔案管理的對策

（一）高度重視信息資源的建設，增加投入

1、檔案部門領導要重視信息資源的建設

觀念是指導行為的主動力，而領導是檔案部門前進的主要帶頭力量，檔案部門領導要首先提高對檔案信息化的認識，要意識到信息資源建設是檔案數據庫建設的基礎與核心工作，帶領檔案部門主動適應信息化的要求，在指導上把檔案信息資源建設提到重要工作的議程，通過恰當的激勵措施提高檔案工作人員的工作熱情和工作效率。

2、選擇適合自身的檔案信息化管理系統軟件

要開展檔案信息化管理的工作，必須要有檔案管理信息系統軟件的平臺支撐，選擇適合的檔案信息化軟件與校園辦公自動化管理系統銜接，加快實現文檔一體化管理，提高高校檔案管理工作效率。選擇檔案信息化軟件可以通過購買市場上成熟的商品化檔案管理軟件系統、請有實力的專業軟件公司根據本校的檔案管理需求進行檔案管理系統開發或者自主開發軟件[5]。

（二）建立統一的檔案管理細則

借鑒國內外先進的標準，結合國內行業標準及高校檔案管理發展現狀及趨勢，在全國范圍內制定適合高校特點的規范化標準，形成制度化的管理。高校檔案管理標準包括以下幾方面：（1）學校檔案管理規定，依據國家頒布檔案的相關法規，結合普通高校的發展現狀，制定適用于高校的檔案管理實施細則；（2）立卷歸檔標準，如確定歸檔范圍、確定分類方法、統一歸檔要求等；（3）保密標準，對保密檔案的具體規定及對檔案人員的規范；（4）檔案保管標準，檔案借閱準則、檔案移交步驟規定等。

（三）健全檔案管理安全制度，提高檔案信息安全技術

1、建立健全的檔案管理安全制度

健全的檔案信息化管理安全制度是網絡環境下數字化檔案的第一道防護墻，也是最基本的保障，包括對系統的安全監測、定期維護系統功能、保護用戶的信息安全、建立安全責任制度等，檔案管理安全制度是防患于未然的第一步，也是解決問題的首要準則，更是維護檔案管理工作有序運行的重要舉措。

2、提高檔案信息安全技術

要保護檔案信息的安全，就要運用信息技術采取相應的保護措施：一是通過對數字化文件添加數字簽名或數字水印等，對信息的識別和鑒別，保證傳送的文件內容不被篡改或辨別文件的真偽；二是嚴把身份識別關，通過設定用戶登錄口令、生物識別或者信息加密等措施，對用戶的身份進行認證，確保用戶身份的合法性；三是日志記錄和數據備份，對數字化文檔的生成時間、生成部門、責任者、訪問者等從檔案生成到利用的每一部操作信息進行詳盡的日志記錄。此外，根據數字化文檔的生成作用和保密性等特點，對文檔進行定期備份或者實時備份；四是利用防火墻技術防止阻擋網絡病毒和黑客攻擊[6]211-217。

（四）推進文檔一體化管理的進度，促進高校檔案的開發利用

文檔一體化管理是將電子文件的一體化管理的一種智能管理方式，它是以當代高新信息技術帶動檔案管理理念、機制、方法變革的過程，主要包括館藏檔案數字化、檔案管理智能化、檔案傳輸網絡化和檔案服務社會化等。

實現文檔一體化管理，即高校檔案從生成到收集、整理、保存等工作連續完成，快速完成檔案管理流程的同時保證了檔案信息時效性，促進檔案數據庫的建立，使得高校檔案管理人員擺脫繁瑣機械的手工收集整理檔案的工作，有充足的精力和便利的條件對數據庫中檔案信息開發利用。

四、結語

信息化的快速發展給高校檔案事業帶來了無限機遇，高校檔案管理必須把握信息化時代的發展要素，積極適應信息化的節奏，在信息技術引導下實現傳統管理觀念到信息化管理理念的轉變，傳統管理模式到信息化管理模式的改革，全面推進高校檔案信息化管理的實現。

［1］強春曉.高校檔案信息數字化建設的思考［J］.西北工業大學學報，2008,(4):96-97.

［2］翟紅.論高校檔案信息化建設［J］.重慶工商大學學報，2004,(3):157-158.

［3］劉宇潔.如何加強高校檔案的開發利用［J］.機電兵船檔案，2013,(1):43-44.

［4］王曉珠.高校檔案管理探索［M］.云南昆明：云南大學出版社，2011.

［5］程玉敏.論高校檔案管理信息化建設［J］.福州大學學報，2012,(3):109-110.

［6］馬長林，宗培嶺等.檔案館信息化建設探論［M］.上海：上海社會科學院出版社，2006.