頂級合規流程的關鍵要素

◎ 文 安德魯·M.林克 約翰·F.庫朋斯 杰西卡·P.古德費勒 翻譯 李立娟

在合規制度日益重要的情形下，公司內部律師被賦予將風險管理整合到業務流程中的重任。對他們來說，了解頂級合規流程的關鍵要素至關重要

安得烈·M.林克

JELD-WEN公司紐約州夏洛特市助理總法律顧問。林克負責監督JELD-WEN在整個北美地區的產品、環境和一般責任訴訟。他也是JELD-WEN運營部門的總法律顧問，并就質量保證、產品安全、合規方面向高層提供建議。

約翰·F.庫朋斯

Nelson Mullins Riley & Scarborough律所哥倫比亞辦公室合伙人，庫朋斯在產品責任訴訟、監管和預防咨詢領域有豐富的經驗。他是DRI和北卡羅來納州審判辯護律師協會的董事會成員。

杰西卡·P.古德費洛

Nelson Mullins Riley & Scarborough律所哥倫比亞的工作人員，古德費洛在產品責任訴訟領域有豐富的經驗。

隨著監管透明度的增加，公司必須積極主動地保護自己的品牌。因此，一個有效的合規流程對各公司而言至關重要。風險合規程序的建立、監控和維護可以識別產品的危害性和違規行為并作出監管報告，這些有助于提高風險識別能力、加強企業的決策能力以及減少不利的監管風險。在經濟全球化的環境下，公司的內部律師每天都在為客戶提供合規和風險建議。在公司的監管審查制度日益重要的情形下，公司的內部律師被賦予將風險管理整合到業務流程中的重任。

公司應該審視自己的內部產品的安全性和合規流程，以幫助確保公司能夠及時地識別風險并遵守報告義務。本文將列出產品安全和合規流程的關鍵要素，并前瞻性地對如何通過一系列的步驟和核查表形成有效的合規流程提出建議，為公司內部律師提供最好的實務經驗以提高公司的合規水平。

監管機構的信號

近幾年，面臨監管程序問題的公司越來越多。許多觀察家認為這種日益增長的趨勢需要州以及聯邦機構更嚴格的監管。在實踐中，各公司是由美國消費者安全協會（CPSC）以及類似的聯邦監管機構監管，包括美國高速公路安全管理局（NHTSA）以及美國食品和藥物管理局。他們采取的措施同樣能夠對公司產生巨大的財務影響。

在過去的三年里，各聯邦監管機構制定的規則數量大量增加。企業方面預估政府的這些行為將在2015年繼續增加。既然我們進入了一個被監管者持續審查的時期，可以預期公司的股東和投資者會更加關注公司的行為。

通常新規則的頒布往往會伴隨著新處罰措施的施行。監管機構已越來越多地采用整體方法進行監督，不僅僅是關注結果，比如數據安全漏洞或是否嚴格遵守監管要求，而且對一個單位的內部控制是否符合法律要求也同樣關注。

近年來，聯邦監管機構在以下兩個領域的工作愈加頻繁：更多地通過民事手段進行處罰，以及強化對強制性合規流程的重視。

2014年我們可以看到一些前所未有的高額民事罰款。例如，截至5月30日，消費者金融保護局（CFPB）已經執行了超過1.39億美元的民事處罰。在2013財年，由于墨西哥灣沿岸深水地平線石油泄漏事件產生的破紀錄的罰款，美國環境保護署通過聯邦行政和民事司法程序共有11億美元罰款入賬。

美國高速公路安全管理局

美國運輸部的美國國家高速公路安全管理局（NHTSA）在5月宣布，由于通用汽車對旗下雪佛蘭科寶安全缺陷未能向聯邦政府及時報告，它被處以3500萬美元的民事罰款，并接受史無前例的監管要求。這個罰款是NHTSA就違規汽車召回行為做出的單筆最高的民事罰款。

通用汽車與NHTSA達成和解協議的部分內容是，他們同意在全美范圍內就與安全相關的流程做出重大且明顯的改變，并且提升應對相關潛在安全缺陷的能力。通用汽車另外就在NHTSA的調查中未能按時提供其要求的相關文件而受到額外的民事處罰。

與處罰相關的新聞通稿中，美國交通部部長安東尼·福克斯說：“安全是我們的首要任務，今天的聲明需要引起所有生產廠商的注意，因為如果他們不能迅速報告和處理與安全相關的缺陷，他們將會付出代價。” 另外一個更為震撼的消息是，福克斯大臣催促國會支持《發展美國法案》，這將會使NHTSA有權提升罰款的上限，如在本案中將罰款從3500萬美元增加到3億美元。

消費品安全協會

美國消費者安全協會（CPSC）的處罰在數量和頻率上將會繼續加大。例如，今年以來，一個消費產品制造商同意支付310萬美元民事罰款，美國消費品安全協會工作人員依據聯邦法律指控該公司明知為步入衣柜設計的二三步折疊梯子的缺陷卻并沒有立即向美國消費品安全協會報告。美國消費品安全協會的工作人員稱：“該款梯子可能會意外斷裂，導致消費者跌落。”

此制造商于2010年7月29日向美國消費品安全協會提交報告。當時，1200多名消費者已經將該公司生產的梯子退回，同時其收到至少24人的傷害投訴。在2011年1月20日，該生產商和美國消費品安全協會宣布將38000個梯子召回。

強制性內部合規流程

除了增加罰款，一些監管機構要求各公司實施和執行由特定機構推行的符合法律法規規定的合規流程。

上述的民事處罰的例子可以看出，管理機構與汽車制造商以及消費產品制造商的和解協議中分別納入了內部合規計劃的要求。作為美國高速公路安全管理局的同意令的一部分，該汽車制造商被要求建立一個流程，可以讓員工舉報有關已經存在或潛在的安全缺陷或不遵守聯邦機動車安全標準的行為，并向美國高速公路安全管理局提供書面文件說明其所采取的流程和策略。

同意令，也包括提高員工培訓和與安全有關缺陷報告的規定：

●【制造商】已經開始基于合乎規則的文件改善員工培訓，并鼓勵對包括缺陷和缺陷的安全后果問題進行討論。

●【制造商】應完善和落實能夠迅速地識別、報告與安全相關缺陷的流程。這些流程的改進基于但并不限于以下目的：

a.提高分析數據的能力，以確定潛在的安全相關缺陷；

b.鼓勵和增進不同領域和學科的信息共享；

c.提高召回決策做出的速度（包括明確減少召回決策做出之前所需要的步驟）；

基于已經存在的和潛在的安全缺陷與國家公路安全管理局增加溝通。

汽車制造商還同意向美國消費品安全協會的工作人員提供針對改進流程和控制系統的書面文件，并提供一切信息、材料以及協會工作人員認為所必需的材料，以評估該公司是否遵守協議的條款。

減輕處罰和品牌損失

在當今的全球市場環境下，公司開始審查其合規程序以應對來自監管部門的越來越多的關注，以確保他們對可能的監管審查做好準備。公司可以通過發展與相關機構規則相一致的合規制度，降低在報告義務和遭受處罰方面的風險。

合規程序應建立、監控和維護協議以便識別違規和向相應的監管機構進行報告。

此外，企業可以從近期的和解協議中了解什么內容是監管機構希望公司的合規流程應該囊括的，一個符合法律法規的合規流程應包括：

●書面標準和政策，其中包括對記錄保存；

●無論是合規官或其他授權高級經理機要人員對合規相關的問題或疑慮進行報告的機制；

●對公司全體員工進行與合規相關政策和程序的培訓，使全體員工之間進行有效的交流；

●合規人員的管理監督；

●與合規相關的記錄應至少保留五年，以便當相關機構需要時能夠及時提供。

公司遭遇監管執法行動時，可以采取適當措施來減少潛在的不利影響。以下四項措施可以考慮：

●合作：與監管機構開放的合作是在確定適當的處罰措施時可以考慮的一個因素。從這個角度出發，與監管機構的交流同樣重要。請求與機構的工作人員面對面地對爭議和質詢進行回應；建立溝通渠道和增加信任。

●證明一個強大合規制度的存在：如果公司能向監管機構展示，它是一個良好運行的體系，即使某些特例導致失誤，但是如果能使得監管機構相信這類的錯誤并不會被重復，那么一個誠信的向合規努力的形象就樹立了。如果處罰的真正目的是阻止違規行為，那么懲罰一個保持嚴格的合規標準并積極主動地在運營中努力保持合規的公司的用處不大。

●在報告中展現良好的業績記錄：向監管機構提供良好的記錄報告，以及在本次違規行為之前沒有其他處罰記錄也很有幫助。

●證明保護消費者的承諾：良好程序以及良好記錄的目的是向公眾展示他們將減少給公眾帶來的損失并通過承諾保護消費者。

強大合規程序的構成

高層管理者的承諾

一個強大且有效的合規計劃需要來自高層領導和高級管理人員的承諾。像消費金融的某些行業，高層領導的承諾包括董事會就全公司的政策的批準。無論是基于法定要求或是選擇一個供應商的業務決策，幾個聯邦監管機構已授權董事會在評估和風險管理中進行參與。

為此，董事會和管理層的監督往往是一個公司合規管理體系的必要元素。近期，在一些美國消費者金融保護局的同意令中，可以發現公司董事會和高級管理層在實踐中對控制合規流程監督不力。這些同意令有一個共同特征就是應董事會或董事會的一個委員會的要求定期提交報告。

指定高級人員作為合規協調員

公司應確定團隊中合規個人責任制。該合規小組成員應包括負責監督合規流程的人員，還包括對公司產品以及公司產品安全、法律、公共關系和市場等部門相關人員進行跟蹤的人員。合規協調員應帶領團隊，負責確保合規政策和程序得到遵守。

指派公司的一位高級人員深入了解與公司相關的監管機構報告及其他合規性要求。通常情況下，一家公司可以通過與各種客戶交流了解到產品安全爭議或違規情況，這些可能不會被傳遞到一個中央存儲庫。無論公司規模的大小，當收到信息的人對信息不重視或者沒有意識到相關的事故，信息——即使是壞的信息——將被孤立起來。如果沒有明確的培訓和穩健的措施，員工可能會收到客戶的投訴——或許在電話或無關的談話中傳遞——或許因為微不足道、不是他們的責任或者沒有嚴重到需要報告的程度而被忽視。

應該使你的團隊明白，每一個產品的投訴或違規都存在潛在的重要性。每一個投訴，索賠或事故報告應層層上傳保存到一個中央資料庫，記錄并徹底跟進。確保每一位員工訓練有素，使其在與消費者通話時能夠充分討論發生了什么，以確保事件報告的準確性，以及沒有細節被忽視。

積極響應消費者且對其保持透明

隨著互聯網和社交媒體的發展，全球范圍內消費者的聲音可以被及時地反饋。如下建議可以考慮：

●在爭議發生之前與重要客戶建立可信任關系。

●快速回復問題或客戶的投訴。

●在產品召回、檢索和其他與產品安全有關的爭議時與零售商進行最好的合作。

與政府機構建立公開透明的關系

越來越多公眾監督迫使監管者變得更加積極、主動以及深諳媒體之道。公司要在這些方面有更好的認知，首先要認識到制定一個勝訴策略（保護商業目標，避免不必要的監管措施，并停止失控的訴訟）并不比在危機最初時刻有更多的機會。政府官員更希望公司披露信息。最明智的公司利用這個機會優先得到他們的信息，回答批評者的質疑以及證明自己最可信。積極主動、精心設計的披露不僅可以安撫監管者——如果不能將他們變為同盟的情況下——而且如果需要，數年后，公司的監管故事也能在審判定案時有所幫助。

保持記錄的充足和準確

對公司所銷售的產品應保持完整和準確的記錄并保證記錄符合聯邦和內部政策以及程序的規定。在向消費者銷售產品的例子中，記錄應包括銷售、采購記錄、試驗報告、歷史的投訴、索賠、退貨和其他相關信息。信息應該存儲在數據庫中，并且能夠容易被授權主體查詢，評估合規性以及向相關機構報告違規情況。

評估合規流程的功效

有些公司經常以讀到其他公司不幸的消息為樂，但是這樣的情況也可能會發生在他們自己身上。舉個例子，威廉姆斯·索諾瑪公司在管理產品召回方面擁有悠久歷史——以至于美國消費品安全協會在十年前就公認其出色的系統。然而，即使有合規人員、一個成熟的數據庫跟蹤系統和有效且歷史悠久的召回管理，嚴重的產品缺陷還是使得該公司在2013年花費昂貴的費用進行修復。花時間去評估公司的評估產品系統，以更好地記錄和監督投訴、退貨和索賠，確保任何相關的產品問題或違規行為能被報告或糾正。