檔案管理現代化

于惠敏

（內蒙古赤峰市巴林左旗住房和城鄉建設局，內蒙古 赤峰 025450）

檔案管理現代化

于惠敏

（內蒙古赤峰市巴林左旗住房和城鄉建設局，內蒙古 赤峰 025450）

檔案管理對各行各業來說都有極為重要的作用，隨著當今社會高新科技的迅猛發展，檔案管理現代化已經成為必然的發展趨勢，本文以檔案現代化的必要性，及當前的發展現狀為出發點，進行科學合理的分析探究，并有針對性給出實現檔案管理現代化的有效措施。

檔案現代化；必要性；發展現狀；有效措施

檔案管理現代化是一種具有高科技、高技術的現代化檔案管理方式，在實際應用中有效的提高了檔案管理的質量和效率，使基層檔案管理工作人員可以更好的對檔案進行管理，有利于我國社會經濟的發展。

一、檔案管理現代化的必要性

社會不斷的發展與進步的同時，也在很大程度上推動了科學技術和檔案技術的發展，檔案的數量和種類變得越來越復雜，隨著微縮型、聲像型、機讀型等等新型載體檔案越來越多的產生，對檔案的保管和利用技術帶來了一定程度上的沖擊，這些新型再提檔案對收藏條件、保管技術以及利用手段都有很高的要求，傳統的紙質檔案管理方法已經明顯的落后了。隨著社會的不斷發展與進步，人們對檔案的利用率越來越大，對檔案管理方面的要求也變得更高，手工檔案管理的方式已經無法滿足當今人們的需求。因此，檔案管理現代化勢在必行，要完成這一點，就需要以計算機技術以及網絡技術來完成［1］。

我國社會主義現代化建設的飛速發展，不開對政治、經濟、文化、科學等方面檔案材料的綜合應用，國家對于檔案的需求也變得越來越大，要想更好為社會主義現代化的建設服務，以往的檔案管理方法已經不適合了，檔案管理必須實現現代化的發展，做到及時、準確、全面、系統；為社會主義現代化建設提供全方位的服務，滿足當今社會的發展需要［2］。

二、我國當前檔案現代化的發展現狀

近年來，我國檔案現代化取得了重大的發展，已經初步滿足了社會發展的需要，但在實現檔案管理現代化的過程中仍然存在著許多不足之處，筆者通過查探資料，發現檔案管理現代化中的不足之處只要有以下幾點：

（一）基層檔案管理人員對檔案現代化的認識不足

在檔案管理現代化的實際應用之中，大多數檔案管理人員對檔案現代化管理比較陌生，不能夠熟練的使用檔案管理設備，因此導致檔案管理設備被閑置了下來，使其在日常檔案管理工作中發揮不了作用。造成這種現象的主要原因是檔案管理單位忽視了對基層檔案管理人員的培訓。大多數基層檔案管理人員就算已經了解到了檔案管理現代化的優點，也希望使用檔案管理現代化提高工作效率，但由于其工作經驗和專業知識的不足，以至于不能很好地利用設備來進行檔案管理現代化工作［3］。

（二）檔案管理現代化的準備工作不夠充分

在我國目前的檔案管理現代化建設的現狀中，很多檔案管理部門在準備不充分的條件下進行檔案管理現代化工作，檔案管理現代化需要以計算機技術以及網絡技術的相互結合來完成，在對檔案進行現代化管理期間，所要輸入的數據量十分巨大，而且大多數都要通過手工完成，工作人員必須具備良好的數據輸入能力，這一點優劣將決定檔案管理現代化工作的優劣。因此，在準備補充分不充分的情況下進行檔案管理現代化，其效果必然不會太好［4］。

（三）檔案管理單位的發展不平衡

在進行檔案管理現代化期間，由于各個單位之間經濟實力、人才資源等方面的原因，導致有些單位的計算機性能比較低，有些的單位計算機的性能比較好，以至于單位之間計算機的型號性能方面都有著很大的差異。因此，在進行檔案現代化管理期間沒有良好的通用性，大多數數據也無法實現共享，導致全國檔案管理現代化管理工作缺乏統一性。

三、實現檔案管理現代化的有效措施

（一）提高基層檔案管理人員的工作素質

基層檔案管理人員的工作素質決定了檔案管理現代化的質量，因此在檔案管理現代化的所準備階段，要對基層檔案管理人員進行相應的培訓，對檔案管理重要性進行有效的宣教。通過一系列科學合理的培訓，使基層檔案管理人員學會檔案管理現代化的操作方法，明確其意義與內涵，從而有效的提高基層檔案管理人員的專業技術，促使檔案管理現代化工作的質量提高。為了保證基層檔案管理人員能夠在實際工作中有效地運用檔案管理現代化設備，檔案管理單位在對員工進行培訓期間，一定要著重培養員工的實踐能力，使其能夠有效的掌握檔案管理現代化的使用方法，并且能夠有效地解決在使用計算機進行檔案管理期間所遇到的問題［5］。

（二）做好檔案管理現代化的準備工作

要實現檔案管理現代化不但要做好對基層檔案管理人員的培訓工作，做好準備工作也是實現檔案管理現代化較為重要的一點。準備工作主要的工作內容就是要更深層次的加工檔案信息，這就需要較好的完成檔案的著錄工作，以及檔案的標引工作；準備工作是十分繁瑣復雜的，這主要是對檔案信息進行有效的管理，這是檔案管理現代化所必須做好的一個重要環節。因此，在進行檔案管理現代化準備工作期間，檔案管理單位要對檔案管理設備進行更新，購入現代化的檔案管理設備；此外，在面對基層檔案管理人員在短時間內無法有效的學習檔案管理現代化知識的情況，檔案管理單位要聘請一些在此方面有專業技術，以及有過硬理論知識基礎的現代化檔案管理人員對己方員工進行帶教，使己方檔案管理人員有效的學習到豐富的現代化檔案管理知識和技能，有利于日后現代化檔案管理工作質量的提高［6］。

（三）提高檔案管理現代化的統一性

我國檔案管理現代化建設中遇到的很多問題都是因為缺乏統一性而引起的，檔案管理的統一性對于檔案管理現代化來說具有非常重要的意義，實現檔案的統一管理是必不可少的。在進行檔案管理現代化的準備工作期間，要對各個檔案管理部門的采購工作做出統一的規劃；此外，進行數據的共享也是非常重要的一點，在進行數據共享統一規劃期間，要注重做好檔案數據的安全工作，避免數據信息被不法分子篡改或竊取的情況發生［7］。

四、結束語

隨著我國社會經濟的不斷發展與建設，實現檔案管理現代化已經成為社會發展的必然需求，因此，我國檔案管理部門要努力做好檔案管理現代化的建設工作，引進先進的檔案管理方法，從多方面出發，努力做好檔案管理現代化這一系統復雜的工程，提高檔案管理效率，將強檔案管理質量，對我國社會經濟的建設與發展做出重大的貢獻。

［1］全東虎.有關檔案管理現代化的思考［J］.辦公室業務，2014（15）：59-60.

［2］曾秀蘭.淺議檔案管理現代化［J］.承德石油高等專科學校學報，2014（5）：91-94.

［3］李燕.檔案管理現代化的現狀與對策分析［J］.管理觀察，2014（29）：43-44.

［4］邱曉威，馮友英，張占江，夏軍，郭莉珠，蔡則.關于我國檔案管理現代化問題的研究報告［J］.檔案學研究，1994（2）：2-7.

［5］宋寶英.檔案管理現代化的幾點思考［J］.世紀橋，2009（3）：155-156.

［6］王雪紅.檔案管理現代化的探究［J］.東方企業文化，2015（1）：119+123.

［7］趙麗華.檔案管理現代化探索［J］.產業與科技論壇，2013（8）：227-228.

G271

A

于惠敏（1970-），女，內蒙古赤峰市巴林左旗人，就職于內蒙古赤峰市巴林左旗住房和城鄉建設局，職稱：館員，研究方向：檔案管理。