論高校檔案管理的問題及對策

劉艷春

（泰州職業技術學院，江蘇泰州 225300）

論高校檔案管理的問題及對策

劉艷春

（泰州職業技術學院，江蘇泰州 225300）

隨著我國高等教育的改革，高校檔案管理工作也在進一步革新。從科學的角度去研究高校檔案管理中產生的一系列問題，以此來明確高校檔案管理工作的發展目標和發展方向。文章從我國高校檔案管理的特點出發，論述高校檔案管理存在的問題及緊迫性，并提出了我國高校檔案管理工作的主要對策。

高校；檔案；檔案管理；管理規劃

高校檔案管理與高校的發展建設是密不可分的，其對學校的教學工作、科學研究、競爭管理有著積極的指導性作用，同時也記載著高校發展的整個過程。從文獻檔案資源、圖片資料、聲音影像等記錄來看，檔案資源直接反應出不同年代、不同學科、不同層次、不同質量的科學成果，并且也是高校管理工作進一步提升的理論依據。隨著高校管理水平的逐年提高，檔案管理也應從管理方法和管理策略上進行有針對性的改變，從高校檔案管理存在問題入手進行革新和完善，以此來滿足新時期高校檔案管理工作的迫切需求。

近年來，PC技術和互聯網技術在高校得到了廣泛應用，高校的互聯網建設也已經深入到學校的各個環節，因此檔案管理工作也應與高校建設保持同步，利用先進的PC技術和互聯網技術進行有針對性的管理，這不但可以提高高校檔案管理的效率，還可以促進檔案管理工作與教學管理工作的緊密聯系，有助于新時期高校管理工作的發展和進步[1]。而時下我國高校的檔案管理工作還滯后于高校的發展速度，管理方法和管理手段單一，不能滿足檔案管理的現代化需求。

1 我國高校檔案管理的特點

1.1 社會性

高校是培養人才、產出科研成果的地方，其與社會發展存在必然的聯系，并且高校的學生來源于社會，培養的人才流向于社會，這無形中使得高校的檔案管理工作具備了社會性。高校的檔案直接反映了學生的學業、學歷、學習成果、在校參與的活動以及文化修養和思想政治素質等信息，這實現了人才資源檔案信息的儲備，為社會發展提供人才支持；另外高校的科學成果、技術產品、理論研究都會服務于社會，如：技術專利、技術轉讓、新產品招標等。由此可以看出檔案管理工作與社會存在廣泛的聯系，這也是高校檔案管理發展的必然結果和趨勢。

1.2 綜合性

這里的綜合性主要是指檔案的多元化和多方向性。檔案管理多元化包括：建校檔案、教師檔案、行政檔案、研博工作站檔案、專業課程檔案等；檔案管理的多方向性則包括：科研檔案、活動檔案、會計檔案、物業檔案、研究試驗檔案、醫療檔案、房產信息檔案等等[2]；從上述各種檔案可以看出高校檔案管理具備綜合性。

1.3 系統性

高校的檔案管理較為復雜，管理類別較多并且信息量大，隨著近年來各高校的不斷擴招，檔案管理的工作任務也日益加重，所以需要一個相對獨立穩定的檔案管理系統來支撐，該系統除了滿足紙質檔案、實物檔案、電子檔案、影音檔案外，還應包括虛擬網絡檔案系統，這樣可以極大地提高檔案的利用率，并且利用網絡子系統的上傳功能，完善檔案信息的歸納與分類。

2 我國高校檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理觀念滯后

我國高校的檔案管理觀念還較為落后，這與我國經濟的飛速發展以及社會模式轉變有關，但從根本上來看高校的檔案管理認識還存在不足，校領導沒有把檔案管理工作放到管理的核心位置，沒有把檔案管理工作與普通管理工作進行區分，這在很大程度上制約了檔案管理的發展；而擔任檔案管理的工作人員又缺乏對檔案管理工作性質的了解，沒有工作責任心，檔案保管失效、檔案資料缺失的情況時有發生。

2.2 檔案管理方式落后

現階段，我國多數高校的檔案管理方式相對落后，管理方法過于簡單，并且效率較低。高校由于學生和教師較多，教學任務和科研項目多，管理工作量大復雜程度高，依靠人工進行資料的收集、整理、分類、保存的難度大，并且在檔案整理過程中容易出錯，引發工作效率緩慢，信息收集不齊全，資料歸屬混亂等情況，所以各高校應從管理方法和管理工作模式上有所改變。

2.3 檔案管理工作投入不足

高校的檔案管理工作具有復雜性和專業性，如果不依靠信息化和網絡化的幫助，檔案管理工作將難以開展，然而各高校都忽視了對檔案管理設備的投入，造成檔案管理信息缺乏完備性和保密性[3]。很多高校的檔案管理不符合國家相關標準，存在紙質檔案腐爛、照片褪色、影音制品損壞等現象，這與高校投入檔案管理經費不足有關，成為限制檔案管理發展的主要障礙。

3 我國高校檔案管理工作的主要對策

3.1 轉變認識

高校的檔案管理工作應轉變認識，形成良好的檔案管理氛圍。高校應把檔案管理工作納入到學校發展的整體規劃中，學校領導也要重視和關注檔案管理工作，并給予足夠的支持和幫助，營造檔案管理的良好氛圍。同時，高校領導還要積極的參與到檔案管理工作中去，指導和促進檔案管理工作，使之能夠與學校的發展速度保持一致，逐步實現高校檔案管理工作的常態化和持續化。

3.2 加強制度建設

高校檔案管理工作涉及的部門較多，管理內容和管理方法也較為復雜，所以要與一般性檔案管理工作有所區別，如：高校人才檔案、科技成果檔案、學術論文檔案等，這類檔案材料都要進行嚴格規范的歸檔，并以此為基礎總結和歸納出適合高校檔案管理的規范細則和標準，促進檔案管理水平的提升[4]。

3.3 改進方式提升管理水平

高校檔案管理應加快信息化建設，從經驗管理模式向科學管理模式轉變，以滿足高校和社會發展需求為出發點，切實強化高校檔案管理工作的開展。筆者認為改進方式和提升管理水平應從以下三個方面入手：首先應以信息化建設為基礎，做好檔案管理基礎設施的組織與建設，如：檔案庫建設、計算機網絡建設、檢索系統建設、館藏建設等，提高檔案管理的信息化水平；其次，做好資源建設，檔案資源應利用現代化手段進行制作，并逐步的實現檔案資源的數字化，方便檔案信息的調用和保存；再次，對高校檔案管理的內容應進行合理的配置和有序的開發，利用互聯網把高校檔案融入到社會檔案管理中去，實現高校檔案資源的共建共享。另外，在高校檔案的使用上也要與社會接軌，利用多種平臺對高校檔案進行查詢和檢索，方便高校檔案信息的流通與使用。

[1]彭志斌.論高校檔案管理“失范”與對策[J].江蘇高教，2010，(4)：51-53.

[2]溫艷秋.高校檔案管理質量保障體系建設探究[J].蘭臺世界，2013，(11)：73，74.

[3]李劍虹.高校檔案管理的多元化發展趨勢[J].卷宗，2013，(7)：61，62.

[4]李燕.新時期下對高校檔案管理信息化建設的探賾[J].華章，2013，(15)：291，292.

（責任編輯 劉紅）

On the Existing Problems and Countermeasures of Archives Management in Colleges and Universities

LIU Yan-chun

(Taizhou Polytechnic College,Taizhou Jiangsu 225300,China)

With the reform of higher education in our country,Further innovation appear in the work of the archives management.The development goal and direction of university archives should be further defined based on a scientific standpoint.This article discusses the existing questions and their urgency and put forward main countermeasures about the archives management from the characteristics of archives management of colleges and universities in China.

college and university;archives;archives management;management planning

G647.24

B

1671-0142（2015）04-0051-02

劉艷春(1977-),女，江蘇興化人，館員.