淺談醫院檔案數字化管理

許冬

淺談醫院檔案數字化管理

許冬

醫院檔案數字化管理，是指在醫院在檔案管理過程中采用現代化新型技術，對檔案信息資源進行數字化利用與管理。對醫院檔案進行數字化管理，符合網絡時代發展的需求，建立一個完善的醫院數字化平臺，實現數字化管理對于醫院的生存與發展而言尤為關鍵。

醫院；檔案；數字化；優勢

二十一世紀是信息技術、網絡技術迅速發展廣泛應用的時代，隨著科學技術的日益成熟，全球數字化時代的來臨，醫院檔案發生了翻天覆地的變化，傳統的檔案管理模式亟待改革。追究其原因在于醫院檔案載體的變化，紙質為載體的信息形態漸漸被磁帶、光盤等磁性載體和計算機硬盤存儲所取代[1]；同時醫院檔案保管方式、分類模式、提供利用方式等方面均發生了巨大的改變。檔案數字化管理已經成為了當前檔案研究人員重點探究的新課題。

1 醫院檔案信息數字化管理的優勢

傳統筆紙化醫療辦公已經難以符合現代辦公的需求。我國醫療網絡信息技術迅速發展，以網絡為基礎的醫院運營管理技術，受到了醫學界學者的肯定和醫院的喜愛，醫院工作形式漸漸變成了無紙化辦公，運用數字網絡技術廣泛搜集和妥善儲存醫院檔案信息，這一改變也為醫院實現數字化管理創造了條件。先進的網絡檔案管理方式完全替代了傳統的紙張式檔案管理，這不僅降低了醫院檔案管理費用支出，還節省了大量空間，而且能夠隨時隨地對檔案信息進行查閱與儲存，操作方便，并且還能解決紙張打印清晰度較低和浪費等棘手問題。檔案數字化管理，不僅節約了人力，而且提高了醫院檔案管理工作效率。

2 醫院檔案信息數字化管理的主要問題

2.1 紙張存儲和信息儲存同時存在

在各種醫療研究和醫療活動中，都是采用電子文件的方式記錄研究結果和會議記錄，同時在整個醫院進行傳閱，從而有力地增加了醫院各科室的工作效率。然而，往往在電子文件閱讀完成和工作完成后，都需要進行紙張歸檔保存。在這一過程中便出現了紙張文件與電子文件同時存在的情況，不僅增加了醫院成本，而且制約了醫院數字化管理的發展進程。

2.2 對數字化檔案管理認識不深

目前，大多數醫院大力推廣檔案信息數字化管理，然而醫院工作人員依然慣于采用紙張進行辦公，將檔案數字化管理當作軟任務，并未引起高度重視，傳遞文檔和借閱文檔信息依然采取人力的方式，這不僅影響了數字化管理作用的發揮，而且增加了人力資源，使得數字化管理流于形式。

2.3 電腦網絡的安全問題

電腦網絡存儲檔案具有傳閱方便、速度快、空間小等特征，然而隨著信息網絡技術的發展，威脅網絡的因素也漸漸出現，例如數字檔案信息不穩定性、能夠隨意修改、對硬件要求較高等問題[2]。同時，網絡病毒更是威脅醫院檔案數字化管理的重要因素，極有可能造成整個醫院網絡系統的崩潰，影響了醫院運營安全。

3 實現醫院檔案管理數字化的策略

3.1 建立健全醫院數字化信息檔案管理平臺

為了實現檔案數字化管理，醫院必須制定一套符合醫院實際情況的檔案管理軟件系統，配齊相關硬件設施。檔案管理系統具有雙服務器、光盤等雙備份和高速掃描儀集中掃描等作用，確保檔案資料能夠真實、準確、及時歸檔，提高檔案管理的安全性。另外，還需要制定檔案查詢系統，通過信息檢索、網絡文獻傳輸實現檔案數字化管理。同時需要定期檢查檔案管理系統，及時更新和不斷優化管理系統，確保管理系統的安全。

3.2 加強檔案資料管理相關領域的信息交流

（1）在數字化檔案管理系統和辦公自動化系統之間建立橋梁[3]。醫院需要在信息查詢接口程序中添加檔案資料查詢功能，將醫院財務管理系統、認識管理系統、教研管理系統、辦公自動化系統同檔案資料管理系統密切結合起來。這一做法有助于對各部門的電子文件進行全面收集，進一步完善檔案資料庫，使得數字化檔案管理系統同辦公自動化系統之間形成密切的關聯。

（2）在紙質文件和電子文件之間構建紐帶。對于紙質文件和電子文件雙重保存的問題，能夠把電子文件和紙質文件以影像、文本的方式共存，同時基于檔案的特征，制定相關的檔案管理機制。為了保證檔案資料的安全，電子文檔和紙質文檔之間必須確保其可共享性和非重疊性。

3.3 構建高素質檔案管理專職隊伍

為了實現檔案管理數字化，首先要求具有現代化的人，檔案管理人員必須具有較高的知識學歷和專業技能，不只是局限于一般的計算機操作。從當前情況得知，大多數醫院現代高技術人員尤為緊缺，尤其是檔案管理、信息處理復合型人才，大多數檔案專職管理人員專業技能低，職業素質差。雖然引入了現代化管理系統和設備，但是并未充分發揮其作用，更別是實現檔案管理數字化了。檔案數字化管理的實現必須要求檔案專職人員具有高超的分析能力，精確把握專業性較強的檔案。同時，還能夠基于利用者的要求提供大量的檔案數據信息。這些都要求具有高知識水平、高技能的現代化檔案專職人員才能勝任，因此醫院必須高度重視檔案專職隊伍的培訓，組織檔案管理人員系統學習電子文件管理知識，強化電子文件管理意識，做好數字化檔案管理工作，盡力增強電子文件管理能力。

3.4 增強醫院人員的檔案管理意識

增強醫院職工檔案管理意識，特別是醫院領導的檔案管理意識，引導他們充分認識到檔案管理工作的重要性，使得醫院領導和相關部門都能夠高度重視檔案數字化管理，同時為實現檔案數字化管理提供穩定、長期的技術和資金支持。同時，檔案管理人員應該主動向檔案數字化建設卓有成效的醫院學習，相互交流，吸取成功經驗，根據自身的具體情況，有計劃、有步驟地開展醫院檔案數字化管理建設。

總之，醫院檔案數字化管理的實現并不是一蹴而就的，是一個循序漸進的過程，我們必須敢于創新，主動學習新的計算機網絡技術、多媒體技術和數據庫管理技術，按照醫院的實際情況，不斷增強自身管理能力，爭取早日實現全方位、多層次的檔案數字化管理。

[1]劉少德.檔案數字化管理在醫院檔案管理中的應用探討[J].哈爾濱醫藥，2012，4（25）：141-146.

[2]許揚，馬衛星.數字化管理在醫院檔案管理工作中的應用研究[J].辦公室業務，2014，12（5）：48-50.

[3]趙雪玲.創新醫院綜合檔案在信息化環境中數字化管理的應用[J].科技創新導報，2012，11（21）：203-204.

Digital Management of Hospital Archives

XU Dong, Medical Record Information Department of Liaocheng People's Hospital of Shandong Province, Liaocheng 252000, China

The digital management of hospital archives is the use of modern technology in the process of archives management in the hospital. The digital management of hospital archives is in line with the needs of the development of the network times, and the establishment of a perfect hospital digital platform, which is very important for the survival and development of the hospital.

Hospital, Archives, Digital, Advantage

G642

A

1674-9308（2015）30-0024-02

10.3969/j.issn.1674-9308.2015.30.017

252000 山東省聊城市人民醫院病案信息科