淺談高職院校二級分院行政秘書的工作

李曉梅

【摘 要】高職院校二級學院行政秘書在行政管理工作中有著重要的作用。本文闡述了行政秘書在管理工作中的職責與特點，并對現狀進行分析，進而提出了建議。

【關鍵詞】高職院校 行政秘書 職責

行政秘書是在學院辦公室主任的領導下，做好學院辦公室行政事務的主要執行者，是聯系學院和學校其他部門的橋梁，也是學院領導和其他教職工的協調者。

一、行政秘書工作的職責與特點

1.二級學院行政秘書工作的主要職責是協助二級學院領導的各項行政工作。主要分為以下五個方面：

（1） 日常的行政工作：作為行政秘書，其工作的繁雜，涉及學院各種事務，如整個二級學院教職工的考勤；資產的管理、辦公室內部的文印事務管理、辦公室文具用品的采購和發放等工作；內部信息的管理，公章的管理；學院對內、對外文檔的管理工作；學院大型文體活動組織等工作；處理其他一切突發事件和臨時性事務，并及時向院領導匯報請示等等。

（2）人事相關工作：協助二級學院領導及學院的人事部門做好本學院教職工的日?？记?、年度考核、工資發放和職稱申報等工作。

（3） 財務報賬工作：承擔二級學院教師的各項辦公、教學費用及日常培訓、進修、集體活動等支出的報賬及日常的財務管理。

（4） 文字工作：負責下達并起草學院通知，并校對學院的有關文件和上報材料及學院各類會議的準備工作；協助二級學院領導制定工作規劃和制定學院有關的規章制度等。

（5）外聯工作：負責慰問生病及生育教師及其家人的相關工作；并負責學生家長、教職工家屬及其他外單位人員來學院咨詢、訪問或調研接待工作。

2.根據以上對行政秘書工作職責的了解可知其有以下三個方面的特點：

（1）煩瑣性

高校二級學院的行政秘書工作事務繁雜、范圍廣泛，小到會議的通知、文件的整理、辦公用品的分發等，大到二級學院各項政策的參與制定、年終考核和業務考評等工作；并經常要從與教學秘書、學生輔導員的配合到與本院院長、書記、各位教師以及與校內等職能部門之間的協調聯絡工作，沒有定性。因此行政秘書必須要有高度的責任心，心思細膩，統籌安排，運用科學的工作方法，提高工作效率，保證工作質量。

（2）協調性

高校二級學院的行政秘書工作范圍廣，涉及部門多，行政關系復雜，不僅要協調二級學院內部之間的工作，還要協調二級學院與學校其他各職能部門的工作。這就需要行政秘書具備較強的溝通和組織協調能力，善于處理上下、各部門之間的關系，確保二級學院工作與內外部門間的良好溝通、及時銜接、合理有序。

（3）服務性

行政秘書主要是服務于學院的師生、教學與科研、學院決策。首先服務于師生，這是行政秘書工作最基本的職能，要為師生營造一個和諧的學習與工作環境，促進師生對學院有家的感覺。其次，服務于教學與科研，教學與科研從根本上說是高校的基本職責，要及時傳達學校的教學科研信息，并積極為他們的工作提供方便。因此高校行政秘書要充分認識工作的意義，牢固樹立服務意識。

二、高職院校二級學院行政秘書工作存在的問題

首先，由于各個高校對行政秘書工作不夠重視，輕視行政秘書在行政管理中所發揮的作用。在行政秘書的配備、業務學習、崗位培訓等方面，重視程度遠遠不夠；在干部聘任、職稱評定、利益分配等方面都受到相對不公正的待遇。目前行政秘書的提升機會少，個人發展空間有限，在職稱晉升上困難重重，最終導致缺乏職業認同感，從而造成行政秘書工作積極性不高。

其次，行政秘書工作千頭萬緒，看似簡單，其實非常煩瑣，在學院行政管理中起到協助作用，習慣于按領導指示和文件精神處理問題，參與和科學預見性差。許多高職院校對行政秘書重使用、輕培養，出去培訓學習及交流進修的機會幾乎沒有，導致其知識更新嚴重不足，現代信息意識薄弱，大大制約了行政管理能力。

三、關于做好高職院校行政秘書工作的幾點思考和建議

1.轉變觀念，明確職責

充分認識行政秘書工作的意義，牢固樹立服務意識。從自身改變對行政秘書工作的看法，認識到行政秘書工作雖然辛苦，但也是光榮的。要樹立工作自豪感和自信心。如此，行政秘書才能牢固樹立服務意識，主動積極地為師生服務，才能提高工作效率。

2. 加強學習管理等科學知識，提高工作效率

行政秘書的管理工作是一門學問，是一門藝術。行政秘書必須不斷豐富自己的管理學知識，掌握先進的管理理念和方法，才能保證管理工作事半功倍，卓有成效。

3.健康的心理素質

面對工作中錯綜復雜的人際關系和繁雜瑣碎的事務，二級學院行政秘書必須具備以下健康的心理品質：（1）自信樂觀：行政秘書應對自己的職業充滿興趣，能較好地適應并改造現實環境，這樣才會激勵出自身的勇氣、毅力和潛能，形成正確的自我意識和價值判斷；（2）熱情坦率：熱情坦率的工作態度能營造和諧的人際關系，能變被動為主動，變消極為積極；（3）開拓進?。盒姓貢ぷ鹘洺媾R一些意想不到的困境，要能經受得住挫折、不畏挫折、開拓進取。

4. 重視行政秘書隊伍整體素質的提高

加強行政秘書的繼續教育，在行政秘書培訓和知識更新方面，學校要加大投入，并在政策和經費上保證落實。制定切實可行的中、長期培訓計劃，多渠道、多形式加強行政秘書的培養，提高其專業素質和理論水平。

【參考文獻】

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