辦公自動化理論在見習中的應用問題
——以廣東石油化工學院文秘見習生為例

張海鷹 涂宇苗 梁 沛

（廣東石油化工學院）

辦公自動化理論在見習中的應用問題
——以廣東石油化工學院文秘見習生為例

張海鷹 涂宇苗 梁 沛

（廣東石油化工學院）

大學生見習是教學實踐的重要一環，文章以廣東石油化工學院文秘見習生為例，探究了辦公自動化理論在見習中的應用問題，并以此找出解決方案，對高校人才培養和大學生就業將會奠定一定的理論及實踐基礎。

辦公自動化 見習 問題 對策

大學生見習是教學實踐的重要一環，一是檢測學生課堂理論學習的效果，二是促進教師結合實際，調整教學策略，改進教學手段，提高學生自主學習的能力，進一步促進大學生與社會接軌。今年廣東石油化工學院文秘生見習雖然時間僅一周，但將我們在學校已學到的辦公自動化理論知識在企業得到了一定的鞏固和拓展，并找出課堂學習實踐與企業實戰的差距，對今后的學習以及將來的就業打下了堅實的基礎。本次見習同學被分為了兩組，一組與企業人員一起做項目，一組進入辦公室學習，在整個見習中，兩組同學都有深刻的體驗和收獲。

在這次見習中，其中一組見習生在人力資源主管的帶領下了解了國營企業的文化，參與了企業工作人員對其優秀員工的宣傳及推廣工作。通過實地采訪、負責制定拍攝視頻計劃、制作PPT等一系列工作，鞏固了在學校實訓時所操練過的一系列媒體軟件和辦公自動化軟件。例如用微信推廣——制作易企秀、用視頻推廣——會聲會影剪輯、用文稿推廣——采訪稿的實例撰寫等。雖然宣傳推廣與企業的要求有一定的差距，但我們同學學習能力強，在大家共同的努力中，體現出了團結合作能力，超高的辦事效率和精益求精的辦事理念，彰顯了大學生的朝氣蓬勃，給該企業帶來新鮮活力的同時，我們同學的綜合素質也得以提高。

紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行，除了鞏固學校的一些實訓操練外，作為一位文秘學生，更應當學會如何在辦公室進行有效的工作和溝通。一組見習生被分配到了經理辦公室、安全部、非油品部等部門，深入了解到見習企業辦公自動化系統的管理和工作。常規的工作一般概括為：工作流、協同工作、知識管理、公文處理、行政辦公等。具體來講工作流是指進行流程的配置工具和自動運行的工作流引擎，；協同工作是以工作流引擎為基礎，為企業各部門員工提供了強有力的溝通手段；知識管理則是對企業內部的文檔進行有序管理，提供強有力的檢索功能和權限控制；公文處理是公文處理是辦公自動化中非常重要的組成部分，對收發文進行管理、文件修改、審批，流程查看等；行政辦公是在企業辦公自動化系統中包括的企業日常行政辦公的常用流程，如信息發布、會議管理、工作計劃、會議室預定、出差申請、辦公用品管理、財務報銷、文件流程等，以幫助企業提高日常辦公的效率的工作。雖然見習時間少，沒有將全部的辦公自動化管理進行一個熟練的運用，但對我們辦公管理的整體素質有一個提高。

見習生通過細心觀察和實踐，對比課堂及實訓所學還是有一定的差距。

第一是學生氣息太強，不能更好的以企業的角度來對人物進行一個很好的宣傳和推廣。其集中表現在宣傳視角單一、不能靈活運用所學知識、沒有做到通過細節展現人物精神、對企業文化了解不深入，對于視頻的剪輯不夠完善，圖片處理不夠專業、拍攝的角度不夠得當、后期視頻的剪輯和情感的表達不到到位等問題，但綜合來看，學會發現問題對于見習生來講也是一個提高。

第二是對辦公自動化不能進行深入的了解并熟練的掌握辦公自動化軟件。 只是簡單把辦公自動化理解為辦公過程中的先進技術和設備的使用。而實際上通過實現辦公自動化來提高的是管理機構的決策效果，即便是中層職能管理部門的管理信息系統， 其目的也是如此。管理的全過程是從最底層的業務流程中搜集、處理、匯總過程，最后用于決策。并非是單一的設備操作，作為一名文秘學生更應當有一定的洞察力以及整體的決策力。

第三是辦公自動化設備與系統維護意識不強。為了保障辦公自動化系統的成功實施，在見習實踐中不能做到定期巡查辦公自動化系統運行情況以及臨時故障的處理。當系統發生故障時，本應及時排除故障，盡快恢復系統的正常運行，并做好系統維護日志；掌握系統的所有功能，能及時回答使用者的提問；認真聽取各部門流轉人員的意見，優化辦公流程，使辦公系統模塊功能更貼近企業的實際情況及時界定辦公角色。辦公自動環境并非只是單一的使用設備，更應當懂得設備的維護和簡單的應急處理。

基于見習凸顯出來的一系列差距和問題，解決方案如下：

對高校，要重視培養學生與社會接軌的能力，要以就業為導向，以社會需求為核心進行教學方案的制定和人才的培養。具體來講是以針對本科學生的學習特點進行辦公自動化課程設計，創新教學方法。要做到有效發揮學校、教師的主導作用，緊抓本科學生的學習特點， 避免單一的教學方法，采用多元化的、創新性的教學方法，如建立互動小組、采用任務驅動等方法，充分調動學生學習的積極性，提高學習效率，引導學生有效地將理論知識轉化為應用技能；二是強化教學互動，開展實踐教學。教師和學生雙方都要充分發揮主觀能動性，加強師生之間的討論、交流和相互促進，從而加深學生對課程內容理解，提高學生操作能力。三是采用基礎操作案例和綜合場景案例教學方法。前者用于知識點講授與實踐，后者用于綜合應用實踐。辦公場景操作是辦公自動化課程內容的綜合應用，所以辦公場景的案例教學應貫穿于整個課程之中。在案例教學中，教師不僅要講解案例內容和對應操作方法，也應著重講解為什么要使用這些操作方法，在哪些辦公場景中需要應用，以提高學生的應用能力。如在案例中，講解Word中制作紅頭文件和商務公文等操作。只有在正確的引導與互動及專業配套老師的講解，才能讓學生更好地理解所學知識并加以廣泛的運用。

對學生，第一要在教師的指導下，努力學習和鞏固所學知識并能加以運用和熟練掌握，充分發揮大學生自主學習探究的精神，對課堂老師所講知識進行拓展和實操，精專的掌握一些重要的辦公軟件，例如會聲會影、易企秀、PS、單反等相關網絡工具的運用。其次是及時發現問題進行改進和提高，只有這樣才能更好的發揮學生自主學習的能力。第二文秘意識的培養和提高，在智慧型辦公環境中，除了對辦公軟件的掌握和運用以外，更應帶學會決策和分析問題的能力。作為文秘人員，要有一定的敏銳度和洞察力，決非簡單的辦公設備的使用，只有進一步提高文秘意識，才能在未來更先進的現代化辦公環境中得以發展和提高。三是多進行實戰演練，比如深入企業進行實習、接手相關辦公自動化項目等方式來進一步鞏固和提高所學知識，并能夠與社會接軌，逐步培養自己適應市場的需求。只有三者結合起來，才能更好的達到見習的目的，并為將來就誠然，學生的實踐最終目標還得適應就業需求，總體來講一是更新觀念，強化意識。必須充分認識辦公自動化建設的價值、作用和意義，企事業單位辦公自動化建設的好壞是衡量一個單位現代管理水平高低的重要標尺之一，從坐、等、靠、要及觀望、求穩怕亂、安于現狀的陳舊觀念中解脫出來，消除重硬件、輕軟件，重理論、輕應用，重技術、輕管理等認識上的誤區，強化辦公自動化意識和觀念。從辦公自動化學習到企業進行見習實戰操練，增強改變傳統辦公手段的信心，同時，學會在技術上要采取多方面的措施，確保辦公自動化系統安全可靠。二是聯系理論，加強實踐。學校是一個練兵的大舞臺，有很多活動可以讓文秘專業的學生承擔策劃“組織”服務工作。在承辦活動的過程中，學生不僅把自己平時在課堂上學到的知識技能充分展示出來，同時，因為活動進行的過程中隨時都可能會遇到一些突發事件，這對學生的心理素質和應變能力就是一種考驗和鍛煉。三是加強學習，提升技能。辦公自動化如同計算機、網絡一樣，本身只是一種技術、一種工具，主要是應用，離開了應用，辦公自動化就毫無價值，所以應該熟練使用辦公設備，靈活地應對事務的變化，加強協同性。可推行辦公自動化系統的初期，遵循邊建邊用邊受益，逐步完善的原則，最終能夠運用一個完整的、合理的、有效的辦公自動化系統。師生都應轉變思維方式，切實以應用型人才需求為培養目標，改進實踐環節，適應社會需要。

業打下一個堅實的基礎。

可見，熟練使用辦公設備、推廣和實施是辦公自動化應用的一種趨勢，也是企業人才必備的技能，師生都應轉變思維方式，切實以應用型人才需求為培養目標，改進實踐環節，適應社會需要。

張海鷹 涂宇苗∶廣東石油化工學院中文系學生

通訊地址：廣東省茂名市官渡二路139號廣東石油化工學院中文系梁沛 郵政編碼：525000

梁沛 廣東石油化工學院