論述人事檔案材料的收集與整理

劉海豐

（石家莊農業學校 河北石家莊 050041）

論述人事檔案材料的收集與整理

劉海豐

（石家莊農業學校 河北石家莊 050041）

隨著經濟的發展和對人才需求的進一步增加，人事檔案管理工作的重要性日益突顯，但是在當前的人事檔案管理工作中依然存在著不足之處，還需要進行進一步的完善。人事檔案材料的收集與整理作為人事檔案管理中最為基礎也最為重要的工作，研究人事檔案材料的收集與整理中存在的主要問題，并根據存在的問題提出相應的改善建議，對于進一步提升我國的人事檔案管理工作具有重要意義。

人事檔案 整理 收集 人事管理

一、人事檔案材料的收集與整理的重要性

人事檔案材料的收集和整理是人事檔案管理中的重要內容，對于人事檔案的管理具有重要意義。通過對人事檔案材料的收集和整理，能夠及時的將相關的人事檔案進行規范化管理，提升人事檔案管理工作的規范性。人事檔案材料的收集和整理的重要性主要有以下幾個方面：首先，對人事檔案進行及時的收集和整理，有利于相關人事檔案的使用部門對所需要的人事檔案進行查閱；其次，對人事檔案材料進行收集和整理，可以避免人事檔案在管理的過程中出現泄漏，有助于對人事檔案信息的保密，避免因為對人事檔案管理的不善造成相關檔案信息的泄漏，給檔案的當事人造成不必要的損失，有助于做好人事檔案管理的保密工作；最后，通過對人事檔案材料的收集與整理，有助于統計部門直接使用人事檔案中的相關信息進行統計工作。人事檔案中存在大量的統計工作需要的原始信息，對人事檔案材料進行及時的收集和整理，能規范人事檔案的內容，便于統計部門合理的使用人事檔案中的信息。總體而言，人事檔案材料的收集和整理是人事檔案管理中最為基本也是最為重要的工作，對于規范化人事檔案管理具有重要意義。

二、人事檔案材料的收集與整理中存在的主要問題

1.檔案管理意識不足

在我國當前的人事管理中，個人的人檔案由專門的人事管理部門負責，對于個人而言，在實際的工作中并不能接觸到自己的檔案，加上我國相關部門對檔案管理工作重要性的宣傳不到位，很多人并未意識到檔案對于他們生活的重要性，在工作和學習中，不重視檔案管理，對于大量需要及時的進行收集與整理的人事檔案材料不及時的交給人事檔案管理部分進行管理，導致在當前的人事檔案中，很難通過人事檔案對個人的實際情況做出客觀的判斷。人事檔案管理的意識不足，一方面導致相關公民個人的檔案不能客觀的反映出其具備的能力，另一方面，對我國評估和管理人才帶來了一定的阻礙，使相關部門在使用檔案或者進行統計工作時，不能采集到較為客觀的統計信息，對當前的檔案信息的開發和利用帶來了不利影響。

2.人事檔案材料的收集與整理方法有待提升

隨著科學技術的不斷發展，特別是計算機網絡技術運用范圍的不斷提升，在當前的教育學歷信息、公民身份信息等領域的管理中，都實現了信息化的管理，但是，當前我國的人事檔案管理工作卻長期得不到改進，仍然采用傳統的管理方式，并長期得不斷改進。雖然信息化的技術在人事檔案的管理工作中已有部分應用，但是運用的領域卻較為有限，對于提升人事檔案材料的收集和與整理幫助有限，限制了我國人事檔案管理工作水平的提升。在當前人事檔案材料的收集與整理過程中，大量的人事檔案材料依然是紙質版的，對于公民個人的人事檔案，也都統一裝在特制的檔案袋中，不僅不利于快速的檢索檔案中的信息，也限制了檔案材料收集和整理的工作效率，不利于我國人事檔案材料的收集與整理工作的順利開展。

三、改善人事檔案材料的收集與整理的建議

1.增強檔案管理意識

針對當前我國人事管理中出現的公民個人對人事檔案管理的重要性的認識不足而給人事檔案材料的收集與整理帶來的不便，應當通過以下途徑增強公民的檔案管理意識：一方面，加大人事檔案重要性的宣傳工作。通過媒體途徑，加大對人事檔案重要性的宣傳工作，讓更多的人了解人事檔案，并重視人事檔案的管理工作；另一方面，在學校開設人事檔案的管理課程。對于當前的人事檔案材料的收集與整理工作而言，學校是大多數公民的生成人事檔案的重要的部門，通過在大學開設相關的人事檔案管理課程，讓學生了解人事檔案的重要作用，并熟悉相關人事檔案材料的收集與整理的工作流程，讓學生在畢業后能夠對其人事檔案保持應有的關注，并及時的將相關人事檔案材料交給人事管理部門，充實自己的人事檔案。通過相關的宣傳和開設人事檔案管理的課程，提升公民對人事檔案的關注，并了解人事檔案材料的收集與整理過程，增強檔案管理意識，提升人事檔案管理質量。

2.開發信息化的人事檔案材料收集與整理系統

我國人事檔案的管理發展最終目標是將所有的人事檔案都信息化和無紙化，只有實現了人事檔案管理工作的信息化，才能實現人事檔案材料的收集與整理的信息化，才能提升人事檔案材料的收集與整理的工作效率。在開發信息化的人事檔案材料收集與整理系統的過程中，應當根據我國當前的人事檔案的管理情況，采用分階段實現的方法進行開發工作，首先，需要開發人事檔案材料的收集與整理的計算機輔助系統，運用計算機輔助系統協助當前的人事檔案材料的收集與整理，通過該系統能夠及時的發現相關公民的學習和工作變化情況，對于相關公民未及時提供相應的人事檔案材料的情況進行及時的提醒，以協助人事檔案材料的收集與整理工作；其次，在人事檔案材料的收集與整理由計算機輔助系統協助處理的基礎上，開發與管理公民信息的其他信息系統互聯互通的信息系統，實現與公民的學歷認證系統、公民的身份信息系統互聯互通，并完全實現人事檔案管理的信息化，通過相關的信息系統自動的進行人事檔案材料的收集與整理，及時的充實相關公民的人事檔案。

結語

人事檔案材料的收集與整理對于人事檔案管理具有重要的作用，及時的收集和整理人事檔案材料，可以使人事檔案的使用人方便的查閱人事檔案，并能做好人事檔案的保密工作，也能協助統計部門開展統計工作，但是，在當前我國的人事檔案管理工作中，由于檔案管理意識的不足以及人事檔案材料的收集與整理方法的落后，嚴重的影響到了人事檔案管理的工作效率，針對當前人事檔案材料收集與整理工作中存在的問題，應當增強公民的檔案管理意識，開發信息化的人事檔案材料收集與整理系統，改善人事檔案材料收集與整理中存在的問題。

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