對做好企業(yè)職工檔案管理工作的幾點思考

李廣波

（大安市叉干鎮(zhèn)勞動保障事務所 吉林白城 137000）

對做好企業(yè)職工檔案管理工作的幾點思考

李廣波

（大安市叉干鎮(zhèn)勞動保障事務所 吉林白城 137000）

近年來，部分企業(yè)職工檔案管理工作問題比較突出，嚴重影響了職工退休的客觀公正，損害了職工切身利益。本文從嚴格要求檔案保管條件；嚴格制定檔案管理制度；檔案移交手續(xù)必須齊全完整；嚴肅處理違紀違法行為；切實加強職工檔案規(guī)范化管理工作五個方面探討加強企業(yè)職工檔案管理工作。

企業(yè) 職工檔案 管理 思考

做好企業(yè)職工檔案管理工作，是滿足企業(yè)職工切身利益的的必然要求，是實現(xiàn)全面建設(shè)小康社會奮斗目標的必然要求。我們要義不容辭地擔負起歷史使命，清醒地認識肩上所負的責任，既要科學、規(guī)范、安全地保管好職工檔案，又要為企業(yè)和職工提供及時有效的服務。這是必須認真思考的課題，本人認為在這里談談個人的觀點。

一、企業(yè)職工檔案管理工作中存在的問題

企業(yè)職工檔案是由企業(yè)管理部門在職工學習、招用、調(diào)配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地記錄和考察職工的依據(jù)，是企業(yè)職工退休申報的重要憑證，做好企業(yè)職工檔案管理工作意義非常重大。近年來，部分企業(yè)職工檔案管理工作問題比較突出，有些企業(yè)擅自將檔案交給本人攜帶、保管，發(fā)生多起丟失職工檔案事件；有些企業(yè)甚至擅自更改職工檔案中有關(guān)年齡、工齡、工種等方面的歷史記錄；有些企業(yè)不能按時按程序為職工申報退休。這些違反國家檔案管理法律和政策規(guī)定的行為，嚴重影響了職工退休的客觀公正，損害了職工切身利益。

二、做好企業(yè)職工檔案管理工作的對策

1.嚴格要求檔案保管條件。為確保職工檔案的安全和利用，職工檔案管理機構(gòu)保管職工檔案，必須具備以下條件：1.1用人單位必須是依法自主經(jīng)營、自負盈虧、獨立核算的生產(chǎn)和經(jīng)營單位，取得獨立法人資格；1.2要有明確的領(lǐng)導分工負責，設(shè)有專（兼）職檔案管理人員。建立領(lǐng)導、專（兼）職檔案人員責任制。檔案人員應具備檔案專業(yè)知識。建立、健全職工檔案的歸檔、管理、利用、轉(zhuǎn)遞、保密等有關(guān)管理制度并在實際工作中貫徹落實；1.3要有符合條件的檔案庫房和裝具，庫房要和閱覽、辦公兩室分開。必須用鐵柜存放職工檔案，以確保職工檔案的安全。

2.嚴格制定檔案管理制度。職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的用人單位或勞動代理機構(gòu)。逾期不移交，被延誤期間的失業(yè)保險待遇由用人單位承擔。任何單位和個人無權(quán)擅自更改職工檔案的相關(guān)內(nèi)容，更不得弄虛作假，通過更改檔案中的工種、年齡、工齡等內(nèi)容，為職工辦理提前退休和提高退休待遇。凡辦理職工社會保險業(yè)務需要將職工檔案帶出單位時，一律由本單位人力資源管理部門的工作人員負責傳遞。任何個人不得借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案，嚴禁任何人涂改、圈劃、抽取、撤換職工檔案資料，嚴禁任何人私自保存本人的檔案或利用檔案資料營私舞弊。凡未按上述規(guī)定攜帶職工檔案辦理社會保險等業(yè)務的，相關(guān)職能機構(gòu)不予受理。

3.檔案移交手續(xù)必須齊全完整。企業(yè)改制重組或關(guān)閉破產(chǎn)后，要有專人負責，做好職工檔案資料的整理和保管工作。不得遺棄、銷毀與職工身份和權(quán)益有關(guān)的任何相關(guān)檔案資料。檔案資料移交有管理權(quán)限的其他部門保管的，不得在移交前更改、撤換檔案的任何內(nèi)容，確保檔案的真實、準確、完整和無遺漏。檔案接收部門在接收檔案時，應切實履行檔案資料驗收登記制度。凡移交的檔案資料存在偽造、損毀、擅自涂改、添加、抽取等問題的，不列入移交范圍。

4.嚴肅處理違紀違法行為。依據(jù)相關(guān)檔案法律法規(guī)的要求，對丟失、更改職工檔案、弄虛作假的單位予以通報批評，并責成先關(guān)單位進行整改，整改期間暫停該單位職工的退休審批，在整改期間所新增退休人員的基本養(yǎng)老金由單位承擔。對直接責任人由主管部門或單位視情節(jié)輕重予以批評教育、紀律處分，并建議單位撤換檔案管理人員，構(gòu)成犯罪的，移交司法機關(guān)依法追究刑事責任。

5.切實加強職工檔案規(guī)范化管理工作。各企業(yè)、破產(chǎn)清算組和勞動保障代理機構(gòu)要為保管檔案提供必要的物質(zhì)條件和經(jīng)費保障；要挑選思想品德好、工作責任心強、有一定業(yè)務素質(zhì)的人員擔負檔案管理工作；要進一步完善檔案管理保密制度，職工檔案要及時立卷歸檔，整理規(guī)范，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有；破產(chǎn)企業(yè)的檔案資料可以按縣（市）、區(qū)或企業(yè)主管部門為單位集中保管，確保檔案資料的安全、真實；嚴格檔案資料的借閱制度，失業(yè)人員辦理退休手續(xù)需要提供原始資料的，原單位或企業(yè)破產(chǎn)清算組不得推諉，應當及時提供；對因檔案資料不完整、填寫不規(guī)范、涂改檔案資料等原因造成失業(yè)人員不能辦理提前退休手續(xù)的，原企業(yè)或破產(chǎn)清算組負責人作為第一責任人，積極做好信訪維穩(wěn)和善后工作。