文書整理歸檔的現實意義

田 真

（河南省南陽市環境衛生管理處，河南 南陽 473000）

文書整理歸檔的現實意義

田 真

（河南省南陽市環境衛生管理處，河南 南陽 473000）

隨著科學信息技術的發展，文書整理歸檔實現了辦公自動化。對電子文件的電子檔案管理，將檔案管理工作落到實處，拓展了檔案管理工作的內容。電子文件和紙質文件的歸檔管理都是要實現由文件到檔案的質變。辦公自動化依托計算機技術，改變傳統的文書整理歸檔的手段和方式，為文書整理歸檔帶來許多現實的意義。本文介紹了文書整理歸檔自動化的優點，文書整理歸檔自動化存在的不足以及在文書整理歸檔中常遇到的問題的解決辦法。

文書整理歸檔；優點；不足；思考

在教科書以及檔案學詞典里都對檔案的專業術語“歸檔”作了確切的詳細的定義，文書整理歸檔將社會發展的歷史過程整理成檔案，客觀地向我們展示研究開發、基本建設、領導決策、問題處理等各個方面的成果。文件歸檔整理是文件運轉處理流程中使文件順利轉化成檔案的關鍵環節，具體由文書人員來完成。但是，這項工作卻與檔案工作有著密不可分、千絲萬縷的聯系，它是檔案工作的基礎。文書整理歸檔的自動化順應了時代的要求，提高了文書檔案管理工作的效率和水平，滿足了文書檔案管理工作的現代化要求，揭開了文書檔案管理工作的新篇章。

1　文書整理歸檔自動化的優點

1.1文書整理歸檔自動化提高了文件傳遞的安全性和時效性

傳統的文件傳遞方式是郵政傳送，在這種傳遞方式下，文件在傳送的過程中丟失的現象普遍存在，文件的傳遞時間也受到很大的制約，致使對文件的歸檔與檢索存在很大的不便。網路計算機技術在文書整理歸檔中的應用，實現了文件傳送方式向網絡傳遞的轉變，極大地提高了文件傳遞的安全性和時效性。

1.2電子文件比紙質檔案的穩定性強

由于紙質檔案的紙張極易在氧化劑、酶、酸、高濕、高溫等的作用下發生氧化和水解，因此，在檔案管理工作中發生損失的可能性非常大。隨著電子信息技術不斷進步，閃存U盤、DVD光碟、VCD光碟以及移動硬盤等電子載體廣泛應用于文書整理歸檔中，這些方便了文件的閱讀、存取和傳遞。電子文件受環境的影響較小，儲存的時間也較長，所以電子文件具有和極強的穩定性

1.3文書整理歸檔自動化實現了檔案信息的共享

在傳統的文書整理歸檔的方式下，檔案信息無法在各個企事業單位之間實現共享，檔案信息的使用僅限于單位內部，使得資源以及資金造成一定程度上的浪費。檔案管理與計算機技術的結合，實現了檔案管理由目錄（檔案外部特征）管理、單途徑管理、案卷級管理依次轉變為目錄和內容（內外部特征）管理、體系管理、文件級管理；同時，檔案信息也可以離開載體單獨使用，方便了各個信息系統之間的共聯，提高了文書整理歸檔工作的效率以及質量，促進了各個企事業單位檔案信息的更新和交流。

1.4文書整理歸檔自動化提高了歸檔的效率

電子信息技術在文書整理歸檔中的運用，減縮了以往人工歸檔的大量的工作步驟，方便了文書資料的收集和儲存、統計和查閱，提高了文書整理歸檔的效率。

2　文書整理歸檔自動化存在的不足

2.1文書整理歸檔人員的整體素質較低

文書整理歸檔自動化所需要的人才，不僅要求歸檔人員具有檔案管理的技術理論以及電子信息和網絡通訊技術，而且要求歸檔人員要有先進的技術水平與豐富的知識底蘊。

2.2電子檔案的保密性較低

電子文件沒有固定的存在形式，易于改動與偽造，由于電子檔案即使經過了改動，可以不留下任何易被發現的痕跡。網絡信息技術給文件的整理歸檔帶了的便利，但一些不法分子利用盜密技術偷取篡改存放在網上的電子檔案，這降低了就電子檔案的保密程度。

3　文書整理歸檔中常遇問題的解決辦法

3.1建立電子文件管理體系

檔案工作人員要掌握一定的電子文件處理技術，透徹了解現行的文書整理歸檔自動化的工作流程，及時指導電子文件的接受處置、儲存提取工作，確保電子文件的原始性。對于已經歸檔的電子文件，要利用現代化的技術將其轉變成只可讀文件，這樣就可以保證電子文件的原始性，提高電子文件的穩定性。另外，對于保存時間較久的電子文件，要按時進行復制，避免檔案信息損失。

3.2實現文書整理歸檔自動化的內外網的隔離

利用路由器和防火墻等物理隔離的方式將自動化網絡與外網隔離，確保網絡的安全性。采用路由器，屏蔽掉所有的IP服務和地址，只放行部分地址進入文書整理歸檔自動化的網絡；使用防火墻所具有的認證機制，濾出進出文書整理歸檔網絡的數據，封堵被禁止的事項，及時檢測和告知潛在的網絡攻擊情況。這些物理隔離確保了文書整理歸檔自動化的安全性和穩定性。

3.3提升文書整理歸檔工作人員的整體素質

企事業單位要投入大量資金引進現代化的文書整理歸檔的設備，提供給文書整理歸檔人員一定的硬件環境，增強他們的業務技能；企事業單位要注重提高文書整理歸檔人員的素質，把文書管理歸檔的業務學習納入工作人員業務考核的部分，定時為他們提供歸檔業務培訓，鼓勵他們更新歸檔的知識和技能，建立“自學為主，培訓為輔”的人員管理模式；文書整理歸檔的相關部門和單位之間要加強溝通和交流，學習借鑒其他部門和單位在文書整理歸檔工作中先進的經驗和技術，拓寬交流范圍和交流信息源。

隨著社會的發展和時代的進步，在管理工作中新理念和新技術被推廣和普及，文書檔案作為檔案的重要組成部分，它的管理模式和管理方法也在發生變化。在知識經濟不斷發展的今天，我們應該跟上時代的步伐，轉變傳統的文書整理歸檔的模式和方法，建立現代化的文書整理歸檔模式，提高文書整理歸檔的工作效率，促進文書整理歸檔管理的科學性。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.02.126

G272

A

1673-0194（2015）02-0172-01

2014-12-23