對ERP環(huán)境下電力科研院所強化財務控制的思考

李景明

（國網(wǎng)山西電力科學研究院，山西太原 030001）

對ERP環(huán)境下電力科研院所強化財務控制的思考

李景明

（國網(wǎng)山西電力科學研究院，山西太原 030001）

在ERP環(huán)境下，電力科研院所的信息流、物資流和資金流高度集成，在給經(jīng)營管理帶來便利的同時也產(chǎn)生了諸多財務風險。本文分析了ERP環(huán)境下電力科研院存在的諸多問題，并就強化財務控制提出了若干對策。

ERP 信息化 財務風險 風險控制

1 引言

2008年，國家電網(wǎng)公司基本完成了ERP的上線運行，并相繼上線了生產(chǎn)管理系統(tǒng)、基建管控系統(tǒng)、財務管控系統(tǒng)、電網(wǎng)前期系統(tǒng)、項目儲備庫系統(tǒng)、電網(wǎng)規(guī)劃系統(tǒng)、投資計劃系統(tǒng)、電子商務平臺等信息系統(tǒng)，并將這些系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)連接，通過接口來完成與緊耦合業(yè)務的集成。如今，ERP系統(tǒng)成為了支撐公司生產(chǎn)經(jīng)營管理的企業(yè)級核心業(yè)務應用，隨著相關業(yè)務應用全部實現(xiàn)線上操作，基本堵塞了線下操作造成的管理漏洞，保證了業(yè)務數(shù)據(jù)來源的唯一性，改進了數(shù)據(jù)質(zhì)量，提高了工作效率，實現(xiàn)了業(yè)務數(shù)據(jù)的高效共享，擴展了ERP系統(tǒng)為企業(yè)創(chuàng)造效益的空間。伴隨著ERP在電網(wǎng)系統(tǒng)的廣泛應用，各相關業(yè)務流程、信息和控制在ERP系統(tǒng)中緊密結合，互相滲透，經(jīng)營風險也存在于信息系統(tǒng)之中。如何適應ERP環(huán)境，并建立健全與之相適應的風險控制，成為電網(wǎng)企業(yè)應關注的焦點問題之一。

2 ERP環(huán)境下電力科研院所面臨的主要財務風險

國網(wǎng)S電力科學研究院（以下簡稱S電科院）屬于S省重點科研單位，業(yè)務種類較多，業(yè)務流程較為復雜，內(nèi)容復雜程度高。S電科院不僅要為電網(wǎng)系統(tǒng)提供技術支持，而且要為外部單位（主要是發(fā)電企業(yè)）提供技術服務。因此，健全的風險控制是電科院實現(xiàn)單位組織管理高效化、專業(yè)化、規(guī)范化和科學化的基本條件，是確保其經(jīng)營目標實現(xiàn)的有效保障。如今，伴隨著國家電網(wǎng)公司以ERP為主的信息化環(huán)境的形成，S電科院在財務管理領域也面臨如下主要風險：

（1）信息化環(huán)境下，S電科院的信息流、物資流和資金流實現(xiàn)了高度的集成，與原先手工模式相比，單位的科研業(yè)務處理程序被大大簡化，全部業(yè)務處理改由計算機集成完成，大部分財務業(yè)務處理也由財務人員轉移到前端業(yè)務部門人員進行操作。由此帶來了一系列的問題，例如一些內(nèi)部牽制措施在信息化環(huán)境下無法執(zhí)行（或執(zhí)行不到位），出現(xiàn)較多的前端差錯，導致影響了單位相關業(yè)務指標的考核；財務會計人員無法直接參與和控制信息化流程、財務監(jiān)督的審查和稽核機制被大為削弱，科研項目預算、成本控制、查詢粗糙等問題也相繼出現(xiàn)。

（2）上級單位對S電科院下達的科研項目時間一般偏緊，任務也較重，要求較高。在國家大力開展“依法治國”及國家電網(wǎng)公司近年來倡導“依法治企”的大環(huán)境下，加上“三集五大”體系建設后單位的業(yè)務變動很大，目前仍未形成標準的流程，迫切需要開展流程再造與規(guī)范。其次，如今國內(nèi)的電力科研單位普遍尚未建立起科學、規(guī)范的標準成本體系。對S電科院而言，對自身的合同項目預算編制存在一定的困難，在利潤預測和編制方面缺乏有效的控制手段。另外，單位大部分業(yè)務流程沒有標準作業(yè)流程為指導，且未和月度財務預算相結合，需要有效的控制手段統(tǒng)籌資金和成本。

（3）目前國家電網(wǎng)公司的信息系統(tǒng)的建設仍然在進行，達到完善程度預計還需一個較長的時期，因此現(xiàn)有信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)字典更新不及時、信息系統(tǒng)業(yè)務數(shù)據(jù)質(zhì)量不高的現(xiàn)象普遍存在，致使業(yè)務信息系統(tǒng)不能還原業(yè)務的原貌。例如，受諸多因素的影響，現(xiàn)有信息系統(tǒng)中的財務數(shù)據(jù)（及業(yè)務數(shù)據(jù)）存在不完整、同一數(shù)據(jù)在不同的系統(tǒng)中間不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)錄入不正確等現(xiàn)象。這勢必會對財務工作人員開展工作造成較大的障礙，對內(nèi)部審計人員開展監(jiān)控也帶來了消極的影響。

3 對ERP環(huán)境下電力科研院所強化財務控制的若干思考

在ERP環(huán)境下，電力科研院所只有對內(nèi)部風險控制體系進行優(yōu)化，不斷完善，才能保障財務控制系統(tǒng)的有效實施，促進科研單位資源的配置和優(yōu)化，實現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營的可持續(xù)健康發(fā)展。

3.1 開展信息化下的財務風險識別與評估

由于科研企業(yè)信息的存儲介質(zhì)、存儲形式、處理方式都有重大改變，科研院所內(nèi)部控制的新風險包括業(yè)務流程的改變帶來的風險、網(wǎng)絡的大量應用帶來的風險、內(nèi)部控制要素構成的變化及其帶來的風險。為此，需要認真分析ERP環(huán)境下電力科研院所內(nèi)部風險控制體系存在的新風險、面臨的問題及不足，認真梳理各項業(yè)務，進一步發(fā)現(xiàn)內(nèi)控風險點。其次，面對新風險，財務人員與業(yè)前端業(yè)務人員角色的轉換、良好的銜接進行研究，尋求兩者工作銜接的支撐點，以達到正確處理各項業(yè)務，提高業(yè)務操作準確率，保證科研內(nèi)部控制體系順利進行的目的。另外，需要加強科研企業(yè)信息文化建設、動態(tài)評估ERP系統(tǒng)風險、識別關鍵控制點、進行業(yè)務流程重組、實施持續(xù)監(jiān)控等方面提出對策建議及完善措施。

3.2 完善風險控制的環(huán)境和基礎

電科院需要對現(xiàn)有的內(nèi)部環(huán)境予以審視，優(yōu)化其組織結構，明確權利職責，并建立起有效、合理的內(nèi)部管理制度，實施關鍵崗位多崗操作，確保人員熟練操作相關業(yè)務，加強對ERP信息系統(tǒng)的軟硬件的監(jiān)督和管理，加強專業(yè)人才的培養(yǎng)與開發(fā)，以強化對ERP信息系統(tǒng)的軟硬件的監(jiān)督和管理。另外，單位需要將所有的業(yè)務都納入信息系統(tǒng)之中，以確保所有業(yè)務都納入財務控制的體系。

3.3 進行輔助研究，開發(fā)相應的軟件

電科院需要對現(xiàn)有的制度、流程進行梳理，關注其能否適應現(xiàn)有的信息化環(huán)境，對不適宜的予以改進，并輔助研究開發(fā)相應的配套軟件。這樣有利于為日后創(chuàng)新組織管理信息系統(tǒng)提供可靠的、嚴謹?shù)臄?shù)據(jù)分析報告，繼而可以將生產(chǎn)作業(yè)同現(xiàn)有的合同管理系統(tǒng)、財務預算系統(tǒng)相結合，彌補ERP環(huán)境下科研項目預算、核算及查詢功能的不足打下基礎，確保科研項目預算與核算相結合，核算準確，查詢方面。

3.4 加強各類項目的內(nèi)部審計

電科院需要強化內(nèi)部審計工作，對關鍵業(yè)務和現(xiàn)有信息系統(tǒng)進行審計。例如，對于科研項目、固定資產(chǎn)大修理等大額資金支出，審計部門需要加強此環(huán)節(jié)在信息系統(tǒng)中的實際測試和評價，以提高大額資金支付的合規(guī)、高效。另外，對現(xiàn)有信息系統(tǒng)的安全、數(shù)據(jù)庫安全以及用戶管理等多個方面也需要開展審計，以揭示信息系統(tǒng)中存在的風險和隱患，并提出相關改進意見及建議。還有，審計人員應保持足夠的謹慎性，在開展工作時需要高度關注數(shù)據(jù)的完整性、正確性及統(tǒng)一性，利用所獲取的資料前后印證數(shù)據(jù)的可用性，必要時棄而不用系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)而從線下獲取，以規(guī)避盲目信任和采用系統(tǒng)中的現(xiàn)成數(shù)據(jù)所導致的審計風險。

李景明（1967—），男，山西太原人，國網(wǎng)山西電力科學研究院財務資產(chǎn)部主任。