如何利用醫院信息系統實現藥品的實庫存管理

云南省第一人民醫院績效管理科 魏玲

藥品作為特殊流通商品，醫院是其主要使用區域，藥品庫存管理在醫院管理工作中占據重要地位，關系到院內醫療工作能否順利實施、利潤目標能否實現，因此做好醫院藥品的實庫存管理是醫療工作的必然需求，對于保障醫療工作的質量與成效有積極意義。醫院內部藥品金額與數量的實庫存管理經歷了弊端良多的傳統模式，現在普遍傾向于使用信息系統服務管理，我國醫院相關財務制度也對實庫存管理提出了實耗實銷的要求，這意味著醫院信息系統要結合實庫存情況制定完善的管理體系，從信息系統管理舉措的實施到管理注意事項都要給予重點關注，從而督促藥品實庫存管理實現信息化、常態化與規范化，做到有章可循。下面就如何利用醫院信息系統實現藥品的實庫存管理做簡要探究。

一、醫院藥品實庫存管理現狀

(一)定義

醫院藥品從采購入庫到醫療工作領域流通，經歷了入庫-藥房-麻醉科-放射科-醫生病患等正向分發流程，或者從患者醫生到退藥入庫的方向流程，在這個流程上的每個節點都是藥品實庫存管理的一個關鍵環節，其業務流程意味著在管理中可從五大節點入手提升管理質量與效益。

(二)現狀

醫院藥品實庫存管理工作受借藥、急救醫療等因素影響無法實現完全意義上的藥品庫存量與賬務數據相吻合，面對這種情況信息系統的出現意味著可做到對藥品入庫到使用的全程跟蹤管理，為兩種數據的吻合提供更多的可能性。在實現藥品庫存量管理與賬務數據吻合的過程中，藥品庫管與藥品會計擔任了非常重要的角色，庫管負責根據庫存情況及院內藥品需求制定合理的采購計劃，做好藥品的出入庫及日常盤點工作，減少藥品積壓或過期失效等，藥品會計則是對藥品采購、出入庫的原始單據憑證等進行審核、登記，并編制準確的會計報表并做定期核算，為藥品采購、管理與使用提供參考、改進意見。醫院藥品實庫存管理中無論是藥品會計還是藥品庫管都主要圍繞四個目標管理要素展開工作，分別是實（藥品實物）、證（藥品會計憑證）、賬（藥品總賬、分類賬、明細賬等）、表（藥品會計報表），通過對四個管理要素的施加影響從而做到賬表相符、賬證相符、賬賬相符、賬實相符。

二、醫院藥品實庫存管理的重要實施節點

結合醫院藥品的實庫存管理流程，其應用信息系統提升管理效果與質量時可從關鍵流程節點入手，具體如下：

(一)藥庫

藥庫是醫院藥品的最大集散基地，也是實庫存管理的重中自重，藥品每次出入庫、盤點時都必須及時做好信息系統的賬目錄入，尤其是遇到價格調整時要及時通知，并根據時間點明確不同藥品入庫時間、采購成本，以便為后期盈虧調整提供參考依據，并做好日常盤點工作中意外損耗、過期失效損耗等調查，及時盤點盈虧，建立完善的藥品出入庫記錄。

(二)藥房

藥房是醫院內部除去藥庫之外第二大藥品集散地，其負責了醫院門診、住院部等醫療工作中所有中西藥品的申請、領藥、發放、醫囑擺藥、退藥、科室或個人換藥、借藥等工作，是藥品是庫存管理具體流通的外在表現。利用信息系統進行管理時必須明確這些流程及其之間的相互關系，才能夠確保管理的順暢實施，從而獲得準確的流通數據與庫存數據，結合報損、調價等完成藥品管理盈虧盤點，以做好賬表相符、賬賬相符。

(三)病區藥柜

病區藥柜的藥品管理有固定基數，根據藥品使用情況定期由住院部藥房進行定量補充，基數的調整可通過藥品數量調撥來實現，同時在不同藥品調價時記錄盈虧情況，為信息系統及時補充錄入數據，做好藥品流通情況跟蹤記錄。

(四)麻醉科與放射科

麻醉藥品作為性質較為特殊的日常使用藥品，其用量較大，一般直接由藥庫直接調撥，在流通過程中必須嚴格遵守相關藥品管理規定，做到出入庫記錄清晰、完整，憑證、賬表數據吻合，賬目清晰。麻醉藥品入庫數據來源于藥庫調撥，出庫數據則來源于信息系統對病人用藥記錄，庫存量與出庫量要經得起隨時盤查，調價盈虧要對全院藥品執行新價格時重新計算。放射科造影劑在性質上與麻醉科麻醉藥品較為類似，二者遵循同樣的出入庫管理機制，實庫管理時要做到系統信息的完整錄入，調價同步記錄盈虧。需要注意的是，醫院的藥品本身及管理都是有成本的，考慮到藥品固定成本一旦調價必然會帶來新的盈虧，所以作為信息系統下藥品實庫存管理的一大重點與難點，要結合系統對藥品庫存數量、價格變化做準確記錄以方便藥品會計平賬，為后續采購、流通、管理計劃的制定提供可靠參考數據。

三、醫院藥品實庫存管理注意事項

(一)建立藥品會計監管體系

結合醫院藥品管理辦法與信息系統優勢要建立專門的藥品會計監管體系。醫院會計制度明確規定了要定期對藥品進行清點盤查核對，及時發現過期失效、損毀、變質藥品，根據藥品采購成本本完成“待處理財產損益”表的制定與錄入，及時查明盈虧原因，并與藥品會計進行賬務處理，根據不同原因導致的虧損制定相應的處理辦法，以改善后續藥品實庫存管理現狀。尤其是藥品會計，要定期對庫存藥品做賬面盤查與實物核對，確保賬面庫存相吻合，嚴格審核各類憑證報表，及時發現管理工作中的異常問題，清除不規范消耗，提升藥品管理質量與效益。

(二)建立藥品盤點制度

結合藥品實庫存管理情況要建立專門的盤點制度，定期對藥品存量、藥庫藥房病區藥柜的藥品流通情況進行跟蹤調查，對不同品種、不同價格、同品種調價前后藥品建立專門的小分庫或者建立分架包干制，將藥品管理的責任落實到具體部門與個人。為消除假賬消耗藥品等問題，盤查工作要不定期、不定品種、不定節點進行，盤查工作人員要加強資質審核，隨時更換，建立動態監管判斷制度。另外，醫院還要建立專門的藥品永續盤存制度，藥品會計要合理安排盤點計劃，做到與各類賬表、憑證的核對，加強藥品資金、存量管理。針對盤點工作要建立專門的獎懲制度，獎懲制度的建立是為了消除藥品管理流通各個節點中存在的無正當原因虧損，是盤虧的重點舉措之一，除去完善信息系統記錄之外還要結合盤虧情況建立相應的懲罰機制，并在執行中予以貫徹落實。

(三)完善信息系統的管理細節

醫院藥品實庫存管理中某些藥品是單劑量發放，在信息系統錄入時不可避免存在藥價拆分情況，尤其是考慮到個別種類藥物分包裝較多，拆分藥價后可能涉及兩位小數點存在，因此要注意藥價拆分方面系統錄入細節，至少保留五位小數，以此來消除平賬中四舍五入帶來的不平衡現象。信息系統除了出具電子處方、擺藥兩種操作之外，對其他特殊性質的如捐贈出庫、借藥或換藥出庫、過期報損出庫、調撥出庫等要嚴格核對申請、明確操作權限以減小不當操作空間。像換藥出庫，要明確操作過程中的換藥權限，關聯換藥入庫與出庫操作，其中入庫金額必須大于或者等于出庫金額，控制對方只能是醫院科室而非個人，換藥還要在藥品賬目中有詳細體現。另外，對于藥價調整，醫院內部所有部分的調價盈虧都必須以執行調價時間為節點，以各科室庫存量、賬面量為基礎利用信息系統自動計算盈虧，以減少人工處理的失誤，還要積極利用系統盤存結轉工程，在結轉時間點鎖定庫存表并生成快照，以減少對正常藥品管理業務的影響，保障管理工作質量與效益。至于盤點工作中經常遇到的盈虧情況要建立專門的盈虧清單，在獲得相應處理權限后利用管理程序完成調庫分配并生成相應出入庫數據清單，以保障掌握平衡。

四、結束語

綜上所述，醫院藥品實庫存管理關系到院內醫療工作成效及效益目標能否順利實現，是保障管理工作質量的關鍵，利用醫院信息系統服務藥品實庫存管理是必然選擇，可有效減少不必要的藥品消耗與虧損，對于實現藥品實庫存管理信息化、常態化與規范化有積極意義。

[1] 龍燕,王或杰,錢錚,等.計算機信息化技術在我院藥品物流管理中的應用[J].中國醫藥導報,2013,10(32):167-170

[2] 彭小燕,葉政德,王正軍.應用醫院信息系統和Excel智能實現效期藥品規范化管理[J].中國藥業,2013(20):85-86

[3] 江曉云,謝穎夫.利用信息系統實現藥品實庫存管理[J].中國衛生質量管理,2014(4)::97-98

[4] 羅柳榮,蘭量園,張玲.藥品實庫存管理新模式在我院住院藥房的應用[J].黑龍江醫藥,2012(5):98-99

[5] 張純潔,陳文忠.加強門診藥房管理與醫生工作站信息系統相結合實現藥品實庫存[J].醫學信息：上旬刊,2012(6):81

[6] 牛吉榮,于曦,朱光亞.醫院藥庫物流信息化管理系統的構建及應用效果[J].物流科技,2011(8):77-78

[7] 李瓊靜,陳海文,杜憬生.醫院藥品庫存管理的優化與效果[J].臨床醫學工程,2011(12):1962-1963