如何衡量辦公環(huán)境的優(yōu)劣？

于瑞峰

富士康改造計(jì)劃中的人體工效學(xué)

截止到2014年，富士康已經(jīng)發(fā)生了16連跳！如今，它正在進(jìn)行哪些改善？

“老板不會對無價(jià)值的改善有興趣”，富士康近期邀請了臺灣國立科技大學(xué)研究工效學(xué)的李永輝教授，專門成立了人因工程中心，運(yùn)用工效學(xué)的相關(guān)知識來改善工廠員工的工作狀態(tài)。

該中心針對富士康的工作地與辦公室環(huán)境，實(shí)施了許多關(guān)于工作負(fù)荷分析、人因性風(fēng)險(xiǎn)評估、產(chǎn)品品質(zhì)改善、職業(yè)傷害風(fēng)險(xiǎn)下降、辦公室人因改善、效率提升等方面的改善和設(shè)計(jì)項(xiàng)目，幫助工人在保證健康、舒適、安全環(huán)境的同時(shí)，提高工作效率。例如，為降低工人腿部疲勞，增加了地板的柔軟性。

不僅僅是富士康，在這之前，一部分企業(yè)也開始意識到工效學(xué)在管理中的應(yīng)用。

例如，不少公司會選擇使用一些符合人體工程學(xué)的辦公設(shè)備，以便通過提高員工的工作舒適度來實(shí)現(xiàn)工作效率的提升。

簡單來說，工效學(xué)研究的是人、機(jī)器、環(huán)境在相互作用條件下，如何使人的健康、安全和舒適等達(dá)到最優(yōu)化，從而最大限度提高工作效率。

人、機(jī)器、環(huán)境三者之間是聯(lián)動(dòng)的關(guān)系，其中一個(gè)因素的變化，必然導(dǎo)致其余兩個(gè)因素發(fā)生相應(yīng)的改變。目前，對于大多數(shù)管理者而言，管理的實(shí)現(xiàn)，更多依靠的是技術(shù)手段，例如引入信息管理系統(tǒng)。如果管理模式發(fā)生改變，技術(shù)手段也會發(fā)生相應(yīng)變化——但在這個(gè)過程中，管理者往往容易忽視辦公（工作）環(huán)境的支撐作用。

你的辦公環(huán)境如何？

有人做過實(shí)驗(yàn)，如果一個(gè)人每8分鐘被打斷一次，寫一篇文章就永遠(yuǎn)也完不成。因?yàn)槿藦臉?gòu)思到提筆，正好是8分鐘的時(shí)間。有調(diào)查顯示，能幫助員工出色完成工作的最重要環(huán)境特質(zhì)，就是不受噪聲和其他視覺、聽覺等因素的干擾，從而能夠集中精力工作。

當(dāng)然，除了噪聲，影響辦公環(huán)境的因素主要還包括以下幾個(gè)方面：微氣候（包括溫度、濕度、氣流速度）、視覺（包括照明和色彩）、人際間的溝通模式等幾個(gè)方面。

在以上所有因素中，人際間的溝通模式是最為重要，也是目前很多管理者并沒有意識到的。

如何衡量一家公司辦公環(huán)境的優(yōu)劣？

從宏觀上來講，在于人、機(jī)、環(huán)境之間是否達(dá)到了最佳的匹配度，從而實(shí)現(xiàn)管理效率的提升。評價(jià)一家公司的辦公環(huán)境優(yōu)劣，并不在于辦公面積的大小、設(shè)施是否高檔，設(shè)備是否齊全，而應(yīng)該更多地著眼于辦公環(huán)境是否能更好地服務(wù)于人，是否能夠與公司的業(yè)務(wù)流程、溝通模式、工作性質(zhì)相匹配，最終實(shí)現(xiàn)工作效率的提升。

從微觀上來講，管理者需要依據(jù)公司員工的工作任務(wù)類型來評判。員工所從事的是認(rèn)知型工作，運(yùn)動(dòng)型工作，還是社交型工作？辦公環(huán)境的設(shè)置是否能夠很好的滿足工作類型的需求？具體的評判，可以從主觀和客觀兩方面來看，主觀即指員工的滿意度，客觀指的是員工的作業(yè)績效。

打造“第三種辦公空間”

事實(shí)上，辦公空間的變化與企業(yè)溝通模式的變化密切相關(guān)，隨著創(chuàng)造型知識經(jīng)濟(jì)的興起，企業(yè)開始提倡集體協(xié)作的精神，人與人之間交流的需求開始逐漸增大，辦公空間經(jīng)歷了從封閉式、開放式到景觀式辦公環(huán)境的變化。

傳統(tǒng)的封閉式辦公環(huán)境等級森嚴(yán)，管理者的辦公室往往在幽深的走廊盡頭。這種模式主要適用于單獨(dú)工作、人際之間溝通較少的工作類型。優(yōu)點(diǎn)是私密性好，受到外界的干擾比較少。

隨著人與人之間溝通需求的增多，開放式的辦公環(huán)境開始替代封閉的獨(dú)立辦公室。辦公室之間的這堵墻就被打破了，帶來的弊端就是私密性低，容易受到相互之間的干擾。

目前又出現(xiàn)了第三種辦公空間，叫景觀式的辦公布局，這最早是由德國人提出來的，以群體辦公為代表，大的辦公空間被植物、屏風(fēng)、家具分割開來。

景觀式辦公空間是一個(gè)大的發(fā)展趨勢，人們既有共同空間、高空間利用率，同時(shí)又相對獨(dú)立，且管理者可以根據(jù)企業(yè)的發(fā)展、工作內(nèi)容的變化，對空間進(jìn)行隨意的調(diào)整，使得空間布局更加柔性化。

在景觀式辦公環(huán)境里，管理者無論怎樣調(diào)整格局，最重要的原則是：其環(huán)境必須和團(tuán)隊(duì)成員之間交流的頻繁程度、業(yè)務(wù)流程上的溝通需求相匹配。

我們曾為北京鐵路局做過一個(gè)“客運(yùn)專線調(diào)度所人機(jī)環(huán)境研究”項(xiàng)目，主要研究調(diào)度室里的辦公環(huán)境，其中一個(gè)內(nèi)容就是對調(diào)度室的座位布局進(jìn)行設(shè)計(jì)。

調(diào)度室由很多座位組成，這些座位如何分布排列，則關(guān)系到工作效率。調(diào)度室一共有車、機(jī)、電等七個(gè)工種。進(jìn)行機(jī)車調(diào)度的時(shí)候，各個(gè)工種之間都需要進(jìn)行溝通交流。但事實(shí)上，工種與工種之間交流的密切程度是不一樣的，并且每一個(gè)區(qū)域負(fù)責(zé)的鐵路線的條數(shù)也不一樣。當(dāng)時(shí)，我們通過計(jì)算各個(gè)工種之間的交流量，并依據(jù)工效學(xué)原則來決定是按照鐵路線路布局，還是按照工種進(jìn)行布局。

用辦公環(huán)境啟動(dòng)“流程改造”

辦公環(huán)境的合理性會影響流程的質(zhì)量與效率。改善辦公環(huán)境，提高效率，已經(jīng)成為企業(yè)健康發(fā)展的一個(gè)戰(zhàn)略性要素。離開良好的辦公環(huán)境支持，縱有完美的戰(zhàn)略、高效的流程、先進(jìn)的技術(shù)，也難以對公司的效率與效益提升有所幫助。

事實(shí)上，管理者要想改善自身的辦公環(huán)境，必須從管理的真正需求出發(fā)，而不是盲目對某些單獨(dú)要素進(jìn)行無關(guān)痛癢的改變。

新加坡某大型銀行為了提高客戶滿意度和員工工作效率，決定實(shí)施業(yè)務(wù)流程的改造。該銀行曾在其國際結(jié)算部門，實(shí)施過與業(yè)務(wù)流程改造相配合的辦公環(huán)境調(diào)整項(xiàng)目。

管理層通過重新安排信用證申請、開立、復(fù)核、二審、終審等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的座位布局設(shè)置，并配合以電腦終端的合理布線與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的優(yōu)化，大大提高了信用證業(yè)務(wù)的工作效率，縮短了客戶服務(wù)周期，獲得了不錯(cuò)的市場反饋與業(yè)績提升。

不同辦公環(huán)境適合不同績效考核

另一方面，辦公環(huán)境也要能夠支撐管理者相關(guān)的績效考核方式。

績效考核方式的不同，原則上所要求的辦公環(huán)境布局也就不一樣。如果公司的績效考核是以個(gè)人業(yè)績?yōu)榛A(chǔ)的，員工之間的工作范圍邊界是十分清晰的、各員工的績效是沒有關(guān)聯(lián)的，如果某一個(gè)員工的客戶找上門來，在開放的辦公環(huán)境中，就會對其他員工的績效造成影響。那么，封閉式的辦公環(huán)境設(shè)計(jì)更有利于降低干擾、高效地完成工作。

另一種績效考核的模式是以團(tuán)隊(duì)為準(zhǔn)，整個(gè)團(tuán)隊(duì)的績效決定團(tuán)隊(duì)成員的工資和薪酬。同樣一個(gè)客戶找上門來，如果負(fù)責(zé)這個(gè)客戶的員工恰巧不在，那團(tuán)隊(duì)的其他成員都有責(zé)任接待這個(gè)客戶，因此開放式的環(huán)境更利于團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)。

管理模式的改變，勢必體現(xiàn)在辦公的環(huán)境上。目前，部分企業(yè)引進(jìn)了目視管理技術(shù)。比如說色彩編碼，這些也都需要在辦公環(huán)境設(shè)計(jì)中加入工效學(xué)原則和標(biāo)準(zhǔn)的考慮。