高職院校檔案數字化管理

張秋哲

（廊坊衛生職業學院，河北 廊坊 065001）

高職院校檔案數字化管理

張秋哲

（廊坊衛生職業學院，河北 廊坊 065001）

作為數字信息化工程的引領者，高職院校有必要在推進檔案信息化建設時，強化檔案信息資源的整合力度，加強數字化管理力度，并積極探索檔案資源的共享途徑，以提升對高職院校信息資源的整體利用水平。高職院校檔案信息數字化的建設需要循序漸進，在清楚認識每一個環節的基礎上，才能規劃和建設好高職院校檔案信息數字化之路，為今后更高的發展打下良好的基礎。

高職院校；檔案；數字化；管理

1　高職院校實現檔案信息數字化管理現狀

1.1高職院校的檔案管理部門缺乏共享與合作意識

目前，很多高職院校的檔案管理部門對于檔案管理的認知停留在完成本部門的檔案管理任務上，缺乏與兄弟院校檔案部門展開深入協同與共享合作的意識，影響高職院校之間的信息互交。同時，由于檔案管理部門長期在傳統的檔案管理模式中，對傳統的檔案管理模式產生較強的依賴性，由此導致其對檔案管理模式的變革產生抵觸情緒。

1.2高職院校檔案數字化工作中制度建設方面不夠完善

目前，很多高職院校的檔案數字化管理工作缺乏統一標準規范，各個部門之間缺乏溝通，高職院校針對具體的檔案管理事務都需要獨立制定檔案管理辦法和整理細則，造成高職院校檔案的同類管理辦法的重復制定。

1.3系統不兼容

辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，辦公室與檔案室在管理軟件的銜接不到位，對電子文件的歸檔工作造成很大困擾。

1.4Office軟件升級

Office軟件升級后，由于高職院校科室電腦里安裝的Office版本不統一會出現歸檔時由于版本不兼容造成電子文件打不開的問題。

1.5大多數高職院校還處于電子文件與紙質文件同時保存的狀態

這是指同時保存具有相同內容的紙質文件和電子文件，同時將文件在各個部門的辦公化自動化網絡中傳遞，這種過程提高了工作效率，但是紙質文檔保存的過程需要在文件辦理完成以后進行，造成不必要的浪費，更主要的問題是，電子文件的應用受到影響，信息的數字化建設進程得不到很好的發展。

1.6電子文件的不安全因素，影響了保存期限

電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等特點的同時會帶來一些不安全因素，如不能直接讀取、信息與載體相分離，數據丟失、感染病毒、對軟硬件設備條件依賴等。這些都給電子文件的安全存儲和長期保存帶來威脅。

2　高職院校實現檔案數字化管理的方法策略

2.1高職院校檔案信息數字化管理的基礎是要做好歸檔收集工作

電子文件的歸檔意識不強和電子文件收集歸檔制度尚不完善造成了在高職院校檔案工作中經常出現一些收集不到或丟失文件的現象。在完成收集工作時必須將以下問題解決：第一，要建立相應的電子文件的收集制度；第二，對于電子文件內容、原始性、保存、識讀有關的技術狀況的鑒定工作應當充分重視，為了協調好利用與建庫成本的關系，應當將不應歸檔的電子文件剔除在外，將重要文件打上歸檔標記；第三，對于歸檔前與歸檔后的著錄工作也應當重視起來。最后，注意加密工作，特別是要防止泄露、篡改和破壞。

2.2選擇符合高職院校特點的檔案管理軟件是數字化管理的關鍵

電子文件，是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件。大量的電子文件產生以后，首先需要解決的問題是軟件平臺。目前，檔案管理比較混亂，很多軟件的功能單一，跟不上高職院校的發展需要。針對檔案管理軟件種類繁雜的實際，檔案工作上水平，高職院校應選擇以檔案原文掃描為基礎的媒體管理軟件。

2.3建立高水平高素質的專職檔案隊伍，增強檔案管理的制度建設

人在檔案信息數字化的過程中是重要的，要做好檔案數字化建設就必須要提高檔案工作人員素質以及培養電子環境下工作意識。要充分了解電子計算機技術，熟練掌握檔案學理論、原則和經過改革的檔案管理方法和技術，只有這樣才能在技術上對檔案數字化網絡建設提供足夠的支撐。檔案工作人員要具有高度的責任感和保密意識，具備較強的政治覺悟和良好的職業道德。高職院校檔案部門應當加強對在職人員的培訓的工作，及時引進雙重知識結構復合型人才。第一，進行檔案數字化培訓和專業的定期考核。應當根據不同崗位有針對性的進行培訓以適應工作需求，在進行系統的數字化管理培訓的過程中更新管理人員的技術知識和提高整體專業素質。第二，使人員配置機制更加靈活。采用競爭上崗的方式，對外引進優良人才，使管理人員實現良好的流動。第三，建設專職數字化管理隊伍。作為現代化辦公之上的一種知識密集型工作，檔案管理工作既要高職院校檔案管理人員具有很強的分析能力和相應專業知識，還要管理人員具有較高的素質和技能來保證使用者能夠提供大量數據檔案信息，在這個過程中將傳統的檔案管理轉型為數字化管理，在IT行業和信息時代迅速發展的過程中。高職院校檔案的數字化管理將成為檔案管理的重中之重；同時，要注重加強高職院校的檔案管理制度建設，促進高職院校檔案數字化建設進程。

3　結　語

高職院校檔案數字化建設是當今信息社會對檔案管理工作的必然要求，也是高職院校檔案工作發展的必然趨勢。但高職院校檔案信息數字化的建設需要循序漸進，只有清楚的認識了每一個環節，才能對高職院校檔案信息數字化進行有效地規劃和建設，為今后更高的發展打下良好的基礎。

主要參考文獻

［1］齊櫻峰.淺談學校檔案信息數字化管理的狀況與策略［J］.城市建設，2010（3）.

［2］陳文.實現高校檔案管理數字化的策略［J］.北京電力高等專科學校學報，2012（10）.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.02.128

G270.7

A

1673-0194（2015）02-0174-01

2014-12-26