淺談知識管理在檔案開發利用中的應用

劉英俊（安徽大學 230601）

隨著社會現代化的發展，尤其是信息產業，大數據的崛起，各行各業的工作方式發生了顯著的改變，一直閉門造車的檔案管理工作亦無法置身其外。如今資本和知識正在成為經濟發展的主要驅動力，知識管理的橫空出世，標志著新經濟時代管理理念和方法的誕生。知識管理是知識經濟時代的組織管理新模式，其作用是利用現有的知識來獲得新的知識，并通過各種知識連續性和管理連續性，優化業務效率管理，提高組織的創新和創造價值的增長，滿足組織的需求，解決組織競爭壓力。因此我們可以把知識管理作為切入點，通過與檔案研究相結合的做法，引導檔案理論和實踐的工作，實現跨越式的發展，將檔案事業帶入前所未有的新時代。

一、目前檔案開發利用中存在的問題

（一）檔案意識普遍缺乏

首先體現在大多數檔案工作人員不同程度地存在知識結構老化，滿足于簡單的檔案處理，嚴重制約檔案管理水平的提高。其次是檔案部門往往以保管為宗旨，檔案資源更多的用于接收和靜態的被動管理，缺乏檔案資源的開發利用以及創新。此外，由于組織長期忽視檔案工作，領導普遍缺乏對檔案的認知以及缺少對檔案發展的支持。

（二）檔案管理機制不健全

實際上，在組織中知識管理不僅支持檔案管理，而且還包括對內在信息的挖掘和延伸，設法與組織的發展宗旨想相呼應和匹配，為組織創造出更大的價值。可惜的是大多數組織仍然停留在實體的檔案管理，對檔案只停留在利用檔案信息本身，對共享隱性知識，挖掘和整合知識的工作還遠遠不夠，對知識資源的利用不深入，缺乏對知識資源的有效利用，在檔案部門知識資源的浪費非常普遍。

（三）檔案管理缺乏信息共享

從目前來看，信息文件集中存儲在檔案部門的情況并不多，仍分散在組織的不同地方，沒有意識到所有文件應該集中管理。大多數組織沒有建立良好的知識資源管理的機制用以分享檔案的知識，檔案部門收集到的知識和信息也沒有用來不斷創新和利用，并且沒能順暢有效的傳達到每個部門和個人，當然也就無法實現與其他資源的共享，更加沒有辦法使整個組織的知識資源有效的整合統一。

二、知識管理對檔案工作的啟示

（一）轉變檔案管理思想

首先檔案工作者不能死守舊往的工作經驗，一定要學習知識管理的理念并融會貫通應用到檔案管理的工作當中。還要系統的學習知識管理的應用工具，包括數據庫、數據倉庫、搜索引擎和數據建模等，特別是客戶資源建設與管理方面的企業資源計劃系統（ERP）、客戶關系管理系統（CRM）。總之要運用知識管理的體系通過網絡化，智能化的方式來達到改造檔案管理流程的目的。其次就是提升檔案工作服務意識，不僅僅是要把服務對象從檔案文件本身轉換為檔案利用者，更重要的是要深刻領悟到服務兩字的精髓，必須時刻從利用者的角度考慮，向廣大公眾提供專業性的檔案知識。最后組織經營者必須擁有把檔案視為能夠增強組織競爭力的重要戰略資源的信念，這樣才能發揮檔案工作的潛力，充分利用檔案資源。

（二）注重挖掘檔案的隱性知識

隱性知識是知識管理中一個相當重要的概念，組織只有掌握隱性知識的精髓，使其能夠顯性化才能夠在如今瞬息萬變的信息時代立于不敗之地。同樣在平時的檔案工作中，也可以運用隱形知識的原理深入挖掘檔案資源，擴展檔案的用處。雖然隱性知識一般存在于人的思維之中，很難捕捉也難以具現，但是隨著知識管理理論的不斷發展和成熟，通過建立良好的組織內部知識分享制度以及借助高科技的技術手段，相信只要檔案工作人員平時多留意，多與其他部門溝通交流，深入挖掘檔案隱藏于字面背后的實際參考價值，檔案工作必然會對組織的發展進步產生極大的作用。

（三）加強檔案工作與組織內其他部門的協同合作

知識管理中不僅強調知識上下級的縱向流通，也關注組織內的橫向協作，在這一點上檔案部門似乎除了收集和接收相關部門的檔案外，就再也沒有與其它部門發生交集。如果能夠遵循知識管理中知識流動分享的原則，多參與到其他經營部門，市場部門甚至是決策部門的工作中，利用原有以及搜集到的檔案，發掘分析出組織競爭對手的情報，產品的資料以及市場的走向，就能讓組織做到知己知彼，百戰不殆，還可以協助組織開發，制定策略，進而讓組織在市場上具有競爭優勢。

（四）促進檔案知識的分享

在組織內部，檔案工作者默默無聞，檔案部門也沒有存在感。其實檔案從業人員平時做了很多辛苦的工作，積累了數量可觀的知識，只可惜苦于無法分享，只能孤芳自賞，這真是何其浪費。若組織可以借助網絡化，智能化的知識管理系統大力宣傳檔案部門，甚至可以單獨構建一個檔案知識的傳播平臺，通過網上教學，線下培訓的方式分享檔案工作的成果，員工們就可以結合自身背景創造出屬于自己的個性化知識，為組織的進步添磚加瓦。

（五）向知識管理取經，拓寬檔案工作的領域

傳統的檔案工作僅僅局限于檔案本身這一塊，與其他行業并沒有過多的交集，但從如今的趨勢來看，這種“各人自掃門前雪，不管他人瓦上霜”的局面是不能滿足于利用者的，也是落后于時代的。隨著服務對象的要求越來越高，需要檔案工作人員把各種相關學科和行業背景的知識融合在一起呈現在顧客面前，而知識管理正是這樣一種挖掘知識，創造知識，分享知識，進而利用知識的綜合框架體系，通過借鑒知識管理的相關理論，相信檔案的服務領域將會呈現出一片新天地。

綜上所述，在知識管理席卷全球組織的浪潮下，檔案工作如何順應當前形勢，結合知識管理走出一條具有檔案自身特色的道路將是以后檔案工作者不懈努力，為之奮斗的長期目標。為此，不僅要充分領會知識管理的核心思想和意義，還要具體把握知識管理的模式和流程，從而把知識管理完美的應用于檔案工作之中。由此可見，檔案工作者只有化被動為主動，不斷吸收新的管理理念、改進工作方法、實現由知識的保管者向知識的提供者的轉變，才能提升自己的工作價值，擴大檔案工作的影響。

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