高職院校電子檔案管理工作發展

◎柴艷艷

高職院校電子檔案管理工作發展

◎柴艷艷

隨著計算機技術和網絡技術的飛速發展，電子檔案已經發展成為高職院校檔案工作中的一部分。電子檔案的廣泛運用，深切的影響了高職院校的檔案管理工作，同時也對高職院校的檔案理論研究產生了很大的作用。電子檔案是一種以電子文件的方式，對高職院校的學生們的檔案進行管理。所以，高職院校應該解決好如何管理電子檔案以及如何保存電子檔案的問題。本文從與紙質檔案比較得出電子檔案的優點開始分析，同時找出電子檔案在管理時容易出現的問題，在此基礎上提出一些管理方法。

檔案在各個高職院校培養人才方面扮演著重要的角色，檔案記錄著學生的上學經歷，更是各高校存在的歷史證明。隨著信息技術的發展，自動化、數字化、網絡化已然成為檔案工作發展的主流方向，并且以電子文件的形式存在于各個高職院校中。電子文件出現時間在20世紀中后期隨著電子檔案的發展，將會在很大程度上改變檔案的工作內容，并且檔案工作者也會迎來更大的挑戰。科學且規范的管理電子檔案，并要求高職院校結合自身特點，從分了解電子檔案的重要性，努力開展電子檔案的管理工作。

電子檔案的主要優點

傳統的紙質檔案工作都是以紙質類型的文件作為工作的對象。紙質檔案工作是從文件的立案歸檔開始的，每個高職院校都會有大量的檔案資料需要整理，整理完成后，檔案人員在經過收集、立卷、整理、移交等過程。這些繁瑣的步驟就會很容易導致檔案在整理過程中出現差錯，在移交過程中也容易將檔案丟失，非常不安全。

但是電子檔案的發展為檔案工作帶來了許多好處：電子檔案能夠全面且公正的提供信息服務系統。在檔案信息數據庫建成之后，每個人都可以很方便的在允許范圍內查看到自己想要的信息。而且，檔案的數據信息被刻錄到磁盤上后，丟失的可能性變得很小；電子檔案的發展不僅可以提高檔案工作者的工作效率，還可以達到實現網絡資源共享的目的。電子檔案是一種以數字畫的形式保存的文件，通過網絡能夠及時準確的查找到所需要的信息，并根據實時的動態更新檔案信息，從而節約查詢檔案的時間，使工作效率大幅度提升。

高職院校電子檔案在管理時易出現的問題

檔案管理人員的工作素質還有待加強。很多的檔案工作人員剛開始都處于從紙質檔案向電子檔案的過度階段，對電子檔案的認識還不夠，在管理時因操作不當很容易將檔案數據丟失。各高職院校中的檔案管理者在對檔案進行管理時，還繼續延續著以前管理紙質檔案的老辦法，認為計算機管理檔案并不方便，經常將接收到電子檔案打印成紙質文件，這樣會加大檔案管理的難度；有的人還會出現過度依賴計算機的情況，將接收到檔案不能及時的進行備份。這些都是因為檔案管理者的觀念太老舊，對電子檔案的認識還不清楚。

電子檔案的安全性還有所欠缺。電子檔案作為電子文件中的一種，其工作主要還是依賴于計算機，并以光盤、磁盤為主要介質，以數字化的方式記錄著檔案信息。這些工作都需要在網上進行操作并進行傳輸。如果一旦計算機被病毒或者一些不安全行為非法入侵，很可能導致檔案信息被更改或刪除。同時，管理上也會有一些不安全性。在管理時，因軟件較多，磁盤沒有被保存，而且，密碼、口令等重要信息容易泄露。這些都會成為電子檔案不安全的隱患。

電子檔案的不可識別。電子檔案雖然有其優越性，但在實際操作中還是存在著一定的風險。由于信息技術的發展，各種軟件、硬件、技術的更新速度也隨之加快，這就出現了新舊技術之間的差別性。這種差別性在計算機發展過程中日益突出，極有可能造成電子文件信息的不可識別，不能順利的將信息在計算機上讀出來。

高職院校電子檔案工作的管理措施

改善檔案管理人員的工作素質結構。根據各高職院校電子檔案管理工作出現的問題，培養一批既懂計算機專業知識又對電子檔案有充分認識的人員是現在各高校的首要工作。高職院校應組織本校的檔案管理人員進行學習，更新檔案管理者的對檔案的管理觀念，并應充分認識到電子檔案的重要性。在強化各人員計算機專業知識的同時，還應該讓他們學習如何管理電子檔案。在的檔案管理工作中，如何很好地保護好文件、保持檔案的原始性、延長電子檔案的存檔時間、在各個環節中如何更好的進行工作，這些都是需要檔案管理者充分掌握的知識。所以加強檔案管理者自身的工作素質是很重的。

加強電子檔案管理的安全性。隨著計算機技術的進步，其存儲的方式也越來越多，這就要求管理人員也要不斷地更新技術，對新型載體加強研究，以保障電子檔案信息的安全。

對電子檔案工作時的流程加以監督。將檔案信息歸檔時要嚴格保證信心的原始性和真實性，電子檔案形成后，管理者要隨時的監視檔案信息并及時解決檔案中存在的異常情況，在按照規范將電子檔案進行整理、鑒別和歸檔。同時，各高職院校要加強本校計算機的安全防護工作，防治病毒和黑客的入侵。

將電子檔案科學化歸檔。要實行規范化的著錄電子文件。在信息技術的快速發展下，電子文件易出現不可讀的危險，所以要及時將電子文檔進行備份或者打印出來留檔，確保文件不會被丟失。對電子文件進行著錄工作也是為了保存信息的完整性；、建立安全且完善的電子檔案系統。在搜集電子檔案的過程中，為了電子檔案系統能夠更快更準確把它們放在統一的數據庫當中。需要注意的是，保存電子文件的原始性是很重要的；健全電子檔案歸檔制度。檔案在進行整理時會發現，它比紙質檔案的種類更加繁多。高校部門在做這項工作時要嚴密配合，嚴格按照建立的歸檔制度，把不同種類的文件區分開來進行存檔。這是每個高職院校都應該把這件事情重視起來，做到嚴格整理、科學分類、嚴格歸檔、及時跟蹤監控并及時解決問題。

（作者單位：黃岡職業技術學院）