對高等院校檔案管理信息化工作的幾點思考

馬志波

（白城醫學高等專科學校 吉林白城 137000）

對高等院校檔案管理信息化工作的幾點思考

馬志波

（白城醫學高等專科學校 吉林白城 137000）

隨著信息社會的發展，高等院校檔案工作遠不能適應現代信息化發展的需要。筆者認為高等院校檔案信息化管理工作應采取的對策，應該從學校檔案機構建設；規范信息化管理制度；提高管理人員業務素質；提供信息化服務及開發利用四個方面進行重點加強。

高校 檔案 信息化 思考

高等院校檔案是高等院校在長期教學實踐、管理等活動中形成的具有保存價值的文件材料，記載著高等院校的發展歷程。目前，高等院校檔案工作還存在著不少薄弱環節，特別是隨著信息社會的發展，高等院校檔案工作遠不能適應現代信息化發展的需要。

一、高等院校檔案管理信息化工作存在的問題

1.檔案信息化意識不強。長期以來，有些高等院校領導片面認為高等院校的主要工作是教學、科研和培養學生的搖籃，以培養技能型、實用型人才為主。從而忽視檔案工作，檔案信息化工作處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的不利位置。特別是定編定崗時，對檔案人員的編制過分壓縮，或不設崗，造成人手過分緊張；高等院校各部門也常因歸檔立卷不及時而造成資料或被忽視。

2.信息化管理體制老化，缺乏競爭激勵機制。從總體上看，高等院校檔案管理模式仍然是手工作業，極大地限制了檔案的發展速度，致使檔案管理人員沒有時間鉆研和科學開發管理，不能積極開發與主動提供利用檔案。管理方式落后，部門之間沒有網絡連接，需求者到檔案室查閱檔案，致使檢索速度慢，查準率、查全率低。雖然一些高等院校檔案室配置了現代化管理設備，實現了信息化管理，但從利用計算機技術弄好檔案管理系統的數據處理形式、管理對象、功能實現程序等方面的情況看，還缺乏綜合處理技術能力。

3.檔案信息化利用率低。目前，大多數高等院校運行機制老化，服務方式和手段落后，使得檔案管理工作長期處于利用率低、消耗高的低效運轉狀態。資源浪費嚴重，社會滿足率低；而時代信息由于產業信息高速發展，社會靈活運轉，服務多樣，資源信息開發充足，因此利用率高的各類信息機構，在為社會提供的信息服務中，將顯示出旺盛的生命力。傳統檔案管理的體制管理必須改革，否則就不能在激烈的市場信息上有所作為，甚至會擠出信息市場。

二、高等院校檔案信息化管理工作應采取的對策

1.強化學校檔案機構建設。檔案工作首先要得到高等院校領導的高度重視，把檔案工作列入高等院校管理工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學習與宣傳活動。結合實際，領導帶頭學，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人。建立健全的管理機構和管理網絡，成立以高等院校一把手為組長、各處室負責同志參與的檔案工作領導小組，配備一名專職懂計算機的檔案員，高等院校各處、室都設有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。

2.規范信息化管理制度。建立完善的檔案信息化管理工作制度，是檔案工作逐步實現信息規范化管理的可靠保證和有力措施。各處室做到職責明確，部門之間全部連接網絡，使歸檔有標準，立卷有范圍，借閱有條例，保密有規定，庫房管理有措施，開發利用有目標，這就在細節上保證了檔案管理的順利開展。《綜合檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各處室人員都重視檔案工作，認真研究落實本部門的檔案工作任務，使學校檔案工作保質保量限期完成。

3.提高管理人員業務素質。檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。加強檔案人員自身業務建設，一方面積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，另一方面建立檔案工作網絡，選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業、默默奉獻的人擔任高等院校專職檔案管理員，運用現代化管理知識和先進技術設備，提高管理水平，使高等院校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為高等院校教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業務能力培養，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。

4.提供信息化服務及開發利用。高等院校檔案信息資源開發與利用，我們堅持按規章制度辦事，注重服務態度改善，服務質量提高，強化高等院校檔案室的功能服務，努力開發其教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉化為以利用開發為主。健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映高等院校特色的有較高利用價值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使檔案工作標準化、管理方法科學化、管理機構高效化，不斷增強檔案室的綜合服務功能，讓檔案信息資源更好地為科研、教學和其他工作服務。