高校圖書館座位資源管理現狀及座位預訂系統

安徽財經大學管理科學與工程學院 馬麗亞 柏書偉 邱詩惠 孫玉濤

高校圖書館座位資源管理現狀及座位預訂系統

安徽財經大學管理科學與工程學院 馬麗亞 柏書偉 邱詩惠 孫玉濤

圖書館自習室座位“一座難求”是多數高校圖書館面臨的共同問題。本文通過對以安徽財經大學為例的高校圖書館座位資源的管理和使用現狀的深入調研，根據不同時段圖書館的座位資源實際使用情況，探討了導致此現象的主要因素。并在對圖書館座位資源管理現狀調研的基礎上，引進了相較行之有效的安財圖書館座位預訂系統，提出了一種人機互補的座位管理理念。同時，闡述了安財圖書館座位預訂系統的整體設計思想，以及預期實現效果。

高校圖書館；預訂系統；座位；資源管理

引言

近年來,隨著高校招生規模的不斷擴大,社會競爭的日益激烈[1]。同時,考研潮的持續升溫,考研人數也居高不下。高校圖書館作為在校師生課下學習和積累知識的主要場所,在高校的建設中起著舉足輕重的作用。但是,擴招導致的在校學生數量與高校圖書館有限的座位資源之間的矛盾越來越尖銳,搶座、占座成為一種新常態。同時,在各高校圖書館的館藏資源、目錄資源等都實現了計算機管理的大環境下,唯獨座位資源還停留在人工管理的階段[2]。這些因素,都加劇了排隊、占座等現象的出現。如今,每逢備考階段,為了一個座位,早早地起床在圖書館前排著長長的隊伍的場景依然在很多高校上演著。

高校圖書館作為高校信息化和社會信息化的重要基地[3],急需新的管理方法和管理思想來使高校圖書館更好地服務于廣大在校師生和社會。下文,將以安徽財經大學圖書館為例,探討高校圖書館的座位資源管理現狀。

1 高校圖書館座位管理問題成因及管理現狀

高校圖書館座位管理問題的成因,以安徽財經大學為例。安徽財經大學圖書館(東校)于2003年投入使用,全館面積3.5萬平方米,閱覽座位約為1920個,開放時間為8∶00～21∶20。在基本數據收集和實地調研的基礎上,我們以下將探討高校圖書館座位管理問題的現狀及成因。

1.1 高校圖書館座位資源使用現狀

自1983年,微型計算機應用得到推廣以來,計算機的發展和應用也得到普及。如上文所言,信息化高度發展的高校圖書館已經100%實現了館藏資源的數字化管理。而借助各閱覽室的工作人員和圖書館學生義務館員,通過定時收書等方法來統籌和規劃座位的管理的座位資源管理仍止步不前。2014年,安徽財經大學圖書館引進圖書借閱機,實現了圖書借閱的自助式數字化管理,也標志著圖書館的數字化管理再達新高度。但是,停留在人工管理階段的座位資源管理的矛盾卻越來越尖銳,問題越來越突出。

1.1.1 高校圖書館座位使用現狀調查

我們以安徽財經大學圖書館二樓研修室一和四樓閱覽室為調查樣本,選擇期中考試的備考階段為時間區間,對一天內各個時段,座位的使用情況進行了實地調研。根據一天內,閱覽室座位使用情況的調查數據得到閱覽室座位資源實際使用率和座位資源浪費率(即被占據了的卻沒有使用的座位資源占總資源的比例)變化圖,如圖1所示:

圖1

當座位資源實際使用率與浪費率之和等于100%時,圖書館沒有空座位;小于100%時,圖書館內存在空位置。由圖1座位資源實際使用率可知,一天內,圖書館座位資源的使用集中,座位資源的實際使用效率在上午十點達到最高91%。結合座位資源浪費率,在以十點為中心的一個時段內,圖書館內的所有座位資源都被占用。同理,在早八點到十點、下午四點以及晚八點這三個時段內,座位資源全部被占用。即,此時再有同學想要在圖書館找到座位是不可能的事情。

調研數據的分析結果顯示,備考階段的座位資源僅有少數的時段內得到了高效的利用。而在更多的時段內,部分座位資源都處于浪費狀態。

1.1.2 高校圖書館服務的滿意度調查

以安徽財經大學500名在校本科生為調查樣本,對在校大學生圖書館服務滿意度進行的抽樣問卷調查。圖書館的滿意度調查一般囊括整體環境、館員服務、信息資源、讀者服務四個方面。此處,我們僅以強調服務模式和服務內容的讀者服務作為調查重點,著重對座位資源的服務模式進行調查和數據處理。

在高校圖書館座位資源人工管理的環境下,對在校大學生對圖書館座位資源服務模式的滿意度的調查顯示:68.7%的受訪學生希望改變座位資源的管理模式;超過32.5%的學生有過因為去洗手間、出去接電話、接開水等短暫的離開而被收書的經歷。并且,被收回的書被統一放在一起,9.8%的同學曾經因此而丟書。更有高達53.32%的同學表示,座位資源的人工管理并不能適應現在的環境,浪費的座位并不能得到合理利用。

1.2 圖書館座位問題的成因

1.2.1 圖書館座位資源的有限性

根據教育部高等學校圖書情報工作指導委員會在《普通高等學校圖書館評估指標(征求意見稿)》中的指標規定:閱覽座位與學生數之比為1∶4及上[4]。然而,根據調研數據可知,高校肆虐擴招的大背景下的高校圖書館的座位與學生數之比大都低于1∶4的標準。通過對安徽師范大學、安徽醫科大學、安徽財經大學等安徽高校圖書館座位資源的調研可以發現,普高等學校座位與學生人數之比大都在1∶5以下。而在部分985、211工程重點建設大學,這個比例甚至低于1∶8。以安徽財經大學為例,目前共有在校全日制本科生和碩士生23547人,減去在西校學習的本科一年級的部分學生,在東校學習和生活的學生人數約為21500人,東校圖書館座位資源為約為1920個。按照公式:‘座位數%在校學生數’計算,其比例為1∶11.20,遠低于《普通高等學校圖書館評估指標(征求意見稿)》的標準。

由上述數據分析可發現,學校資源和資金上的投入力度的不足等客觀因素導致了圖書館硬件設施上的局限性。圖書館座位資源有限性的約束在一定程度上直接促成了搶座、占座現象的出現和蔓延。

1.2.2 座位資源利用率低

由上述對圖1的分析可以發現,在期中備考階段的圖書館使用高峰期內,圖書館的座位使用表現為座位浪費率的居高不下和部分座位的空缺。究其原因,主要是占位未到者對座位資源的不合理利用(主要表現為占座現象)和部分剩余座位不易被發現造成的。因為一般圖書館大都為6～8層的高度,更有甚者,會超過12層。這樣,當座位的占用率相對較高時,由于對剩余空缺座位資源數量和位置分布信息了解的不對稱,前往圖書館的學生要想找到空缺位置是很耗時間和力氣的事情。

2 圖書館座位管理系統的使用現狀及問題

目前,解決普遍存在的高校圖書館座位資源不足和使用效率低下的一個行之有效的方法就是引入圖書館座位管理系統,從而實現座位資源的數字化管理。

根據調研,2010年以來,已有部分高校購買或自行開發圖書館座位管理系統[5]。根據對各高校圖書館座位管理系統功能的對比分析,得出如下特點:目前已投入使用的系統的功能大都包括讀者權限下的自動分配座位、自主選擇座位、退座、管理員權限下的座位狀態控制(增加、刪除、修改)和數據統計等。這種機制下存在的問題如下:

(1)通過對包括中國人民大學圖書館、山東大學圖書館、廈門大學圖書館、深圳大學圖書館等近20所高校圖書館座位管理系統的功能統計發現,僅有約40%的座位管理系統支持預約功能。這意味著,60%的高校圖書館座位管理系統只能支持選座和查詢等。這在早上圖書館開館的人流高峰期,長時間的等待刷卡這樣的問題依然會使得運作效率降低。

(2)除此之外,各座位管理系統的使用流程均為刷卡、選座座位(自動分配、自主選擇)、確認就位、刷卡(離開、暫時保留)、結束。單一的刷卡登陸機制使得選座的時間集中,這與圖書館的刷卡區有限的刷卡設備之間又形成了一對矛盾。在這種機制下,我們以安徽財經大學圖書館為例進行數據分析。根據上述調查數據發現,早上八點圖書館開館時段內,圖書館的座位實際占用率為66.5%,即此時段內進圖書館的人數為1920*0.665=1277人。若按照每人完成刷卡、選座的時間為5秒,所有1277人完成選座的總時間約為105分鐘!人流高峰期的圖書館刷卡設備供不應求、排隊大軍等現象將依然會是不可忽視的問題。

(3)同時,刷卡選定座位后,管理上缺少抵達座位的控制機制。這意味著,讓別人代替刷卡占去座位的現象也依然會存在。

3 安徽財經大學圖書館座位預訂系統的設計

為解決和優化上述圖書館座位管理系統中存在的問題,我們引進了安徽財經大學圖書館座位預訂系統的理念并完成了系統的設計。

3.1 登陸機制設計

此座位預訂系統的顯著特征是實現了個人終端憑借用戶名和密碼自助登陸和刷卡登陸兩種模式。個人終端登陸,實現和學生一卡通數據庫的連接。用戶可以在任意終端登陸系統,進行查詢和預訂等操作,極大緩解了圖書館刷卡區的壓力。

3.2 預訂機制設計

3.2.1 預約機制的時間限制

為了防止用戶的過早預訂和爭搶座位情況的發生,用戶只能在早七點到晚九點之間對當日和次日的座位有預訂權限。用戶在權限時間內確定座位預訂時段、位置后,確認預訂信息并提交,完成座位的預訂。完成操作后,用戶可以在我的預訂中查詢座位信息。

3.2.2 預訂就座確認機制

完全數字化的系統管理要以用戶的高素質為前提,而對當前用戶的整體素質的評估顯示,當前情況下座位資源的完全數字化仍將存在漏洞。因此,本系統的預訂確認是將系統與管理員結合在一起運行,實現人機的互補。

系統的確認機制與圖書館的門禁系統互聯,實現同步管理。同時,圖書館管理員會在半小時的預留時間用完后確認用戶是否已抵達。若未抵達,則釋放座位已選狀態,取消預訂訂單;若已抵達,則保留座位已選狀態。

3.3 系統用戶功能模塊設計

系統設計為簡單包括用戶和管理員的二級權限結構功能,具體功能結構如圖2所示:

圖2

由圖2可見,用戶可實現的操作包括學生登錄、座位預約、取消預約。

(1)學生登錄:學生在登錄頁面,憑借用戶名和密碼登錄進入主頁面。其中,登錄的數據庫來源于一卡通的用戶登錄表。

(2)座位預約:完成座位查詢后,直接雙擊目標座位的按鈕即可選擇座位,完成時段的設置后,確認預訂信息,完成座位預訂。

(3)取消預約:用戶登陸后,已完成的在預訂時段內的或者未到達預訂時段的座位信息會顯示在首頁。用戶選擇取消預訂按鈕,則完成取消預訂。此時,座位重新變為可選狀態。

4 結束語

目前,高校圖書館座位管理問題的主要問題是資源不足和占座導致的低利用率。資源不足是硬件層面的問題,對任何一所高校來說,這方面的改革都有一定難度。因此,提高座位利用率是當前解決這一問題的切入點。

安徽財經大學圖書館座位預訂系統的設計區別于其他座位管理系統,實現人工管理和計算機管理相結合的管理模式。繼彌補了人工管理的不足,又克服了計算機管理中的不合理。同時,用戶名和密碼的登陸方式分散了操作時間和空間,

解決了刷卡帶來的等待問題。因此,系統的投入使用預期將會在一定程度上改善目前的座位管理現狀。不過,目前只處于初試階段,對于閱覽室靠近電源的座位的分布情況[6]等模塊的功能還相對欠缺。

［1］王守紅.高校圖書館自習座位管理系統設計［J］.大學圖書館學報,2010(2):38-40.

［2］王璐,李歡,毛久海.大學校園占座現象的管理學分析［J］.社科縱橫(新理論版),2008(1):82-83.

［3］高培超,曾濤,張鈴,彭麗媛.高校圖書館座位資源的使用現狀及建議——以成都理工大學為例［J］.中國校外教育,2010(S2):139+395.

［4］教育部高等學校圖書情報工作指導委員會.普通高等學校圖書館評估指標(征求意見稿)［Z］.2003-02-12.

［5］王彥,田文夫,馮晴.高校圖書館座位管理系統中預約系統的現狀與實現［J］.科技情報開發與經濟,2013(14):12-14.

［6］王孝亮,胡軍,王威,林婷.圖書館座位在線預約系統的設計與實現——以中國藥科大學圖書館為例［J］.農業圖書情報學刊,2014(5):36-39.

馬麗亞（1992—），女，安徽亳州人，主要研究方向：信息管理與信息系統。

國家級創新創業訓練項目（201410378130）、安徽省創新創業訓練項目（AH201410378130）。