高校檔案管理工作的創(chuàng)新和信息化

米 軍

（遼寧中醫(yī)藥大學，沈陽 110847）

高校檔案管理工作的創(chuàng)新和信息化

米 軍

（遼寧中醫(yī)藥大學，沈陽 110847）

隨著現(xiàn)代科技信息的發(fā)展和進步，每個行業(yè)都在信息化的基礎(chǔ)上管理和創(chuàng)新發(fā)展，只有不斷的創(chuàng)新才會有更好的持續(xù)發(fā)展，只有跟上時代的步伐才不會落伍。當今是信息時代，要充分利用信息化，在原有傳統(tǒng)管理的基礎(chǔ)上利用好信息化進步一步發(fā)展和服務好社會是管理工作亟需解決的問題。基于此，針對高校檔案管理工作的創(chuàng)新管理及信息化進行分析，以便更好地為高校檔案管理工作進行服務。

高校檔案；檔案管理；創(chuàng)新；信息化

1　研究背景和意義

社會和經(jīng)濟不斷的發(fā)展，信息時代的變化萬千，高校檔案管理工作也存在著不足，跟不上時代的步伐，主要表現(xiàn)在高校檔案管理效率低下、制度不夠完善、體系不夠健全等。如今高校檔案管理工作也要跟上時代的步伐。高校檔案管理首先需要創(chuàng)新和改革傳統(tǒng)管理方式，改革和創(chuàng)新能夠讓提升高校檔案管理的效率，也能夠迎合時代發(fā)展的需求跟上時代的步伐，主要是提升高校檔案管理業(yè)務水平和高校檔案綜合服務水平；其次、高校檔案管理具有社會性、復雜性、廣泛性，這些檔案的屬性充分說明了，要不斷加強高校的檔案管理工作，高校檔案在高校的教學和科研的管理活動中所產(chǎn)生的，高校檔案全面的記錄著高校各項工作的全過程，真實的體現(xiàn)出高校檔案的歷史面貌。因此檔案管理是高校各個工作不可缺少的重要崗位，檔案工作可以推動知識創(chuàng)新，也可以為高校師生提供工作和學習的方便，便利的為高校師生日常工作。如果把高校比作科學技術(shù)創(chuàng)新的“發(fā)源地”，高校檔案管理就是高校領(lǐng)軍的“探索人”因此高校檔案管理工作是在高校當中尤為重要的，再此背景和意義下高校檔案管理是要更好的發(fā)展和發(fā)揮其主要職能。

2　當代高校檔案管理面臨的主要問題

2.1高校檔案管理缺乏先進的管理理念

高校檔案管理工作一直以來沒有受到足夠的重視，對待檔案管理工作缺乏系統(tǒng)的管理理念，造成了校領(lǐng)導對檔案管理工作和檔案管理認識程度上有著很大的不足，檔案的管理好壞對學校的發(fā)展起不到作用。相對來說，高校檔案管理理念比較落后的。

2.2高校檔案管理工作制度不完善

有的檔案管理部門形同虛設(shè)。沒有完善的工作制度和詳細的工作準則來完成檔案管理工作，這樣給檔案管理和高校檔案服務工作會造成混亂的現(xiàn)象，難以為高校的師生做好檔案的服務工作。

2.3高校檔案管理比較復雜

高校檔案管理工作不僅是收集、整理、編研檔案，而且需要把檔案當作一個學科及一項科研來嚴格認真的對待，高校檔案的編研；查詢及利用和保存等工作引向事實服務及學術(shù)領(lǐng)域，與時俱進、追求卓越，面向國際檔案事業(yè)發(fā)展的前沿，要求高校檔案管理的發(fā)展方向多元化。檔案管理工作比較被動保守，在學校總體范圍內(nèi)比較邊緣化，檔案管理利用率不高，服務程度沒有發(fā)揮到最大限度，突破檔案管理復雜性是高校檔案管理的重要工作，有利于更好的為高校師生做好服務工作。

3　高校檔案管理創(chuàng)新和信息化建設(shè)

3.1高校檔案管理創(chuàng)新的主要途徑

3.1.1轉(zhuǎn)變高校檔案管理理念，建立現(xiàn)代化管理觀念

現(xiàn)代化的高校檔案管理是時代發(fā)展的需求，根據(jù)時代發(fā)展對傳統(tǒng)管理理念做出相應的改變。在傳統(tǒng)的高校檔案管理理念上管理人員的思想相對落伍，促使了高校檔案管理存在相對的滯后，明顯的表現(xiàn)出無法適應現(xiàn)代高校檔案管理的需求，不能滿足高校的發(fā)展服務。根據(jù)實際情況要轉(zhuǎn)變高校檔案管理人員的思維模式，在傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上加大創(chuàng)新理念，促使檔案的管理價值最大化，并確立高校檔案管理中的重要位置。更好的為高校師生做檔案工作服務。

3.1.2亟需堅強完善高校檔案管理制度

制度是一項管理工作的標準，有了管理制度就在管理過程中有了詳細的管理規(guī)則，按照規(guī)則進行管理檔案，能夠保障檔案的規(guī)范性，促使檔案有序性，能夠更好的為高校師生提供更好的檔案管理的服務工作，有效的管理制度能夠提高高校檔案管理效率，可以迅速的收集、保持和輸出信息；也具有較高的精準度。現(xiàn)在檔案的容量越來越多必須要有一套完整的檔案管理制度。由此，建立完善的管理制度是很必要的。

3.1.3檔案管理開放化走向社會

當代社會高校檔案管理部門已經(jīng)不能單一的檔案管理及保存服務，開放化面向社會促進檔案服務最大化滿足市場。高校檔案管理部門具有檔案資源的優(yōu)勢，一方面是科研成果；另一方面，對學校的發(fā)展有重要意義，還有就是對于社會發(fā)展也有重大意義。要不斷發(fā)展檔案資源開發(fā)，開發(fā)檔案資源要遵守國家檔案相關(guān)的法律法規(guī)，充分體現(xiàn)檔案管理的社會效益；同時，能夠給學校帶來最大的利益。

3.1.4創(chuàng)新管理發(fā)展是發(fā)展的原動力

高校檔案管理也不例外，要樹立創(chuàng)意的有益于檔案管理服務的發(fā)展模式，檔案管理本身就少一項復雜繁瑣的工作，必須培養(yǎng)創(chuàng)新思維和主動解決問題和思考問題的能力，“打鐵還需自身硬”的道理要從根本上解決創(chuàng)新發(fā)展思維問題，主要就是以“人”為中心，發(fā)展創(chuàng)新，爭強自身能力，根據(jù)傳統(tǒng)思考方式的基礎(chǔ)上創(chuàng)新發(fā)展，開放思想，吸取先進的管理模式和當代社會的管理機制等綜合發(fā)展為高校師生做好服務。具體來講要從檔案管理的實質(zhì)來創(chuàng)新發(fā)展，主要表現(xiàn)在高校檔案的收集；編輯研究；教學檔案的服務信息；檔案的基礎(chǔ)屬性服務及現(xiàn)代化信息服務。

3.2高校檔案管理工作信息化的策略發(fā)展

3.2.1社會不斷進步和科技不斷的發(fā)展信息化是當今社會的主流

高校檔案管理結(jié)合傳統(tǒng)的管理和制度在創(chuàng)新的基礎(chǔ)上更要運用好現(xiàn)代科技信息化來實現(xiàn)檔案管理工作，更好更便捷的為高校師生服務。檔案信息化管理能夠使檔案管理事半功倍的效果，提高工作效率及服務效率，還能夠方便完善檔案信息，提高了檔案的利用率充分發(fā)揮檔案價值。

3.2.2高校檔案管理人員的信息化技能和現(xiàn)代管理培訓

高校檔案管理不斷發(fā)展和創(chuàng)新，管理制度也在不斷的完善，創(chuàng)新和信息化的要求對檔案管理工作人員的技能和素質(zhì)越來越高，要求檔案管理工作人員進行服務上和現(xiàn)代科技信息化操作上及現(xiàn)代管理技術(shù)上都要有嚴格的培訓，這樣才能夠跟上時代的步伐。

3.2.3主要培訓管理人員的思考方式

首先，打破傳統(tǒng)的思考體系，建立當代信息化的操作思路和創(chuàng)新思維；其次，培養(yǎng)當代信息化的專業(yè)操作技能，定期注重專業(yè)技能考核或者專業(yè)技能操作比賽，或者不定期的培訓專業(yè)技能和專題講座，主要目的是提高專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能更好的為高校師生做好檔案服務工作；最后，有效的推動現(xiàn)代化管理和信息化操作。讓高校檔案管理人員具備超強的綜合素質(zhì)和強硬的現(xiàn)代化技術(shù)。

4　結(jié)　語

高校檔案管理工作是高校發(fā)展的舉足輕重的部門，發(fā)展運用好檔案管理，有利于高校更好的發(fā)展，檔案管理服務好師生是檔案本身的基本屬性，高校的發(fā)和高校的檔案管理是相輔相成的，不論是檔案管理的制度和創(chuàng)新以及信息化都是為檔案管理做鋪墊更好的高校師生服務。因此，高校檔案管理要實施可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的思想理念，要跟上時代的步伐要不斷創(chuàng)新和發(fā)展。更好的完善發(fā)展高校檔案管理和服務質(zhì)量。

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.02.131

G647.24；G271

A

1673-0194（2015）02-0177-02

2014-12-18