數字檔案館建設的窘境分析

李 蔚 羅 蘭（湖南神斧集團一六九化工有限責任公司 417100）

數字檔案館建設與傳統檔案館建設在人員裝備與資源利上有本質區別，數字館的建設需要結合數字化技術與多媒體制作等科技資源的有效結合上同時還需考慮傳統的人文理念。在檔案的系統儲存基礎上，符合邏輯的便捷的檢索與傳輸系統更是數字檔案館建設優越性的集中表現。在這一系列的革新過程中，數字檔案館建設面臨著技術與理念的雙方面脅迫的窘境。

一、數字化檔案館管理理念的落后

數字檔案館是用數字技術處理和存儲各種圖文并茂文獻的圖書館，實質上是一種多媒體制作的分布式信息系統。它把各種不同載體、不同地理位置的信息資源用數字技術存貯，以便于跨越區域、面向對象的網絡查詢和傳播。面對新的技術化的革命，特別是老一代的檔案管理人員對檔案數字化的認識有待提高，傳統的檔案管理要求它的保密性和歷史性上有很大的要求，數字化檔案館更大的將信息內容推向了一個廣闊的平臺，更多的人可以接觸到，所以很多檔案館不愿意將其進行數字化改革。

數字檔案館涉及信息資源加工、存儲、檢索、傳輸和利用的全過程。通俗地說，數字圖書館就是虛擬的、沒有圍墻的圖書館，是基于網絡環境下共建共享的可擴展的知識網絡系統，是超大規模的、分布式的、便于使用的、沒有時空限制的、可以實現跨庫無縫鏈接與智能檢索的知識中心。在數字技術與檔案管理相結合的過程中，這個虛擬的空間讓更多的人擔心它的安全效能與實際操作空間。首先，儲存空間如何有序有效的進入管理員的操作有待強大的計算機技術支撐，信息查閱者對數字化平臺的便捷性也有很高要求，如此簡單的將檔案信息錄入上的片面認識就有待提高。

相對于傳統的檔案館，數字檔案館在項目立項與開發時，容易走向兩種極端。一方面一味的追求向電子技術靠攏，片面的寄托于電子信息技術與網絡數字化媒體帶來的便捷之處而忘記了檔案管理的基本要素，如何運用數字化技術來兼容檔案的接收、整理、鑒定、保管、利用、編研還有待進一步思考解決。另一方面，數字檔案館在設計技術革新時，又片面的照搬傳統檔案管理的步驟，寄希望于在網絡上開辟一個類似于實體的檔案館，檔案管理員就坐在這個虛擬的管理系統里進行幕后操作，需要找尋檔案資料的人照原始的檔案搜尋一般進入系統。如此又忽略了數字網絡的優越性，數字化的優點在于其在時空上的不受限，在機密性系統的維護下，數字檔案館可以做到異地查詢，跨界查詢等基本因素。

二、檔案館數字化技術革新面臨的阻礙

數字檔案館是指各級各類檔案館適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現代信息、技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統。數字檔案館能將有限的館藏能量提升至無限的數字儲存空間，同時提升信息的檢索與傳輸能力，在大眾服務提供快捷與便利的人性化方式。然而，數字化技術革新的過程既受限于數字技術的開發與應用，同時在人員的管理與操作上又與檔案管理員的檔案基礎知識和計算機應用技術的雙重要求掛鉤。

一方面，數字化技術在檔案館建設過程中面臨這計算機技術與檔案儲存結合需要集中開發。既需要懂數字開發的計算機專業人才，同時又需要這方面的人才兼懂檔案管理的基本素能。在經濟全球化、社會信息化的浪潮下，人們工作、生活和思維的方式都受到很大沖擊，在檔案建設的過程中，信息資源的整合是基礎，如何開發符合檔案儲存管理及便捷的查找搜索是數字化技術革新的一大難題。數字化檔案館既不同于以往的論文搜集也不同于一般的信息堆碼，各類檔案的分工與保密都是數字化技術開發所要解決的問題。

另一方面，數字檔案館管理員也同樣面臨著一大難題，在原本的紙質管理上如何應對數字化的管理系統，面對計算機技術，通信技術以及網絡等多媒體技術上，檔案管理員如何既能有效的做好檔案管理與規范工作，同時又能應對數字化技術所帶來的負面影響又是一大難題。特別在數字化技術的普及后，檔案管理的保密技術與保密意識便提到了更高的層面。面對這種嚴峻的挑戰，數字檔案管理如何做到兼備技術與人力的雙重要素是建設與服務的關鍵因素。

三、數字化建設中檔案管理員遇到的阻礙

檔案館數字化包括目錄數據的錄入、檔案編研、網站后臺管理平臺等一系列的數字操作，面對檔案數字化的技術性難題以及操作上的創新，原始的檔案管理員面臨著很大的挑戰。在目前的檔案館建設中，存在著很大的困難，包括檔案數字化程度低，原本的數字化只是簡單的將原有的檔案資料拍成照片上傳到檔案管理系統，查閱檢索是在在電腦上查閱有限的圖片信息，相片會造成一定的信息閱讀阻礙。其次，檔案館在電子文檔的檔案建設上缺失意識來組件。當下，諸多部門都實現了無紙化辦公，而這些電子文檔的存檔與分類缺少有效的整理與歸檔，甚至一些部門完全沒有對電子文檔進行入檔的意識。

面對數字化檔案館的新技能，檔案管理員還存在這心理上的退縮與慵懶思想，原本的檔案工作已經入手并且已經形成規模，查閱和檢索以及歸檔等只要在現有的基礎上稍加功夫即可完成工作，而數字化檔案館需要從頭開始探索，如何進行數據庫建設，用戶權限管理，掃描控制等檢測功能都需要從最細小的起點開始學習，檔案管理員需要克服自我的檔案管理慵懶情節。

另一方面，面對 以往大量的紙質的有價值的檔案信息，特別是某些重要的深藏在庫房，還有待開發的檔案，將其數字化藏入數字檔案館是件非常瑣碎龐大的事。檔案管理員將原始的特別是有歷史意義的信息文件如何歸入數字化檔案館，如何將其過濾掉相片儲存方式以文字等形式重新保存也是一大難題。數字管理員在面對新的技術有著更大的阻礙和難題，如何克服以往對檔案文件管理和規范態度，學習新技術，以飽滿的創新的態度應對數字化檔案館的建設是建設數字檔案館的關鍵人為因素。

數字化檔案館建設是社會發展的總體趨勢，如何應對從改革理念到實際技術運用的過程是檔案館立項的前提。與此同時，數字化建設即便不需要實際的龐大的實物空間，但是在技術的研發上需要大量的人力物力，前期的資金投入與后期的回報會有強大的反差，在原有檔案館中建立有效的數字圖書館，要有長期的計劃和統籌的安排，面對數字化建設的各種困難需要有更大的解決問題的意識去應對。

[1]王學平.淺議我國檔案數字化建設實踐與發展策略[J].檔案學通訊，2011（6）.

[2]李穎.檔案記憶觀視野下的企業檔案管理探析[J].檔案學通訊，2013（1）.