企業(yè)檔案工作改革的思考

侯香艷

摘 要：檔案管理向知識(shí)資源管理方向發(fā)展，構(gòu)建知識(shí)資源管理平臺(tái)，可以有效地應(yīng)對(duì)企業(yè)檔案工作所面臨的挑戰(zhàn)；檔案成為企業(yè)重要的知識(shí)資源，被賦予重要的意義；原有檔案機(jī)構(gòu)職能拓展或機(jī)構(gòu)擴(kuò)展為“知識(shí)資源管理中心”之后，有了全新的角色定位，在企業(yè)組織體系中取得重要的地位；實(shí)行檔案數(shù)字化，“實(shí)體檔案保管模式”發(fā)展成為“數(shù)字檔案保管模式”，電子文件、檔案能被有效集中管理；企業(yè)各部門和各分公司可以向“知識(shí)資源管理中心”移交、傳遞數(shù)字檔案的同時(shí)，自己保存實(shí)體檔案；檔案可以與圖書、情報(bào)一起被有效整合，集中管理，提供系統(tǒng)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；改革；思考

一、問題：企業(yè)檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

當(dāng)前，我國企業(yè)檔案工作面臨的挑戰(zhàn)主要表現(xiàn)在以下幾方面：（1）檔案觀念依然落后，檔案價(jià)值未被充分認(rèn)識(shí)。（2）企業(yè)實(shí)施組織結(jié)構(gòu)扁平化，檔案機(jī)構(gòu)何去何從。（3）企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程加快，“實(shí)體檔案保管”模式難以為繼。

二、思路：以知識(shí)管理思想指導(dǎo)企業(yè)檔案工作改革

知識(shí)管理思想簡介：（1）知識(shí)管理是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)管理模式。人類社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代。知識(shí)經(jīng)濟(jì)是直接依賴知識(shí)和信息的生產(chǎn)、分配和使用的經(jīng)濟(jì)，它是一種與農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)、工業(yè)經(jīng)濟(jì)相對(duì)應(yīng)的全新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)。一種全新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，必然需要一種全新的管理理念、管理模式和管理方法與之相對(duì)應(yīng)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)是一個(gè)國家、民族、企業(yè)最重要的戰(zhàn)略資源，知識(shí)創(chuàng)新能力是一個(gè)國家、民族、企業(yè)可持續(xù)的核心競爭力。（2）知識(shí)管理的基本內(nèi)涵。知識(shí)管理是指為了提高企業(yè)競爭力而對(duì)企業(yè)內(nèi)外各種信息、知識(shí)進(jìn)行有效的識(shí)別、全面的收集、科學(xué)的整理和充分的運(yùn)用；并且通過促進(jìn)知識(shí)共享，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值。它是利用企業(yè)的集體智慧來提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力。（3）知識(shí)資源管理是知識(shí)管理的基礎(chǔ)工作。知識(shí)管理的內(nèi)容和范圍十分廣泛，主要包括知識(shí)資源管理、知識(shí)技術(shù)管理、知識(shí)員工管理等方面。知識(shí)資源管理側(cè)重于企業(yè)知識(shí)的識(shí)別、收集、加工、存儲(chǔ)、傳遞、檢索和提供利用，為整個(gè)知識(shí)管理提供資源平臺(tái)。

檔案管理和知識(shí)資源管理的關(guān)系。（1）企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識(shí)資源，檔案管理是知識(shí)資源管理重要的內(nèi)容。（2）檔案管理應(yīng)以知識(shí)資源管理為發(fā)展方向，知識(shí)資源管理應(yīng)以檔案管理為核心內(nèi)容。

對(duì)策：構(gòu)建知識(shí)資源管理平臺(tái)。（1）知識(shí)資源管理平臺(tái)的功能。“知識(shí)資源管理平臺(tái)”是企業(yè)知識(shí)資源管理的基礎(chǔ)平臺(tái)。它是企業(yè)整個(gè)信息流、知識(shí)流的載體和媒介，是企業(yè)知識(shí)資源的收集裝置、加工儀器、存儲(chǔ)場(chǎng)所、傳遞通道、服務(wù)系統(tǒng)。借助于這個(gè)平臺(tái)，使企業(yè)任何部門和員工，可以在任何時(shí)間和地點(diǎn)，通過最簡便的方式，最迅速地利用到所需要的信息、知識(shí)，充分實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識(shí)的價(jià)值，從而提高企業(yè)的生產(chǎn)效率、經(jīng)營管理水平的和創(chuàng)新能力。（2）知識(shí)資源管理平臺(tái)的結(jié)構(gòu)。 “知識(shí)資源管理平臺(tái)”由“知識(shí)資源庫”、“知識(shí)資源整合系統(tǒng)”“、“知識(shí)資源服務(wù)系統(tǒng)”三個(gè)部分組成。

管理機(jī)構(gòu)： （1）機(jī)構(gòu)設(shè)置。 “知識(shí)資源管理平臺(tái)”的建設(shè)、運(yùn)行與維護(hù)，需要有專門的機(jī)構(gòu)來負(fù)責(zé)。根據(jù)企業(yè)類型、規(guī)模、內(nèi)部管理體制的不同，可以選擇不同的機(jī)構(gòu)設(shè)置：一是企業(yè)檔案館（室）；二是企業(yè)圖書、情報(bào)，檔案一體化機(jī)構(gòu)，如檔案信息中心、情報(bào)信息中心或信息中心等；三是設(shè)置新的管理機(jī)構(gòu)，這個(gè)機(jī)構(gòu)可取名為“知識(shí)資源管理中心”。該機(jī)構(gòu)可以在企業(yè)原有的檔案機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)上改建而成。（2）基本職能。該管理機(jī)構(gòu)的基本職能是：a、知識(shí)資源整體規(guī)劃，b、知識(shí)資源建設(shè)c、知識(shí)服務(wù)。

構(gòu)建知識(shí)資源管理平臺(tái)的條件：（1）更新觀念。構(gòu)建知識(shí)資源管理平臺(tái)，是企業(yè)知識(shí)管理的重要內(nèi)容。知識(shí)管理是適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的一種管理思想、理念和方法，對(duì)于我國大多數(shù)企業(yè)特別是國有企業(yè)來說是全新的。因此，要成功地構(gòu)建企業(yè)知識(shí)資源管理平臺(tái)，就必須更新現(xiàn)有的企業(yè)管理理念，應(yīng)使企業(yè)管理層到一般員工都要樹立知識(shí)管理、知識(shí)資源管理理念。（2）檔案數(shù)字化。企業(yè)的各種信息、知識(shí)必須以統(tǒng)一、規(guī)范的格式才能存入知識(shí)資源庫。在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，這種統(tǒng)一、規(guī)范格式就是數(shù)字格式。因此，我們首先需要對(duì)原有的實(shí)體形式的文件、檔案、圖書、情報(bào)進(jìn)行數(shù)字化，使之便于整合成為知識(shí)資源。而且，只有數(shù)字化的信息、知識(shí)，才能不受時(shí)間、地點(diǎn)的限制，被適時(shí)地提供服務(wù)。

三、提高人員素質(zhì)

檔案管理拓展為知識(shí)資源管理之后，原有的檔案工作人員從檔案保管者轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)資源的管理者和提供者，其工作性質(zhì)、內(nèi)容和方式發(fā)生根本性的變化，對(duì)其知識(shí)、能力和素質(zhì)提出更高的要求。

總結(jié)：檔案管理向知識(shí)資源管理方向發(fā)展，構(gòu)建知識(shí)資源管理平臺(tái)，可以有效地應(yīng)對(duì)企業(yè)檔案工作所面臨的挑戰(zhàn)；檔案成為企業(yè)重要的知識(shí)資源，被賦予重要的意義；原有檔案機(jī)構(gòu)職能拓展或機(jī)構(gòu)擴(kuò)展為“知識(shí)資源管理中心”之后，有了全新的角色定位，在企業(yè)組織體系中取得重要的地位；實(shí)行檔案數(shù)字化，“實(shí)體檔案保管模式”發(fā)展成為“數(shù)字檔案保管模式”，電子文件、檔案能被有效集中管理；企業(yè)各部門和各分公司可以向“知識(shí)資源管理中心”移交、傳遞數(shù)字檔案的同時(shí)，自己保存實(shí)體檔案；檔案可以與圖書、情報(bào)一起被有效整合，集中管理，提供系統(tǒng)服務(wù)。最為重要的是，檔案管理向知識(shí)資源管理方向發(fā)展之后，企業(yè)檔案工作有了更為廣闊的發(fā)展空間，將在企業(yè)活動(dòng)中發(fā)揮更為重要的作用。