獨立經濟監督視域下的檔案數字化分析

【摘要】21世紀是全網絡信息時代，是一個創新的時代，我們不僅在教育方式上要加強改革創新，在經濟上也要不斷創新改革。而審計是一項獨立的經濟監督活動，審計對于我國經濟活動總的來說是非常重要的一環，為提高我國經濟總體水平，我國審計機關需要加強在此方面的創新，建立檔案數字化系統。

【關鍵詞】檔案數字化 ?獨立經濟 ?監督視域

為加強審計機關的工作效率，需要在現今不斷變化的經濟形勢下積極推進審計工作的信息化建設，充分利用多媒體等高新技術手段，加強審計檔案的規范管理，逐步形成檔案信息高效處理的整體環境，并改變相關職工老舊的固有思維方式和傳統觀念，實現集中管理，提高經濟管理水平。

一、審計軟件在檔案工作中的應用

審計軟件傳統定義是指利用計算機強大的輔助功能，編寫相應的計算機軟件，以便輔助審計工作的進行，提高工作效率。而現今主要應用的審計軟件主要分以下兩個方面：

（一）基于C/S模式下的審計檔案管理系統軟件

C/S模式下的檔案管理系統主要是按各種類別：文書、文件、音像、影像等對各種材料進行管理分類，是便于查詢、統計、管理的綜合信息平臺。相關人員在進入此平臺后，能極為便捷的找到自己所需要的審計資料，而管理人員進行檔案管理時，也能減輕較大的工作負擔。另外，由于計算機自身可以和云客戶端進行聯系，這在一定程度上保證了相關資料的完整性和安全性，若存在缺失或者丟失的情況，可以進行數據恢復和備份。

（二）基于B/S模式下的審計檔案管理系統軟件

基于B/S模式下的審計檔案管理系統軟件與C/S模式的區別就是它有其自身的專用網，和互聯網是分離的，因此不會出現檔案泄露等一系列安全問題。其優點是，它整體上的結構更為清晰，各個模塊之間是分離的，系統的各個功能融入審計之間，能較為方便的實現項目計劃的建立和安全管理，各種文件的流轉，為出差在外的人員提供了一個信息查詢平臺。

二、數字化檔案管理系統

傳統檔案管理已經無法和現代化的經濟發展相配合，在如此形勢下，信息化檔案管理應運而生，它是管理工作的一次創新，不僅能夠實現傳統檔案具有的檔案收集、鑒別、整理、統計等基本特性，還具有網上數字化瀏覽和遠程查詢等現代化特征，這在極大程度上便利了相關出差在外人員的工作，充分提高了其工作效率。

數字化檔案管理系統現今主要可以分為日常業務管理、檔案數字化采集系統和數字化檔案查閱系統三大部分。以下是對這三個部分的簡單介紹：

（一）日常業務管理系統

日常業務管理系統主要是實現各種人事檔案的管理工作。包括對相關人員檔案及材料的收集、鑒別、整理、缺少材料登記、其任前審核、檔案轉遞、統計、查閱等業務處理功能。

（二）檔案采集系統

數字化檔案采集系統主要進行對紙質檔案材料的數字化采集，將紙質素材轉成數字化形式。現今較為常見的檔案采集系統主要有了目錄編輯、檔案采集、數據審核這三大功能。并在現今高新的現代化網絡技術的服務下，能夠實現單客戶端多人使用、多客戶端多人等運行模式，能夠同時對多本檔案和材料進行采集和數據整理，為數據的入庫提供了很大的便利，也便于查閱。

（三）檔案查閱系統

檔案查閱系統是以組織系統專用網為網絡基礎，采用B/S模式架構，系統主要在安全方面進行了多方面的考慮：可按日期、時間等多種方式，判斷是否具有閱讀檔案的權利，并對其閱檔的過程進行詳細的記錄。也可以采用信息采用加密信道傳輸等方式，確保檔案真實安全可靠。

三、檔案數字化替代傳統檔案管理的先進性

隨著電子信息化技術在各個方面的綜合使用，在審計檔案管理上也推進了信息化建設，為審計工作高質量、高效率的展開提供了保證，主要優點分以下三個方面：

（一）提高經濟效益

過去一旦出現檔案管理不夠完善，規整出現困難的情況，我們一般就會采用增加辦公人員的方式來解決問題，這就導致了職工人數過多，財政支出相應增加，管理成本大幅上漲。

另外一個方面，數字化的檔案管理大大節約了紙張，油墨等物質，將傳統的紙質材料轉化成可以重復使用的電子材料，大大節約了成本和保護了環境，很大程度上節約了人力物力財力，提高了經濟效益。

（二）提高辦公效率

數字化檔案管理有其自身的特征，能保證使用過的資料存有記錄，也不會因為他人的使用對后來人員的使用造成了阻礙。以相關組織部門為例，干部的聘請和提拔都需要極為詳細而準確的檔案信息，檔案數字化管理是完全可以提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務的。

同時，數字化檔案管理真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的流動速度快，對空間沒有限制等特點，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也基本變成了利用方便的信息控制中心，大大提高了辦公效率。

（三）增強檔案原件保護

將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，也可以防止部分檔案被隨意修改的行為。

四、結束語

現今各種現代化技術的發展無疑為檔案信息化建設帶來了便利，審計機關及時推進審計工作的規范化，法制化，根據整體經濟要求，將文件、檔案管理提高到空前的高度，將審計工作帶入數字化時代，并實現檔案數字化管理。

參考文獻

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作者簡介：李麗（1970-），女，漢族，河北保定人，本科學歷，經濟師，政工師，館員，研究方向：經濟或檔案病案。